TousQuali peut gérer les questionnaires de deux façons :
Génération automatique
TousQuali génère et envoie automatiquement certains questionnaires en fonction du calendrier de la session :
Questionnaire de positionnement → avant la formation
Évaluation à chaud → après la formation
Évaluation à froid → 3 mois après la formation
Tu n'as rien à faire : TousQuali s'en charge selon la configuration des emails de ton OF.
Génération manuelle
Tu peux aussi créer un questionnaire manuellement pour un·e participant·e ou une session. C'est utile si :
Tu veux envoyer un questionnaire supplémentaire hors du circuit automatique
Tu veux relancer un questionnaire non répondu
Tu gères des cas particuliers
Accéder à la liste des questionnaires
Depuis l'interface formateur·rice
Menu → Questionnaires
Tu vois tous les questionnaires liés à tes sessions
Depuis l'interface OF
Menu → Questionnaires
Tu vois l'ensemble des questionnaires de ton OF
Tu peux filtrer par session, type, statut ou participant·e
Les statuts d'un questionnaire
Un questionnaire passe par différents états :
Statut
Signification
Brouillon
Questionnaire créé mais pas encore envoyé
Publié
Questionnaire prêt, le·la participant·e peut y répondre
Répondu
Le·la participant·e a soumis ses réponses
Archivé
Questionnaire clôturé, conservé pour l'historique
Créer un questionnaire manuellement
Pour un·e participant·e (depuis la fiche participant)
Va sur la fiche de ta session
Clique sur le·la participant·e concerné·e
Dans la section Questionnaires, clique sur "Ajouter un questionnaire"
Choisis le type de questionnaire
TousQuali génère le questionnaire en utilisant le modèle approprié
Pour une session entière
Va sur la fiche de ta session
Dans la section Questionnaires, clique sur "Générer pour tous"
Choisis le type de questionnaire
TousQuali crée un questionnaire pour chaque participant·e inscrit·e
Envoyer un questionnaire
Envoi manuel (depuis la fiche du questionnaire)
Ouvre le questionnaire concerné
Clique sur "Envoyer par email"
Une fenêtre s'ouvre avec un aperçu de l'email qui sera envoyé (objet, contenu, destinataire)
Vérifie le contenu puis confirme l'envoi
TousQuali envoie un email au·à la destinataire avec un lien personnalisé
Le lien est unique pour chaque questionnaire : le·la participant·e n'a pas besoin de créer de compte pour répondre.
Envoi automatique
Si les emails automatiques sont configurés, TousQuali envoie le questionnaire sans que tu aies besoin d'intervenir. Consulte la section Emails automatiques pour la configuration.
Relancer un questionnaire non répondu
Si un·e participant·e n'a pas encore répondu :
Ouvre le questionnaire (statut : Publié)
Clique sur "Renvoyer l'email"
Un nouvel email est envoyé avec le même lien
Bon à savoir : Le lien de réponse reste le même, il n'est pas nécessaire de créer un nouveau questionnaire.
Comment les participant·es répondent
Le·la participant·e reçoit un email contenant un bouton/lien vers son questionnaire.
En cliquant sur ce lien, il·elle arrive sur une page de formulaire :
Pas besoin de créer un compte
Le lien est personnel et sécurisé
Il peut être ouvert depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone
Il·elle remplit les questions et clique sur "Envoyer mes réponses".
Une fois envoyé, le questionnaire passe au statut Répondu et tu reçois une notification.
Voir le détail d'un questionnaire
Depuis la liste des questionnaires, clique sur le questionnaire voulu
Tu accèdes à sa fiche complète avec :
Les informations du destinataire
Le statut actuel
L'historique des emails envoyés
Les réponses (si le questionnaire est répondu)
Supprimer un questionnaire
Attention : La suppression est définitive. Les réponses enregistrées seront perdues.
Ouvre le questionnaire à supprimer
Clique sur "Supprimer"
Confirme la suppression
FAQ - Gestion des questionnaires
Q : Que se passe-t-il si le·la participant·e perd son email ? R : Tu peux renvoyer l'email depuis la fiche du questionnaire. Le lien reste valable.
Q : Un·e participant·e peut-il·elle modifier ses réponses après envoi ? R : Non. Une fois le questionnaire soumis, les réponses sont enregistrées définitivement.
Q : Puis-je voir qui a répondu et qui n'a pas encore répondu ? R : Oui. Depuis la liste des questionnaires, le statut indique si le questionnaire est "Répondu" ou "Publié" (= en attente de réponse).
Q : Les questionnaires sont-ils visibles par les autres OF ? R : Non. Chaque OF ne voit que ses propres questionnaires. Les données sont strictement isolées.
Q : Un questionnaire peut-il être envoyé à plusieurs personnes à la fois ? R : Chaque questionnaire est personnalisé pour un·e seul·e destinataire. Pour une session entière, TousQuali crée un questionnaire individuel pour chaque participant·e.
