Gérer les questionnaires

Questionnaires automatiques vs manuels

TousQuali peut gérer les questionnaires de deux façons :

Génération automatique

TousQuali génère et envoie automatiquement certains questionnaires en fonction du calendrier de la session :

• Questionnaire de positionnement → avant la formation

• Évaluation à chaud → après la formation

• Évaluation à froid → 3 mois après la formation

Tu n'as rien à faire : TousQuali s'en charge selon la configuration des emails de ton OF.

Génération manuelle

Tu peux aussi créer un questionnaire manuellement pour un·e participant·e ou une session. C'est utile si :

• Tu veux envoyer un questionnaire supplémentaire hors du circuit automatique

• Tu veux relancer un questionnaire non répondu

• Tu gères des cas particuliers

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Accéder à la liste des questionnaires

Depuis l'interface formateur·rice

1. Menu → Questionnaires

2. Tu vois tous les questionnaires liés à tes sessions

Depuis l'interface OF

1. Menu → Questionnaires

2. Tu vois l'ensemble des questionnaires de ton OF

3. Tu peux filtrer par session, type, statut ou participant·e

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Les statuts d'un questionnaire

Un questionnaire passe par différents états :

Statut	Signification
Brouillon	Questionnaire créé mais pas encore envoyé
Publié	Questionnaire prêt, le·la participant·e peut y répondre
Répondu	Le·la participant·e a soumis ses réponses
Archivé	Questionnaire clôturé, conservé pour l'historique

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Créer un questionnaire manuellement

Pour un·e participant·e (depuis la fiche participant)

1. Va sur la fiche de ta session

2. Clique sur le·la participant·e concerné·e

3. Dans la section Questionnaires, clique sur "Ajouter un questionnaire"

4. Choisis le type de questionnaire

5. TousQuali génère le questionnaire en utilisant le modèle approprié

Pour une session entière

1. Va sur la fiche de ta session

2. Dans la section Questionnaires, clique sur "Générer pour tous"

3. Choisis le type de questionnaire

4. TousQuali crée un questionnaire pour chaque participant·e inscrit·e

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Envoyer un questionnaire

Envoi manuel (depuis la fiche du questionnaire)

1. Ouvre le questionnaire concerné

2. Clique sur "Envoyer par email"

3. Une fenêtre s'ouvre avec un aperçu de l'email qui sera envoyé (objet, contenu, destinataire)

4. Vérifie le contenu puis confirme l'envoi

5. TousQuali envoie un email au·à la destinataire avec un lien personnalisé

Le lien est unique pour chaque questionnaire : le·la participant·e n'a pas besoin de créer de compte pour répondre.

Envoi automatique

Si les emails automatiques sont configurés, TousQuali envoie le questionnaire sans que tu aies besoin d'intervenir. Consulte la section Emails automatiques pour la configuration.

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Relancer un questionnaire non répondu

Si un·e participant·e n'a pas encore répondu :

1. Ouvre le questionnaire (statut : Publié)

2. Clique sur "Renvoyer l'email"

3. Un nouvel email est envoyé avec le même lien

Bon à savoir : Le lien de réponse reste le même, il n'est pas nécessaire de créer un nouveau questionnaire.

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Comment les participant·es répondent

Le·la participant·e reçoit un email contenant un bouton/lien vers son questionnaire.

En cliquant sur ce lien, il·elle arrive sur une page de formulaire :

• Pas besoin de créer un compte

• Le lien est personnel et sécurisé

• Il peut être ouvert depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone

Il·elle remplit les questions et clique sur "Envoyer mes réponses".

Une fois envoyé, le questionnaire passe au statut Répondu et tu reçois une notification.

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Voir le détail d'un questionnaire

1. Depuis la liste des questionnaires, clique sur le questionnaire voulu

2. Tu accèdes à sa fiche complète avec :

   • Les informations du destinataire

   • Le statut actuel

   • L'historique des emails envoyés

   • Les réponses (si le questionnaire est répondu)

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Supprimer un questionnaire

Attention : La suppression est définitive. Les réponses enregistrées seront perdues.

1. Ouvre le questionnaire à supprimer

2. Clique sur "Supprimer"

3. Confirme la suppression

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FAQ - Gestion des questionnaires

Q : Que se passe-t-il si le·la participant·e perd son email ? R : Tu peux renvoyer l'email depuis la fiche du questionnaire. Le lien reste valable.

Q : Un·e participant·e peut-il·elle modifier ses réponses après envoi ? R : Non. Une fois le questionnaire soumis, les réponses sont enregistrées définitivement.

Q : Puis-je voir qui a répondu et qui n'a pas encore répondu ? R : Oui. Depuis la liste des questionnaires, le statut indique si le questionnaire est "Répondu" ou "Publié" (= en attente de réponse).

Q : Les questionnaires sont-ils visibles par les autres OF ? R : Non. Chaque OF ne voit que ses propres questionnaires. Les données sont strictement isolées.

Q : Un questionnaire peut-il être envoyé à plusieurs personnes à la fois ? R : Chaque questionnaire est personnalisé pour un·e seul·e destinataire. Pour une session entière, TousQuali crée un questionnaire individuel pour chaque participant·e.