# Créer ton compte Organisme de Formation ## Vue d'ensemble La création de ton compte TousQuali se fait en 3 étapes simples : 1. **Inscription initiale** : Tu crées ton compte utilisateur 2. **Inscription organisme** : Tu renseignes les informations de ton OF 3. **Validation** : Tu valides ton email et ton compte est activé Temps estimé : **5 minutes** *** ## Étape 1 : Inscription initiale ### Accède au formulaire d'inscription Rends-toi sur la page d'inscription de TousQuali et clique sur **"Créer un compte"**. ### Renseigne tes informations personnelles Tu devras fournir : * **Ton prénom et nom** : Ce sont tes informations en tant que responsable du compte * **Ton adresse email** : Elle servira d'identifiant de connexion * **Un mot de passe** : Choisis un mot de passe sécurisé (minimum 6 caractères) > 💡 **Conseil** : Utilise ton email professionnel pour faciliter la gestion de ton compte. ### Accepte les conditions d'utilisation Coche la case pour accepter les **conditions générales d'utilisation** et la **politique de confidentialité**. *** ## Étape 2 : Inscription organisme ### Renseigne les informations de ton organisme Une fois ton compte créé, tu arrives sur le formulaire d'inscription de ton organisme de formation. #### Informations obligatoires * **Nom de l'organisme** : Le nom officiel de ton OF * **Rue** : L'adresse du siège de ton organisme * **Code postal** : Le code postal * **Ville** : La ville * **Téléphone** : Le numéro de contact de ton OF * **Numéro NDA** : Ton Numéro de Déclaration d'Activité (11 chiffres) * **Région NDA** : La région où tu as obtenu ton NDA #### Informations complémentaires (optionnelles) * **Structure juridique** : Le type de structure (SARL, SAS, auto-entrepreneur, etc.) * **Raison sociale** : Si différente du nom de l'organisme * **Numéro SIRET** : Ton numéro SIRET à 14 chiffres * **Numéro de TVA** : Ton numéro de TVA intracommunautaire *** ## Étape 3 : Validation ### Confirme ton adresse email Après avoir rempli les informations de ton organisme : 1. **Vérifie ta boîte mail** : Tu reçois un email de confirmation 2. **Clique sur le lien de validation** : Ce lien est valable 24h 3. **Ton compte est activé** : Tu peux te connecter et commencer à utiliser TousQuali > ⚠️ **Important** : Si tu ne reçois pas l'email, vérifie tes spams ou demande un nouvel envoi depuis la page de connexion. ### Et ensuite ? Une fois ton compte validé, tu peux : * ✅ Créer tes premières formations * ✅ Ajouter des formateur·ices * ✅ Configurer ton domaine email personnalisé * ✅ Personnaliser tes modèles d'emails *** ## Questions fréquentes **Q: Pourquoi le NDA est-il obligatoire à l'inscription ?** R: TousQuali est conçu pour les organismes de formation déclarés. Le NDA garantit que tu es bien enregistré·e auprès de la DREETS et que tu peux exercer légalement ton activité de formation. **Q: Puis-je modifier les informations de mon organisme après l'inscription ?** R: Oui, toutes les informations sont modifiables à tout moment depuis les paramètres de ton compte. **Q: Je n'ai pas reçu l'email de validation, que faire ?** R: Vérifie d'abord ton dossier spam. Si l'email n'y est pas, tu peux demander un nouvel envoi depuis la page de connexion en cliquant sur "Renvoyer l'email de validation". **Q: Combien de temps faut-il pour que mon compte soit activé ?** R: L'activation est **instantanée** dès que tu cliques sur le lien de validation dans l'email. **Q: Puis-je créer plusieurs organismes avec le même compte ?** R: Non, un compte correspond à un seul organisme. Si tu gères plusieurs OF, tu devras créer un compte pour chacun. # Ta période d'essai gratuite ## Vue d'ensemble Quand tu crées ton compte TousQuali, tu bénéficies automatiquement d'une **période d'essai gratuite de 30 jours**. Pendant cette période, tu as accès à toutes les fonctionnalités de la plateforme sans aucune restriction. * **Durée** : 30 jours à partir de la création de ton compte * **Activation** : Automatique, rien à faire * **Accès** : Toutes les fonctionnalités incluses * **Engagement** : Aucun, tu décides à la fin de l'essai *** ## Ce qui est inclus dans l'essai Pendant ta période d'essai, tu as accès à **100% des fonctionnalités** de TousQuali : * ✅ Gestion complète de tes formations * ✅ Suivi de tes participant·es * ✅ Génération des documents (conventions, attestations, etc.) * ✅ Envoi d'emails automatiques * ✅ Gestion de tes formateur·ices * ✅ Questionnaires de satisfaction * ✅ Configuration de ton domaine email personnalisé * ✅ Personnalisation de tes modèles d'emails > 💡 **Conseil** : Profite de ces 30 jours pour tester toutes les fonctionnalités et voir comment TousQuali peut simplifier la gestion de ton organisme. *** ## Suivre le temps restant ### Le widget de suivi Dans la barre latérale de TousQuali, un widget t'indique en permanence le nombre de jours restants de ta période d'essai. Le widget change de couleur selon le temps restant : | Couleur | Signification | | -------- | --------------------------- | | 🟢 Vert | Plus de 3 jours restants | | 🟡 Jaune | Entre 1 et 3 jours restants | | 🔴 Rouge | Dernier jour de l'essai | > 💡 **Conseil** : Quand le widget passe au jaune, c'est le bon moment pour décider si tu souhaites continuer avec TousQuali. *** ## Les emails de rappel Pour t'aider à ne pas oublier la fin de ta période d'essai, TousQuali t'envoie des emails de rappel : 1. **7 jours avant** la fin : Premier rappel pour te préparer 2. **3 jours avant** la fin : Rappel urgent pour prendre ta décision 3. **Le jour de l'expiration** : Notification que ton essai est terminé Ces emails contiennent un lien direct pour activer ton abonnement si tu souhaites continuer. *** ## Que se passe-t-il à la fin de l'essai ? ### Si tu n'as pas souscrit d'abonnement À la fin des 30 jours, si tu n'as pas activé d'abonnement : * Tu seras redirigé·e vers la page d'abonnement à chaque connexion * Tu ne pourras plus accéder à l'interface de gestion * **Tes données sont conservées** et t'attendent > ⚠️ **Important** : Tes formations, participant·es, documents et toutes tes données restent en sécurité. Rien n'est supprimé. Tu pourras y accéder à nouveau dès que tu activeras ton abonnement. ### Si tu souhaites continuer Pour continuer à utiliser TousQuali après ta période d'essai : 1. Clique sur le bouton **"Activer mon abonnement"** dans le widget ou sur la page d'abonnement 2. Choisis ton mode de paiement 3. Ton accès est immédiatement rétabli *** ## Questions fréquentes **Q: La période d'essai est-elle vraiment gratuite ?** R: Oui, l'essai de 30 jours est totalement gratuit. Aucune carte bancaire n'est demandée pour commencer. **Q: Puis-je prolonger ma période d'essai ?** R: La période d'essai standard est de 30 jours. Si tu as besoin de plus de temps pour évaluer TousQuali, contacte-nous. **Q: Que deviennent mes données si je ne souscris pas ?** R: Tes données sont conservées. Si tu décides de t'abonner plus tard, tu retrouveras tout comme tu l'avais laissé. **Q: Puis-je exporter mes données avant la fin de l'essai ?** R: Oui, tu peux exporter tes données à tout moment pendant ta période d'essai. **Q: Y a-t-il des fonctionnalités limitées pendant l'essai ?** R: Non, tu as accès à toutes les fonctionnalités sans aucune restriction pendant les 30 jours. **Q: Comment savoir quand ma période d'essai se termine ?** R: Le widget dans la barre latérale t'indique en permanence le nombre de jours restants. Tu recevras aussi des emails de rappel à J-7, J-3 et le jour de l'expiration. # Premiers pas ## Vue d'ensemble Quand tu te connectes à TousQuali pour la première fois, tu découvres un **widget "Premiers pas"** dans la barre latérale. Ce widget t'accompagne dans la prise en main de la plateforme en te guidant à travers les étapes essentielles. * **Objectif** : T'aider à démarrer rapidement avec TousQuali * **Emplacement** : Dans la barre latérale gauche * **Disparition** : Le widget disparaît automatiquement une fois toutes les étapes complétées *** ## Les 3 étapes pour bien démarrer Le widget te propose 3 étapes simples qui correspondent au parcours naturel d'un organisme de formation : ### Étape 1 : Créer ta première formation La première étape consiste à créer une formation dans TousQuali. Une formation représente un programme de formation que tu proposes à tes client·es. **Pour compléter cette étape :** 1. Rends-toi dans le menu **Formations** 2. Clique sur **Créer une formation** 3. Renseigne les informations de ta formation (titre, durée, objectifs, etc.) 4. Enregistre ta formation > 💡 **Conseil** : Tu peux commencer par créer une formation que tu proposes régulièrement. Tu pourras toujours la modifier ou en créer d'autres par la suite. *** ### Étape 2 : Créer ta première session Une fois ta formation créée, tu peux planifier une session. Une session correspond à une occurrence de ta formation, avec des dates précises. **Pour compléter cette étape :** 1. Depuis ta formation, clique sur **Créer une session** 2. Définis les dates de début et de fin 3. Ajoute les informations spécifiques à cette session (lieu, formateur·ice, etc.) 4. Enregistre ta session > 💡 **Conseil** : Chaque session est indépendante. Tu peux avoir plusieurs sessions pour une même formation, avec des dates et des participant·es différent·es. *** ### Étape 3 : Ajouter ta/ton premier·ère apprenant·e La dernière étape consiste à inscrire un·e apprenant·e à ta session. Les apprenant·es sont les personnes qui suivent ta formation. **Pour compléter cette étape :** 1. Depuis ta session, accède à la liste des apprenant·es 2. Clique sur **Ajouter un·e apprenant·e** 3. Renseigne les informations de l'apprenant·e (nom, prénom, email, etc.) 4. Valide l'inscription > 💡 **Conseil** : Tu peux ajouter plusieurs apprenant·es à une même session. Chaque apprenant·e recevra automatiquement les documents et emails configurés pour cette session. *** ## Que se passe-t-il après ? Une fois les 3 étapes complétées : * Le widget **disparaît automatiquement** de la barre latérale * Tu as maintenant les bases pour utiliser TousQuali au quotidien * Tu peux explorer les autres fonctionnalités : envoi d'emails, génération de documents, questionnaires de satisfaction, etc. > 🎉 **Félicitations !** Tu as terminé ton parcours de prise en main. TousQuali est maintenant prêt à t'accompagner dans la gestion de ton organisme de formation. *** ## Questions fréquentes **Q: Puis-je faire réapparaître le widget une fois qu'il a disparu ?** R: Non, le widget est conçu pour t'accompagner uniquement au démarrage. Une fois les étapes complétées, il n'est plus nécessaire. # Exporter une formation en SCORM L'export SCORM te permet de partager tes formations avec d'autres plateformes de formation (appelées LMS - Learning Management System). C'est utile si tu veux diffuser ta formation en dehors de TousQuali. ## Qu'est-ce que SCORM ? SCORM (Shareable Content Object Reference Model) est un format standardisé utilisé par la plupart des plateformes de formation en ligne. En exportant ta formation au format SCORM, tu peux : * 📤 **Partager** ta formation avec des partenaires utilisant d'autres LMS * 💼 **Vendre** ton contenu pédagogique à d'autres organismes * 🔄 **Migrer** tes formations vers une autre plateforme si besoin * 📊 **Respecter** les standards de l'industrie de la formation ## Que contient l'export SCORM ? Le package SCORM que tu télécharges contient : * ✅ Le **titre** de ta formation * ✅ La **description** complète * ✅ Le **programme** détaillé avec tous les modules (jours et créneaux) * ✅ Les **métadonnées** au format standardisé SCORM 1.2 {% hint style="info" %} **Note importante** : L'export actuel contient uniquement les métadonnées de ta formation (structure et informations). Les documents, supports pédagogiques et le suivi des apprenants ne sont pas encore inclus dans cette version. {% endhint %} ## Comment exporter une formation ? ### Depuis l'espace Organisme de Formation (OF) 1. Va sur la **fiche de ta formation** 2. Clique sur le **bouton de téléchargement** (icône 📥) en haut à droite 3. Le fichier ZIP se télécharge automatiquement sur ton ordinateur ### Depuis l'espace Formateur·rice 1. Va sur la **fiche de ta formation** 2. Clique sur le **bouton de téléchargement** (icône 📥) en haut à droite 3. Le fichier ZIP se télécharge automatiquement {% hint style="success" %} **Astuce** : Le fichier téléchargé s'appelle `scorm-[id]-[nom-formation].zip`. Par exemple : `scorm-123-formation-excel.zip` {% endhint %} ## Qui peut exporter une formation ? L'export SCORM est disponible pour : * 👤 **Administrateurs** : toutes les formations * 🏢 **Gestionnaires OF** : toutes les formations de leur organisme * 🎓 **Formateur·rices** : uniquement les formations qu'ils·elles ont créées ## Que faire avec le fichier SCORM ? Une fois le fichier ZIP téléchargé : 1. **Ne décompresse pas le ZIP** - la plupart des LMS acceptent directement le fichier ZIP 2. **Importe-le sur ta plateforme cible** : * Moodle : "Ajouter une activité" → "Paquet SCORM" * 360Learning, Docebo, etc. : Cherche "Importer SCORM" dans les paramètres 3. **Vérifie l'import** en consultant le programme affiché sur la plateforme ## Questions fréquentes ### Le package SCORM contient-il mes documents PDF et supports ? Non, pour le moment l'export contient uniquement les métadonnées de ta formation (titre, description, programme). Les documents et ressources pédagogiques seront ajoutés dans une future version. ### Puis-je importer un package SCORM dans TousQuali ? Pas encore, mais cette fonctionnalité est prévue ! Elle te permettra d'importer des formations créées ailleurs directement dans TousQuali. ### Le suivi des apprenants est-il inclus ? Non, l'export actuel ne contient pas de système de tracking SCORM. Pour suivre tes apprenants, continue d'utiliser TousQuali. Le tracking sera ajouté dans une version future, au niveau des sessions. ### Quelle version de SCORM est utilisée ? TousQuali utilise **SCORM 1.2**, la version la plus répandue et compatible avec la quasi-totalité des plateformes LMS du marché. ## Prochaines évolutions L'export SCORM va continuer d'évoluer pour inclure : * 📦 **Documents et ressources** : Tous tes supports pédagogiques seront inclus dans le package * 📊 **Suivi des apprenants** : Export au niveau session avec tracking de la progression * 📥 **Import SCORM** : Importer des formations SCORM dans TousQuali *** {% hint style="info" %} **Besoin d'aide ?** Si tu rencontres des difficultés pour exporter ou importer ta formation SCORM, contacte le support TousQuali ! {% endhint %} # Importer des apprenant·es via CSV L'import CSV te permet d'ajouter rapidement plusieurs participant·es à une ou plusieurs sessions en une seule opération, à partir d'un fichier tableur. *** ## Préparer ton fichier CSV Télécharge un template depuis TousQuali pour t'assurer que ton fichier respecte le bon format : * **Import par session** : depuis la fiche d'une session → bouton **Importer des apprenant·es** → lien *Télécharger le template CSV*. * **Import multi-sessions** : depuis **OF → Importer des apprenant·es** → lien *Télécharger le template CSV multi-sessions*. ### Colonnes disponibles #### Sessions inter-entreprises (obligatoires) | Colonne | Description | | ------------- | ------------------------------------------------ | | `prenom` | Prénom de l'apprenant·e | | `nom` | Nom de famille | | `email` | Adresse email (doit être unique dans la session) | | `adresse` | Adresse postale | | `code_postal` | Code postal | | `ville` | Ville | | `prix` | Prix de la participation (ex : `1200`) | #### Sessions intra-entreprises (obligatoires) Seules `prenom`, `nom` et `email` sont obligatoires. Le prix est récupéré automatiquement depuis le tarif intra de la formation. #### Colonnes optionnelles (toutes sessions) | Colonne | Description | | ------------------------ | --------------------------------- | | `telephone` | Numéro de téléphone | | `prise_en_charge` | Mode de financement | | `subrogation` | `oui` ou `non` | | `structure_juridique` | Type de structure de l'entreprise | | `raison_sociale` | Nom de l'entreprise | | `siret` | Numéro SIRET | | `tva_intracommunautaire` | Numéro de TVA intracommunautaire | | `commentaire` | Commentaire libre | #### Colonne supplémentaire pour l'import multi-sessions | Colonne | Description | | ------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | | `ref_session` | Référence de la session au format `S104` (S + identifiant numérique de la session) | Le séparateur peut être `;` (point-virgule) ou `,` (virgule) — TousQuali le détecte automatiquement. *** ## Import par session 1. Depuis la fiche d'une session, clique sur **Importer des apprenant·es**. 2. Dépose ton fichier CSV ou clique pour le sélectionner. 3. Clique sur **Prévisualiser l'import**. 4. TousQuali affiche un résumé des lignes : * **Valides** : seront importées * **Doublons** : email déjà présent dans la session — ignorées * **Erreurs** : champ obligatoire manquant ou email invalide — à corriger dans ton fichier 5. Choisis le statut initial des participant·es (**En attente** ou **Inscription en cours**), puis clique sur **Confirmer l'import**. *** ## Import multi-sessions Cet import te permet d'ajouter des apprenant·es dans plusieurs sessions différentes depuis un seul fichier. 1. Va dans **OF → Importer des apprenant·es**. 2. Assure-toi que ton fichier contient une colonne `ref_session` avec le format `S{id}` (ex : `S104`). 3. Dépose ton fichier et prévisualise. 4. TousQuali vérifie pour chaque ligne : * Que la session référencée existe et t'est accessible * Que les champs obligatoires sont bien remplis selon le format de la session (intra ou inter) * Que l'email n'est pas déjà inscrit dans cette session 5. Confirme l'import pour créer toutes les participations d'un coup. {% hint style="info" %} L'identifiant d'une session (`S104`) est visible sur la fiche de session et dans les listes de sessions, sous forme de badge. {% endhint %} *** ## Résolution des erreurs courantes | Problème | Cause | Solution | | ------------------------ | --------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | | "Colonnes manquantes" | Des colonnes obligatoires sont absentes du fichier | Utilise le template téléchargeable et vérifie les en-têtes | | "Adresse email invalide" | Le format de l'email est incorrect | Corrige l'email dans ton fichier | | "Doublon" | L'email est déjà inscrit dans cette session | Supprime la ligne ou utilise une autre adresse | | "Session introuvable" | La référence `ref_session` ne correspond à aucune session | Vérifie l'identifiant de la session dans TousQuali | | "Session inaccessible" | Tu n'as pas les droits sur cette session | Contacte l'administrateur de ton espace | # Conformité Qualiopi ## Vue d'ensemble TousQuali t'aide à suivre ta conformité avec le **Référentiel National Qualité Qualiopi** directement depuis ton interface. Tu peux visualiser en un coup d'œil où tu en es pour chaque session de formation. * 🎯 Vue synthétique de ta conformité par session * 📋 Détail des 32 indicateurs du référentiel * ✅ Preuves validées et manquantes identifiées * 🔗 Liens directs pour compléter ce qui manque ## Les bénéfices pour ton organisation ### Prépare sereinement tes audits * **Vision claire** : Sais exactement où tu en es pour chaque session * **Anticipation** : Identifie les points à améliorer avant l'audit * **Traçabilité** : Toutes les preuves sont centralisées dans TousQuali ### Gagne du temps * **Calcul automatique** : La conformité est calculée en temps réel * **Actions rapides** : Un clic pour accéder à ce qu'il faut compléter * **Pas de tableur** : Fini les fichiers Excel de suivi Qualiopi ### Pilote ta qualité * **Tableau de bord visuel** : Pastilles colorées pour un suivi immédiat * **Détail par critère** : Les 7 critères Qualiopi sont détaillés * **Priorisation** : Distingue les non-conformités majeures des mineures ## Comment ça marche ? ### Le système de couleurs TousQuali utilise un code couleur simple pour t'indiquer le niveau de conformité : | Couleur | Signification | | ------------ | --------------------------------------------------- | | 🟢 **Vert** | Conforme - Tous les indicateurs sont validés | | 🟡 **Jaune** | À améliorer - Des non-conformités mineures existent | | 🔴 **Rouge** | Non conforme - Au moins une non-conformité majeure | | ⚪ **Gris** | Non applicable ou non implémenté | ### Les 7 critères Qualiopi Le référentiel Qualiopi est organisé en **7 critères** : 1. **Information du public** - Informations accessibles sur tes formations 2. **Objectifs et adaptation** - Analyse des besoins et objectifs définis 3. **Adaptation aux publics** - Conditions d'accueil et suivi 4. **Moyens pédagogiques** - Ressources humaines et techniques 5. **Qualification des personnels** - Compétences des formateur·rices 6. **Environnement professionnel** - Veille et insertion professionnelle 7. **Prise en compte des appréciations** - Réclamations et amélioration continue ### Sévérité des non-conformités Chaque indicateur a une **sévérité** : * **Majeure** : Bloquante pour la certification - À corriger en priorité * **Mineure** : Point d'amélioration - À traiter pour l'audit ## Fonctionnalités ### Pastille de conformité sur les sessions Chaque carte de session affiche une **pastille colorée** qui t'indique immédiatement son niveau de conformité. Plus besoin d'ouvrir chaque session pour savoir où tu en es. ### Page détail Qualiopi Chaque session dispose d'un **onglet Qualiopi** avec : * Un résumé (indicateurs réussis, NC mineures, NC majeures) * La liste des 7 critères avec leurs indicateurs * Le détail des preuves pour chaque indicateur * Des liens "Compléter" pour les preuves manquantes ## Questions fréquentes **Q: La conformité est-elle mise à jour automatiquement ?** R: Oui ! Dès que tu complètes une information (objectifs, questionnaires, documents), la conformité est recalculée automatiquement. **Q: Tous les indicateurs Qualiopi sont-ils couverts ?** R: TousQuali couvre les indicateurs les plus courants pour les organismes de formation. Certains indicateurs spécifiques (CFA, VAE) sont marqués "non applicable". **Q: Comment sont calculées les preuves ?** R: TousQuali vérifie automatiquement si les champs requis sont remplis, si les documents existent et si les questionnaires sont complétés. # Suivi Qualiopi par session ## La pastille de conformité ### Où la trouver ? Sur la **liste des sessions** de chaque formation, tu verras une pastille colorée sur chaque carte de session. Cette pastille t'indique en un coup d'œil le niveau de conformité Qualiopi. ### Comprendre les couleurs | Pastille | Signification | Action recommandée | | -------- | ------------------------ | --------------------------------------- | | 🟢 Verte | Session conforme | Rien à faire, tu es prêt·e pour l'audit | | 🟡 Jaune | Non-conformités mineures | Améliore ces points avant l'audit | | 🔴 Rouge | Non-conformités majeures | Corrige ces points en priorité | ### Survol de la pastille En passant ta souris sur la pastille, tu verras un résumé rapide : * Nombre de non-conformités majeures * Nombre de non-conformités mineures *** ## L'onglet Qualiopi ### Accéder à l'onglet 1. Va sur la page d'une session 2. Clique sur l'onglet **"Qualiopi"** dans la navigation ### Le résumé En haut de la page, trois cartes te donnent une vue synthétique : | Carte | Information | | -------- | -------------------------------------- | | 🟢 Verte | Nombre d'indicateurs **réussis** | | 🟡 Jaune | Nombre de **non-conformités mineures** | | 🔴 Rouge | Nombre de **non-conformités majeures** | ### La liste des critères Sous le résumé, tu retrouves les **7 critères Qualiopi** avec leurs indicateurs. Pour chaque indicateur, tu vois : * Son **numéro** (ex: Indicateur 1, Indicateur 4...) * Son **nom** et sa **description** * Une **pastille de couleur** indiquant sa conformité * Un badge **"Preuves : X/Y"** (ex: "Preuves : 6/8") *** ## Les preuves ### Afficher les preuves Clique sur le badge **"Preuves"** d'un indicateur pour voir le détail des preuves. > 💡 **Astuce** : Pour les indicateurs non conformes (jaune ou rouge), les preuves sont affichées par défaut. ### Comprendre les preuves Chaque preuve est affichée avec : * ✅ **Coche verte** : Preuve validée * ❌ **Croix rouge** : Preuve manquante ### Compléter une preuve manquante Pour chaque preuve manquante, un lien **"Compléter"** te redirige vers la page appropriée : | Type de preuve | Page de destination | | ------------------------------- | ------------------------------------ | | Pré-requis, Tarif | Page d'édition de la formation | | Objectifs, Durée, Méthodes | Page programme de la formation | | Objectifs session, Aménagements | Page d'édition de la session | | Questionnaires | Page de la session (onglet concerné) | | Documents | Page documents de la session | *** ## Cas pratiques ### Session nouvellement créée Quand tu crées une nouvelle session, elle affiche généralement une **pastille rouge**. C'est normal : les informations ne sont pas encore complétées. **Que faire ?** 1. Va dans l'onglet Qualiopi 2. Identifie les preuves manquantes 3. Clique sur "Compléter" pour chaque preuve 4. La pastille passera au vert au fur et à mesure ### Formation incomplète Si la **formation** associée à ta session est incomplète (pas de tarif, pas d'objectifs...), les non-conformités remonteront sur la session. **Que faire ?** 1. Les liens "Compléter" te redirigeront vers la formation 2. Complète les informations demandées 3. La conformité de toutes les sessions de cette formation sera mise à jour ### Questionnaires non remplis par les participant·es Certains indicateurs dépendent des **questionnaires** remplis par tes participant·es (besoins, satisfaction...). **Que faire ?** 1. Vérifie que les questionnaires sont bien envoyés 2. Relance les participant·es si nécessaire 3. La conformité sera mise à jour automatiquement à chaque réponse *** ## Indicateurs non applicables Certains indicateurs sont marqués **"Non applicable"** (en gris). Ce sont des indicateurs spécifiques à certains types d'organismes : * Indicateurs CFA (apprentissage) * Indicateurs VAE (validation des acquis) * Indicateurs bilan de compétences Ces indicateurs **ne comptent pas** dans le calcul de ta conformité. *** ## Indicateurs non implémentés Certains indicateurs sont marqués **"Non implémenté"** (en gris). Ce sont des indicateurs que TousQuali ne peut pas encore vérifier automatiquement. Ces indicateurs **ne comptent pas** dans le calcul de ta conformité, mais tu dois quand même les gérer manuellement pour ton audit. *** ## Questions fréquentes **Q: Pourquoi ma session est rouge alors que j'ai tout rempli ?** R: Vérifie les questionnaires. Si tes participant·es n'ont pas répondu aux questionnaires de positionnement ou de satisfaction, certains indicateurs resteront non conformes. **Q: Comment faire passer ma session au vert rapidement ?** R: Concentre-toi d'abord sur les **non-conformités majeures** (pastille rouge). Ce sont les plus critiques pour ton audit. **Q: La conformité est-elle mise à jour en temps réel ?** R: Oui ! Dès que tu enregistres une modification ou qu'un·e participant·e répond à un questionnaire, la conformité est recalculée. **Q: Puis-je ignorer certains indicateurs ?** R: Non, tous les indicateurs "actifs" sont pris en compte. Seuls les indicateurs "non applicables" et "non implémentés" sont exclus du calcul. # Introduction ## Vue d'ensemble Le système d'emails TousQuali te permet de gérer toutes tes communications avec tes participant·es et partenaires de manière professionnelle et automatisée. * 🇪🇺 Données hébergées en Europe (conformité RGPD) * 🚀 Délivrabilité optimale de tes emails * 📊 Suivi détaillé (envois, livraisons, rebonds) * 🔒 Sécurité maximale (authentification, protection de ton domaine) ## Les bénéfices pour ton organisation ### Professionnalise ton image * **Domaines personnalisés** : Envoie tes emails depuis ton propre domaine () * **Templates personnalisables** : Adapte les modèles d'emails à ta charte graphique * **Optimisation mobile** : Tous les emails s'affichent parfaitement sur smartphone ### Pilote ta communication * **Suivi en temps réel** : Suis le statut de tes emails (envoyé, délivré, rebond) * **Traçabilité complète** : Historique de tous les envois pour tes audits Qualiopi * **Automatisation intelligente** : Les emails partent automatiquement aux bons moments ### Gagne du temps * **Workflow automatique** : Convocations, questionnaires et relances sans intervention * **Personnalisation facile** : Modifie tes templates en quelques clics * **Centralisation** : Tout depuis ton interface TousQuali ## Conformité Qualiopi Le système assure la **conformité totale** avec les exigences Qualiopi : ### ✅ 7 emails obligatoires du parcours participant 1. **Email de convocation** (J-7 avant la formation) 2. **Questionnaire de positionnement** (avant la formation) 3. **Évaluation à chaud** (fin de formation) 4. **Évaluation de satisfaction** (fin de formation) 5. **Évaluation à froid** (3-6 mois après) 6. **Email de résultats** (avec certificat si réussite) 7. **Documents à signer** (conventions, attestations) ### 📋 Traçabilité complète Chaque email envoyé est **tracé** avec : * Date et heure d'envoi * Destinataire(s) * Statut de livraison (délivré, ouvert, cliqué, erreur) * Template utilisé * Contexte (session, formation, participant·e) Cette traçabilité est **conservée** et **exportable** pour tes audits Qualiopi. ## Fonctionnalités principales ### 🎨 Templates personnalisables Tu peux **personnaliser** les emails avec : * Ton logo et charte graphique * Tes propres textes et formulations * Des variables dynamiques (nom, date, formation, etc.) * Prévisualisation avant envoi ### 🌐 Domaines personnalisés Envoie tes emails depuis **ton propre domaine** : * `formations@ton-of.fr` * `contact@ton-of.fr` * `noreply@ton-of.fr` Configuration simple avec validation automatique. ### 📊 Suivi des envois Suis tes emails en temps réel : * Statut de livraison (envoyé, délivré) * Détection des rebonds (adresse invalide) * Historique complet de tous les envois ### 🤖 Automatisation intelligente Le système gère automatiquement : * Convocation J-7 avant chaque session * Questionnaires au bon moment * Relances si non-réponse * Emails de résultats après évaluation ## Questions fréquentes **Q: Dois-je configurer tous les emails moi-même ?** R: Non ! Le système inclut \~20 templates pré-configurés et conformes Qualiopi. Tu peux les utiliser tels quels ou les personnaliser selon tes besoins. **Q: L'historique de mes emails est-il conservé ?** R: Oui, l'historique complet des emails est conservé et accessible à tout moment pour tes audits. **Q: Combien coûte un domaine personnalisé ?** R: La configuration d'un domaine est **gratuite**. Seul le coût du nom de domaine (si tu n'en as pas) est à prévoir (\~10€/an). **Q: Le système est-il conforme RGPD ?** R: Oui, totalement. Les données sont hébergées en Europe (France) et Scaleway est certifié RGPD. # Configuration de ton domaine personnalisé ## Pourquoi c'est important ? Par défaut, tes emails sont envoyés depuis une adresse TousQuali générique. En utilisant **ton propre domaine**, tu gagnes en professionnalisme : * ✅ **Plus crédible** : Tes stagiaires reçoivent les emails depuis ton adresse (ex: `contact@ton-of.fr`) * ✅ **Moins de spam** : Tes emails arrivent mieux dans les boîtes de réception * ✅ **Plus professionnel** : Tu renforces l'image de ton organisme * ✅ **Conforme Qualiopi** : Recommandé pour les audits ## Ce qu'il te faut Avant de commencer : * 🌐 Un **nom de domaine** (ex: `ton-of.fr`) - celui de ton site web * 🔑 L'accès à la **gestion de ton domaine** (chez OVH, Gandi, ou ton prestataire web) * ⏱️ **30 minutes** de ton temps * ⏳ **1 à 2 jours** pour que tout soit actif 💡 **Pas de panique** : Si tu n'es pas à l'aise avec ces manipulations, ton prestataire informatique peut t'aider ! ## Les 5 étapes simples ### Étape 1 : Déclare ton domaine dans TousQuali 1. Connecte-toi à ton **espace OF** TousQuali 2. Clique sur **Paramètres** (en bas à gauche) 3. Va dans l'onglet **"Mes paramètres d'envoi d'emails"** 4. Remplis le formulaire : * **Nom de domaine** : Entre ton domaine (ex: `formation-excel.com`) * **Adresse d'envoi** : Choisis un nom (ex: `contact`, `noreply`, `info`, `formation`) * **Nom d'expéditeur** : Le nom de ton organisme tel qu'il apparaîtra 5. Clique sur **"Ajouter le domaine"** 💡 Tu verras un aperçu de ton adresse email complète avant de valider (ex: `TousFormateurs SARL `) ⚠️ **Recommandation importante** : Pour une meilleure gestion, on te conseille d'utiliser un **sous-domaine** plutôt que ton domaine principal. Au lieu de `ton-of.fr`, entre plutôt `mail.ton-of.fr` ou `email.ton-of.fr`. C'est plus propre et ça n'affecte pas ton site web ! ### Étape 2 : Copie les codes fournis TousQuali va te donner **4 codes DNS** à copier-coller. Ne t'inquiète pas de ce qu'ils contiennent, tu as juste besoin de les copier exactement comme ils sont affichés. **Les 4 enregistrements à configurer :** * **SPF** : Autorise TousQuali à envoyer des emails depuis ton domaine * **DKIM** : Authentifie tes emails pour garantir qu'ils viennent bien de toi * **MX** : Indique le serveur qui gère les emails de ton domaine * **DMARC** : Définit comment gérer les emails suspects 💡 **Astuce** : Fais des captures d'écran de chaque code pour ne rien oublier ! ### Étape 3 : Ajoute les codes chez ton hébergeur Maintenant, il faut ajouter ces 4 enregistrements DNS dans la gestion de ton domaine. Les étapes changent selon ton fournisseur : #### Si tu es chez OVH 1. Connecte-toi à ton **espace client OVH** 2. Sélectionne ton **domaine** 3. Va dans l'onglet **"Zone DNS"** 4. Pour chaque enregistrement fourni par TousQuali : * Clique sur **"Ajouter une entrée"** * Choisis le bon type (**TXT** pour SPF/DKIM/DMARC, **MX** pour MX) * Colle le code correspondant * Valide 5. Recommence pour les 4 enregistrements #### Si tu es chez Gandi 1. Connecte-toi à ton **compte Gandi** 2. Sélectionne ton **domaine** 3. Clique sur **"Enregistrements DNS"** 4. Ajoute les 4 enregistrements un par un en choisissant le bon type 5. Enregistre #### Si tu es chez Cloudflare 1. Connecte-toi à **Cloudflare** 2. Va dans **DNS** → **Records** 3. Pour chaque enregistrement, clique sur **"Add record"** 4. Choisis le bon type (TXT ou MX) et colle le code 5. ⚠️ Pense à **désactiver le proxy** (icône grise) #### Autre fournisseur ? Cherche dans l'aide de ton fournisseur comment "ajouter des enregistrements DNS". Le principe est toujours le même : copier-coller les 4 codes fournis par TousQuali. ### Étape 4 : Attends la validation (1-2 jours) C'est le moment de prendre patience ! Une fois les codes ajoutés, il faut attendre que ça se propage sur internet. C'est technique mais automatique. **Ce qui se passe :** * ⏳ Internet met à jour les informations (24-48h) * 📧 TousQuali reçoit une notification automatique * ✅ Tu reçois un email quand c'est validé 💡 **Tu peux vérifier** où ça en est dans TousQuali → **Paramètres** → **Mes paramètres d'envoi d'emails** ### Étape 5 : C'est validé, tu peux envoyer ! Quand tu vois le statut **"Validé" ✅** dans TousQuali : * 🎉 Félicitations, c'est terminé ! * 📧 Tes prochains emails partiront depuis ton domaine * 💪 Ton image est plus professionnelle ## Comprendre le statut de ton domaine Dans TousQuali (**Paramètres** → **Mes paramètres d'envoi d'emails**), tu peux voir où en est ta configuration : * ⏳ **En attente** : Les codes DNS se propagent sur internet (patience, ça prend 1-2 jours) * ✅ **Validé** : Tout est bon, tes emails partent depuis ton domaine ! * ❌ **Erreur** : Un code n'est pas bien configuré (vérifie que tu les as tous ajoutés) 💬 **Tu seras prévenu·e par email** quand ton domaine sera validé ou s'il y a un problème. ## Conseils importants ### ✅ Ce qu'on te recommande * **Choisis une adresse simple** : `contact` ou `info` sont des bons choix * **Copie bien les 4 enregistrements** : Ne change rien, copie-colle exactement * **Sois patient·e** : Les 1-2 jours d'attente sont normaux * **Teste après validation** : Envoie-toi un email de test pour vérifier * **Garde les captures d'écran** : Au cas où tu aurais besoin de revérifier ### ⚠️ Ce qu'il faut éviter * **Ne modifie pas** les codes donnés par TousQuali * **N'ajoute qu'un domaine à la fois** : Finis celui-là avant d'en ajouter un autre * **Ne supprime pas** ton domaine si des emails sont programmés ## Si tu rencontres un problème ### ❌ "Code introuvable" ou "Erreur de validation" **Pourquoi ?** Un des 4 enregistrements n'est pas correctement ajouté chez ton hébergeur. **Que faire ?** 1. Vérifie que tu as bien ajouté les **4 enregistrements** (SPF, DKIM, MX, DMARC) 2. Vérifie que tu as copié **exactement** chaque code (sans espace en trop) 3. Vérifie que tu as choisi le bon type (TXT ou MX) pour chaque enregistrement 4. Attends encore 24-48h (c'est parfois juste long) 5. Si ça ne marche toujours pas, contacte le support TousQuali ### ⏳ "Ça fait plus de 2 jours et c'est toujours en attente" **Pourquoi ?** Parfois la propagation prend un peu plus de temps. **Que faire ?** 1. Vérifie dans l'espace de ton hébergeur que les 4 enregistrements sont bien là 2. Attends encore 24h 3. Si après 3 jours ça ne fonctionne pas, contacte ton hébergeur ou le support TousQuali ### 🔄 "Domaine déjà utilisé" **Pourquoi ?** Ce domaine est déjà configuré sur un autre compte TousQuali. **Que faire ?** 1. Vérifie que tu n'as pas déjà ajouté ce domaine 2. Si tu as plusieurs comptes TousQuali, vérifie les autres 3. Contacte le support si tu penses que c'est une erreur ## Questions fréquentes **Combien de domaines je peux configurer ?** Tu peux en configurer autant que tu veux, mais en général un seul suffit amplement. **Je peux utiliser le même domaine que mon site web ?** Oui, mais on te recommande d'utiliser `mail.ton-of.fr` plutôt que juste `ton-of.fr`. C'est plus simple et ça n'impacte pas ton site. **C'est payant ?** Non, c'est gratuit dans TousQuali. Si tu n'as pas encore de nom de domaine, il faudra juste en acheter un (environ 10€/an). **Que se passe-t-il si je ne configure pas de domaine ?** Tes emails partiront depuis une adresse TousQuali générique. Ça marche, mais c'est moins professionnel. **Je peux changer de domaine plus tard ?** Oui, tu peux ajouter ou supprimer des domaines quand tu veux. **Les anciens emails déjà envoyés seront affectés ?** Non, seuls les nouveaux emails utiliseront ton nouveau domaine. L'historique ne change pas. # Gestion des modèles d'emails ## Vue d'ensemble Les **modèles d'emails** sont des modèles pré-configurés que tu peux utiliser et personnaliser pour tes communications. Le système TousQuali propose **une vingtaine de modèles** couvrant tous les besoins du parcours participant·e et de la conformité Qualiopi. ## Types de modèles disponibles ### Modèles système (globaux) Les **modèles système** sont fournis par TousQuali et couvrent tous les cas d'usage standard : #### 📧 Emails du parcours participant | Modèle | Déclencheur | Destinataire | | -------------------------------- | ---------------------------- | ------------- | | **Inscription acceptée** | Validation d'une inscription | Participant·e | | **Inscription refusée** | Refus d'une inscription | Participant·e | | **Convocation formation** | J-7 avant la session | Participant·e | | **Questionnaire positionnement** | Avant la formation | Participant·e | | **Évaluation à chaud** | Fin de session | Participant·e | | **Évaluation satisfaction** | Fin de session | Participant·e | | **Évaluation à froid** | 3-6 mois après | Participant·e | | **Résultats formation** | Après évaluation | Participant·e | | **Certificat de réalisation** | Formation réussie | Participant·e | #### 📋 Emails administratifs | Modèle | Déclencheur | Destinataire | | ---------------------------- | --------------------- | ------------------- | | **Nouvelle session** | Création de session | OF | | **Session acceptée** | Validation de session | OF | | **Session annulée** | Annulation | OF + Participant·es | | **Document à signer** | Génération document | Client | | **Checklist formateur·rice** | Avant session | Formateur·rice | #### 👨‍🏫 Emails formateur·rices | Modèle | Déclencheur | Destinataire | | -------------------------------- | -------------------------- | -------------- | | **Affectation formation** | Assignation formateur·rice | Formateur·rice | | **Rappel session** | J-7 avant session | Formateur·rice | | **Questionnaire formateur·rice** | Fin de session | Formateur·rice | ### Modèles personnalisés par OF Tu peux **personnaliser les modèles système** en créant ta propre version. Le modèle devient alors un **modèle personnalisé** pour ton OF. Tu peux également créer tes **propres modèles** pour : * Messages spécifiques à ton OF * Communications hors parcours standard * Relances personnalisées > **⚠️ Important** : Le système TousQuali gère uniquement des **emails transactionnels** liés au parcours de formation (inscriptions, convocations, évaluations, certificats, etc.). Les emails commerciaux (newsletters, campagnes marketing, annonces promotionnelles) ne sont **pas supportés** par cette plateforme. ## Personnalisation des modèles ### Variables disponibles Les modèles utilisent des **variables dynamiques** qui sont automatiquement remplacées par les vraies valeurs lors de l'envoi. #### Variables participant·e ``` [entry_name] // Nom complet du·de la participant·e [entry_email] // Email du·de la participant·e [entry_address] // Adresse complète [entry_company_name] // Entreprise du·de la participant·e [entry_price] // Prix TTC [entry_price_ht] // Prix HT [entry_link] // Lien vers l'espace participant·e ``` #### Variables session/formation ``` [session_name] // Nom de la session [session_started_at] // Date de début (DD/MM/YYYY) [session_ended_at] // Date de fin [session_max_entries] // Nombre maximum de participant·es [session_nb_days] // Nombre de jours [session_nb_hours] // Nombre d'heures [session_place_name] // Lieu de formation [session_place_address] // Adresse du lieu [session_total_price] // Prix total TTC [session_total_price_ht] // Prix total HT [training_name] // Nom de la formation [training_description] // Description [training_goals] // Objectifs pédagogiques [training_nb_hours] // Durée en heures [training_price] // Prix par participant·e TTC [training_price_ht] // Prix par participant·e HT ``` #### Variables OF/entreprise ``` [company_name] // Nom de l'OF [company_address] // Adresse complète [company_city] // Ville [company_company_id_number] // Numéro SIRET [company_nda_number] // Numéro d'agrément [company_qualiopi_certificate_number] // Numéro Qualiopi [company_administrator] // Nom du·de la responsable ``` #### Variables formateur·rice ``` [user_name] // Nom du·de la formateur·rice [user_email] // Email du·de la formateur·rice [user_phone] // Téléphone [user_full_address] // Adresse complète [user_company] // Entreprise du·de la formateur·rice [user_remuneration_type] // Type de rémunération [user_remuneration_amount] // Montant de rémunération [session_teacher_link] // Lien vers l'espace formateur·rice de la session ``` #### Variables client entreprise ``` [session_customer_contact_name] // Nom du contact client [session_customer_company_name] // Nom de l'entreprise cliente ``` ### Exemples d'utilisation #### Exemple 1 : Email de convocation ```html

Convocation à la formation : [training_name]

Bonjour [entry_name],

Nous avons le plaisir de te convoquer à la formation suivante :

Cordialement,
[company_name]

``` #### Exemple 2 : Email de résultats ```html

Résultats de ta formation

Bonjour [entry_name],

Félicitations ! Tu as réussi la formation [training_name] qui s'est déroulée du [session_started_at] au [session_ended_at].

Tu trouveras ci-joint ton certificat de réalisation.

Nous te remercions de ta participation et te souhaitons plein succès dans tes projets professionnels.

L'équipe [company_name]

``` ## Éditeur de modèles dans l'interface OF ### Accéder à l'éditeur 1. Connecte-toi à l'**interface OF** 2. Menu **Emails** → **Modèles d'emails** 3. Clique sur un modèle existant ou **"Ajouter un modèle"** ### Interface de l'éditeur L'éditeur propose : * 📝 **Éditeur WYSIWYG** (ce que tu vois est ce que tu obtiens) * 🎨 **Insertion de variables** via menu déroulant ### Fonctionnalités de l'éditeur #### Formatage du texte * Gras, italique, souligné * Titres (H1, H2, H3) * Listes à puces et numérotées * Liens hypertextes * Images (logo, bannière) * Couleurs personnalisées #### Insertion de variables 1. Place le curseur où tu veux insérer une variable 2. Clique sur **"Insérer une variable"** 3. Sélectionne la variable dans la liste 4. La variable s'insère sous forme de **pastille visuelle** dans l'éditeur > **Bon à savoir** : Les variables s'affichent comme des badges colorés dans l'éditeur (ex: « Nom de la formation »). Elles ne peuvent pas être modifiées accidentellement — tu peux uniquement les supprimer et en insérer une nouvelle. Dans l'email envoyé, elles sont automatiquement remplacées par les vraies valeurs. #### Prévisualisation * **Aperçu ordinateur** : Vue bureau * **Aperçu mobile** : Vue smartphone * **Données de test** : Utilise des données fictives pour prévisualiser ### Bonnes pratiques de rédaction #### ✅ À faire * **Utilise un objet clair** : "Convocation formation \[training\_name]" * **Personnalise** : Commence par "Bonjour \[entry\_name]" * **Sois concis·e** : 200-300 mots maximum * **Structure claire** : Titres, paragraphes, listes * **Call-to-action** : Bouton ou lien clair ("S'inscrire", "Répondre au questionnaire") * **Signature** : Termine toujours avec tes coordonnées * **Teste** : Envoie-toi un email de test avant utilisation #### ❌ À éviter * **Texte trop long** : Les emails longs ne sont pas lus * **Trop d'images** : Risque de spam, temps de chargement * **Langage trop technique** : Reste accessible * **MAJUSCULES** : Évite les mots entiers en majuscules (agressif) * **Variables invalides** : Vérifie l'orthographe des variables * **Oublier le lien de désinscription** : Obligatoire (RGPD) ## Créer un modèle personnalisé ### Étape 1 : Créer le modèle 1. Interface OF → **Emails** → **Modèles** 2. Clique sur **"Créer un modèle"** 3. Remplis les informations : * **Nom** : Descriptif (ex: "Relance questionnaire satisfaction") * **Objet** : Sujet de l'email * **Type** : Catégorie (questionnaire, document, etc.) * **Destinataire** : Participant·e, OF, Formateur·rice ### Étape 2 : Rédiger le contenu 1. Utilise l'éditeur WYSIWYG 2. Insère les variables nécessaires 3. Ajoute ton logo (optionnel) 4. Personnalise les couleurs selon ta charte ### Étape 3 : Prévisualiser 1. Clique sur **"Prévisualiser"** 2. Vérifie le rendu desktop et mobile 3. Teste les liens 4. Vérifie que toutes les variables s'affichent ### Étape 4 : Tester 1. Clique sur **"Envoyer un test"** 2. Entre ton email 3. Reçois et vérifie l'email 4. Corrige si nécessaire ### Étape 5 : Publier 1. Clique sur **"Publier"** 2. Le modèle est maintenant disponible pour tes envois ## Gestion des modèles ### Modifier un modèle 1. Interface OF → **Emails** → **Modèles** 2. Clique sur le modèle à modifier 3. Fais tes modifications 4. **Sauvegarde** ou **Publie** les changements **Note** : Les modifications ne s'appliquent qu'aux nouveaux envois. ### Personnaliser un modèle Pour créer une variante d'un modèle existant : 1. Ouvre le modèle 2. Clique sur **"Personnaliser"** 3. Modifie le nom et le contenu 4. Sauvegarde ## Conditions d'envoi Tu peux définir des **conditions** sur un modèle d'email pour contrôler précisément quand il doit être envoyé automatiquement. ### À quoi ça sert ? Sans condition, un modèle s'applique à toutes les situations. Avec des conditions, tu peux le restreindre à un contexte précis. **Exemples concrets :** * Envoyer un email de convocation uniquement pour les sessions **Intra-entreprise** (et ne rien envoyer pour les sessions Inter) * Envoyer un email de relance uniquement si l'inscription est au statut **"Validé"** ### Comment configurer les conditions ? 1. Ouvre le modèle d'email à configurer 2. Dans la section **"Conditions"**, clique sur **"Ajouter une condition"** 3. Choisis le **champ** à évaluer (ex: "Format de la session") 4. Choisis l'**opérateur** : "est égal à" ou "est différent de" 5. Sélectionne la **valeur** (ex: "Intra-entreprise") 6. Enregistre Si tu ajoutes plusieurs conditions, **toutes** doivent être vérifiées pour que l'email soit envoyé. ### Champs disponibles | Champ | Valeurs possibles | | ------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Format de la session** | Inter-entreprises, Intra-entreprise | | **Statut de la session** | Brouillon, En attente, Publié, Refusé, Annulé | | **Statut de la participation** | En attente, Inscription en cours, Validé, Convoqué, Refusé, Annulé, Échoué, Succès, Abandon | | **Type de questionnaire** | Positionnement, Évaluation à chaud, Évaluation à froid, Satisfaction… | > **Bon à savoir** : Les modèles avec des conditions actives affichent un badge dans la liste des modèles, pour les identifier facilement. *** ## FAQ - Modèles **Q: Puis-je modifier les modèles système ?** R: Non, les modèles système ne peuvent pas être modifiés directement. Tu peux les **dupliquer** et créer ta propre version personnalisée. **Q: Combien de modèles personnalisés puis-je créer ?** R: Illimité ! Tu peux créer autant de modèles que nécessaire. **Q: Les modèles sont-ils partagés avec d'autres OF ?** R: Non, tes modèles personnalisés sont **privés** et visibles uniquement par ton organisation. **Q: Puis-je importer des modèles depuis un autre OF ?** R: Actuellement, l'import n'est pas disponible. Tu dois recréer manuellement tes modèles. # L'envoi automatique des emails ## Vue d'ensemble Le système d'emails automatise complètement le parcours de communication avec tes participant·es, de l'inscription jusqu'aux évaluations post-formation. Cette automatisation garantit : * ✅ **Zéro oubli** : Les emails sont envoyés automatiquement * ✅ **Conformité Qualiopi** : Tous les emails obligatoires sont couverts * ✅ **Gain de temps** : Plus besoin d'envoyer manuellement * ✅ **Traçabilité** : Historique complet de tous les envois ## Déclencheurs d'emails Le système utilise deux types de déclencheurs : ### 1. Déclencheurs d'événements **Emails envoyés immédiatement** lors d'un événement : | Événement | Email déclenché | Délai | | -------------------- | --------------------- | -------- | | `entry.created` | Nouvelle inscription | Immédiat | | `entry.validated` | Inscription validée | Immédiat | | `entry.refused` | Inscription refusée | Immédiat | | `session.created` | Nouvelle session (OF) | Immédiat | | `session.started` | Session démarrée | Immédiat | | `session.ended` | Session terminée | Immédiat | | `document.generated` | Document à signer | Immédiat | | `results.published` | Résultats publiés | Immédiat | ### 2. Déclencheurs planifiés **Emails programmés** à une date/heure précise : | Email | Référence temporelle | Délai | Direction | | ------------------------ | -------------------- | -------- | --------- | | **Convocation** | `session.started_at` | 7 jours | Avant | | **Évaluation à froid** | `session.ended_at` | 90 jours | Après | | **Rappel questionnaire** | `email.sent_at` | 3 jours | Après | | **Checklist formateur** | `session.started_at` | 1 jour | Avant | ### Exemples concrets de planification #### Exemple 1 : Convocation (J-7) ``` Session commence le : 15 janvier 2025 à 9h00 Email envoyé le : 8 janvier 2025 à 9h00 Modèle : "Convocation formation" Destinataire : participant@example.com ``` #### Exemple 2 : Évaluation à froid (J+90) ``` Session terminée le : 20 janvier 2025 Email envoyé le : 20 avril 2025 (90 jours après) Modèle : "Évaluation à froid" Destinataire : participant@example.com ``` #### Exemple 3 : Rappel questionnaire (si non-réponse) ``` Email initial : 20 janvier 2025 (questionnaire satisfaction) Pas de réponse : Détecté après 3 jours Email de rappel : 23 janvier 2025 Modèle : "Rappel questionnaire" ``` ## Suivi et traçabilité ### Historique des emails envoyés Pour chaque email envoyé, le système conserve : * 📅 **Date et heure** d'envoi * 👤 **Destinataire** (nom, email) * 📧 **Modèle** utilisé * 📊 **Statut** (voir ci-dessous) * 🎯 **Contexte** (session, formation, participant·e) * 🔗 **Liens** (vers session, inscription, etc.) ### Statuts d'envoi | Statut | Icône | Description | Action | | ------------ | ----- | -------------------------------- | --------------------------------- | | **Planifié** | 🕐 | Email programmé pour envoi futur | Attendre l'heure prévue | | **Envoyé** | 📤 | Email envoyé avec succès | Aucune | | **Délivré** | ✅ | Email reçu dans la boîte mail | Aucune | | **Rebond** | ↩️ | Email n'a pas pu être délivré | Vérifier l'adresse | | **Échoué** | ❌ | Erreur lors de l'envoi | Réessayer ou contacter le support | ## Cas particuliers ### Annulation de session Si une session est **annulée** : * 📧 Email automatique à **tous·tes les participant·es** inscrit·es * 📧 Email de notification à **l'OF** * 📧 Email au·à la **formateur·rice** (si déjà assigné·e) * 🚫 **Annulation** de tous les emails programmés pour cette session ### Participant·e ajouté·e après J-7 Si un·e participant·e est ajouté·e **après** l'envoi de la convocation (J-7) : * ✅ Email de convocation envoyé **immédiatement** * ✅ Autres emails suivent le calendrier normal ## FAQ - Emails automatiques **Q: Un email peut-il être envoyé plusieurs fois ?** R: Non, chaque email n'est envoyé qu'une seule fois sauf en cas de relance manuelle. **Q: Puis-je voir les emails avant qu'ils soient envoyés ?** R: Les emails sont envoyés automatiquement, mais tu peux **prévisualiser** les modèles dans l'éditeur. **Q: Les emails sont-ils envoyés le week-end ?** R: Oui, les emails planifiés sont envoyés même le week-end. Tu peux configurer des plages horaires dans **Paramètres**. **Q: Puis-je tester le système avant de l'utiliser ?** R: Oui, crée une session de test avec ton email personnel comme participant·e. # Envoyer un email groupé aux apprenant·es Tu peux envoyer un email personnalisé à plusieurs apprenant·es d'une session en une seule action, directement depuis la liste des participant·es. ## Comment ça marche ### Étape 1 : Sélectionner les apprenant·es Depuis l'onglet **Apprenant·es** d'une session, coche les participant·es à qui tu veux envoyer un email. Un bouton **Envoyer un email** apparaît dans la barre d'actions groupées en bas de page. ### Étape 2 : Choisir un modèle (optionnel) Une fenêtre s'ouvre. Tu peux choisir un de tes **modèles d'emails manuels** pour pré-remplir l'objet et le contenu, ou passer directement à la rédaction. > 💡 Pour créer des modèles d'emails manuels, rends-toi dans **Emails > Modèles** et crée un modèle avec le type de déclenchement **"Manuel (envoi sur demande)"**. ### Étape 3 : Rédiger et envoyer L'éditeur s'ouvre avec l'objet et le contenu pré-remplis si tu as choisi un modèle. Tu peux modifier librement le texte. Clique sur **Envoyer** pour expédier l'email à tous les apprenant·es sélectionné·es. Un message de confirmation t'indique combien d'emails ont été envoyés avec succès. ## Ce qu'il faut savoir * Les **codes courts** (ex: `{firstname}`, `{lastname}`) sont automatiquement remplacés par les informations de chaque apprenant·e. * L'envoi est **individuel** : chaque apprenant·e reçoit son propre email personnalisé. * Les envois sont **tracés** dans l'historique des emails de la session. # Introduction ## À quoi servent les questionnaires ? Les **questionnaires** sont au cœur de la démarche qualité dans TousQuali. Ils te permettent de recueillir des informations essentielles tout au long du parcours de formation : avant, pendant et après. Concrètement, les questionnaires servent à : * **Évaluer les besoins** de chaque participant·e avant la formation * **Mesurer la satisfaction** des participant·es à chaud (juste après) ou à froid (quelques mois plus tard) * **Tester les acquis** via des quiz de validation des connaissances * **Recueillir le feedback** des formateur·rices et des client·es * **Répondre aux exigences Qualiopi** (indicateurs de satisfaction et d'évaluation) ## Le parcours d'un questionnaire Un questionnaire suit un parcours simple, de sa création à son analyse : ``` Création du modèle → Génération → Envoi → Réponse → Analyse des résultats ``` 1. **Le modèle** : tu définis les questions une seule fois 2. **La génération** : TousQuali crée automatiquement le questionnaire pour chaque participant·e 3. **L'envoi** : le·la participant·e reçoit un email avec un lien personnalisé 4. **La réponse** : il·elle remplit le formulaire en un clic, sans créer de compte 5. **L'analyse** : tu consultes les réponses depuis ton interface ## Questionnaires globaux et personnalisés TousQuali propose deux niveaux de questionnaires : ### Questionnaires globaux (fournis par TousQuali) TousQuali fournit des modèles de questionnaires **prêts à l'emploi** pour chaque moment clé du parcours. Tu n'as rien à créer, tout est déjà configuré. Ces modèles couvrent tous les types de questionnaires requis pour la conformité Qualiopi. ### Questionnaires personnalisés (par ton OF) Tu peux créer tes **propres modèles** pour adapter les questions à : * Ta formation spécifique * Ton style de communication * Des besoins particuliers de collecte d'informations Tu peux même définir un modèle **différent par session** si tes formations sont très variées. > **Bon à savoir** : Les modèles personnalisés de ton OF remplacent automatiquement les modèles globaux de TousQuali. Si tu n'as pas créé de modèle personnalisé pour un type donné, TousQuali utilise son modèle par défaut. ## Les grandes étapes | Étape | Qui ? | Quoi ? | | --------------------------- | ----------------------------------------- | ---------------------------------------- | | Création du modèle | Formateur·rice ou admin OF | Définit les questions | | Génération du questionnaire | TousQuali (automatique) ou manuellement | Crée l'instance pour le·la participant·e | | Envoi | TousQuali (automatique) ou manuellement | Envoie l'email avec le lien | | Réponse | Participant·e, formateur·rice ou client·e | Remplit le formulaire | | Consultation | Admin OF ou formateur·rice | Analyse les réponses | *** **Pages suivantes :** * [Les types de questionnaires](/questionnaires/02-types-de-questionnaires) * [Créer et gérer les modèles](/questionnaires/03-modeles-questionnaires) * [Les types de questions](/questionnaires/04-types-de-questions) * [Gérer les questionnaires](/questionnaires/05-gestion-questionnaires) * [Consulter les réponses et résultats](/questionnaires/06-reponses-et-resultats) # Les types de questionnaires TousQuali propose **8 types de questionnaires** couvrant l'ensemble du parcours de formation. Chaque type correspond à un moment précis et à un objectif spécifique. ## Vue d'ensemble | Type | Moment | Destinataire | Objectif | | --------------------------------------------------------- | ------------------ | ----------------------- | ----------------------------- | | [Positionnement (besoins)](#positionnement-besoins) | Avant la formation | Participant·e | Évaluer le niveau initial | | [Entrée en formation](#entree-en-formation) | Début de session | Participant·e | Accueil et objectifs | | [Évaluation à chaud](#evaluation-a-chaud) | Fin de session | Participant·e | Satisfaction immédiate | | [Évaluation à froid](#evaluation-a-froid) | 3 mois après | Participant·e | Impact à long terme | | [Satisfaction participant·e](#satisfaction-participante) | Fin de session | Participant·e | Satisfaction générale | | [Satisfaction client·e](#satisfaction-cliente) | Fin de session | Client·e / Financeur·se | Satisfaction du commanditaire | | [Satisfaction financeur·se](#satisfaction-financeuse) | Fin de session | Financeur·se | Satisfaction du financeur | | [Satisfaction formateur·rice](#satisfaction-formateurice) | Fin de session | Formateur·rice | Retour de l'intervenant·e | *** ## Positionnement (besoins) **Quand ?** Avant le début de la formation **Pour qui ?** Les participant·es inscrit·es **Pourquoi ?** Ce questionnaire permet de mieux connaître chaque participant·e avant la formation : * Son niveau actuel sur le sujet * Ses attentes et objectifs personnels * Ses éventuelles contraintes ou besoins spécifiques **Exemple de questions :** * "Quel est ton niveau actuel sur ce sujet ?" * "Quels sont tes principaux objectifs pour cette formation ?" * "As-tu déjà suivi une formation sur ce thème ?" > **Lien Qualiopi** : Ce questionnaire répond aux indicateurs liés à l'analyse des besoins des participant·es (Critère 1). *** ## Entrée en formation **Quand ?** Au début de la session de formation **Pour qui ?** Les participant·es **Pourquoi ?** Valider que les participant·es sont bien informé·es des modalités et confirmer leur engagement : * Confirmation de la prise de connaissance du programme * Recueil des attentes précises * Vérification des prérequis *** ## Évaluation à chaud **Quand ?** Juste après la fin de la session (quelques jours) **Pour qui ?** Les participant·es **Pourquoi ?** Recueillir le ressenti immédiat sur la formation : * Qualité du contenu et de la pédagogie * Qualité de l'animation du·de la formateur·rice * Atteinte des objectifs fixés * Recommandation (satisfait·e ou non) C'est l'évaluation la plus importante pour piloter la qualité de tes formations. > **Lien Qualiopi** : Ce questionnaire est essentiel pour répondre aux indicateurs de satisfaction à chaud (Critère 6). *** ## Évaluation à froid **Quand ?** 3 à 6 mois après la fin de la formation **Pour qui ?** Les participant·es **Pourquoi ?** Mesurer l'impact réel de la formation sur le terrain : * Les compétences acquises sont-elles utilisées au quotidien ? * Le participant·e a-t-il·elle atteint ses objectifs à long terme ? * Y a-t-il eu un impact concret sur son activité professionnelle ? > **Bon à savoir** : TousQuali peut envoyer cet email automatiquement à la date que tu auras configurée. > **Lien Qualiopi** : Ce questionnaire répond aux indicateurs d'évaluation des effets de la formation (Critère 6). *** ## Satisfaction participant·e **Quand ?** En fin de session **Pour qui ?** Les participant·es **Pourquoi ?** Questionnaire de satisfaction global permettant de calculer un **score de satisfaction moyen** sur l'ensemble de la session. Ce score peut être utilisé dans tes tableaux de bord qualité. *** ## Satisfaction client·e **Quand ?** En fin de session **Pour qui ?** Les entreprises clientes ou financeurs qui ont commandé la formation **Pourquoi ?** Recueillir l'avis du commanditaire (responsable RH, manager, etc.) sur la formation : * La formation a-t-elle répondu aux besoins de l'entreprise ? * Le·la prestataire (ton OF) a-t-il·elle été réactif·ve ? * Recommanderait-il·elle ton OF ? *** ## Satisfaction financeur·se **Quand ?** En fin de session **Pour qui ?** Les organismes financeurs (OPCO, France Travail, etc.) **Pourquoi ?** Répondre aux exigences des financeurs sur la qualité des formations qu'ils financent. *** ## Satisfaction formateur·rice **Quand ?** En fin de session **Pour qui ?** Les formateur·rices qui ont animé la session **Pourquoi ?** Recueillir le ressenti du·de la formateur·rice : * Conditions d'animation (matériel, salle, support) * Niveau et engagement du groupe * Suggestions d'amélioration du contenu *** ## Quels questionnaires sont envoyés automatiquement ? TousQuali peut générer et envoyer certains questionnaires **automatiquement** selon le calendrier de la session. Voici les automatisations disponibles : | Questionnaire | Déclencheur automatique | | --------------------------- | ----------------------------- | | Positionnement | Quelques jours avant le début | | Évaluation à chaud | Quelques jours après la fin | | Évaluation à froid | 3 mois après la fin | | Satisfaction formateur·rice | Après la fin de session | Les autres types sont générés **manuellement** depuis l'interface formateur ou OF. > **À savoir** : L'envoi automatique dépend de la configuration des emails de ton OF. Consulte la section [Emails automatiques](/emails/04-workflow-automatique) pour en savoir plus. # Créer et gérer les modèles ## Qu'est-ce qu'un modèle de questionnaire ? Un **modèle** est le squelette de ton questionnaire : il contient toutes les questions que tu veux poser. Quand TousQuali génère un questionnaire pour un·e participant·e, il utilise le modèle correspondant pour créer le formulaire. **Analogie** : le modèle est comme un formulaire vierge photocopié, et chaque questionnaire est une copie remplie par un·e participant·e différent·e. ## La hiérarchie des modèles TousQuali utilise une hiérarchie pour déterminer quel modèle utiliser : ``` 1. Modèle de la session (priorité maximale) ↓ si absent 2. Modèle de ton OF / formateur·rice ↓ si absent 3. Modèle par défaut de TousQuali ``` Cela signifie que : * Si tu n'as rien personnalisé → TousQuali utilise ses modèles par défaut * Si tu crées un modèle pour ton OF → il remplace le modèle par défaut * Si tu crées un modèle spécifique à une session → il remplace tout le reste pour cette session *** ## Accéder aux modèles ### Depuis l'interface formateur·rice 1. Connecte-toi à ton **espace formateur·rice** 2. Dans le menu, clique sur **Questionnaires** 3. Sélectionne l'onglet **Modèles** ### Depuis l'interface OF (administrateur) 1. Connecte-toi à ton **espace OF** 2. Dans le menu, clique sur **Questionnaires** 3. Sélectionne l'onglet **Modèles** *** ## Créer un nouveau modèle ### Étape 1 : Démarrer la création 1. Sur la page des modèles, clique sur **"Nouveau modèle"** 2. Donne un **nom** à ton modèle (ex: "Évaluation à chaud - Formation Excel") 3. Sélectionne le **type** de questionnaire correspondant (ex: "Évaluation à chaud") ### Étape 2 : Ajouter les questions L'éditeur de questions s'affiche. Tu peux ajouter autant de questions que tu le souhaites. Pour chaque question, clique sur **"Ajouter une question"** et choisis le type : * **Texte libre** : pour des réponses ouvertes * **Notation (score)** : pour une évaluation sur 5 (ou autre) * **Choix (QCM)** : pour des questions à choix multiples > Consulte la page [Les types de questions](/questionnaires/04-types-de-questions) pour le détail de chaque type. ### Étape 3 : Configurer chaque question Pour chaque question : * Rédige le **texte de la question** clairement * Choisis si la question est **obligatoire** ou optionnelle * Configure les options spécifiques selon le type ### Étape 4 : Publier le modèle Une fois tes questions saisies : 1. Vérifie l'ordre des questions (tu peux les réorganiser par glisser-déposer) 2. Clique sur **"Publier"** pour rendre le modèle actif > **Important** : Un modèle en brouillon (non publié) ne sera pas utilisé pour générer les questionnaires. *** ## Modifier un modèle existant 1. Sur la page des modèles, clique sur le modèle à modifier 2. Apporte tes modifications (ajouter/supprimer/modifier des questions) 3. Clique sur **"Sauvegarder"** ou **"Publier"** > **À noter** : Les modifications d'un modèle n'affectent pas les questionnaires déjà générés. Seuls les nouveaux questionnaires utiliseront le modèle mis à jour. *** ## Dupliquer un modèle La duplication est utile pour créer une variante d'un modèle existant sans partir de zéro. 1. Sur la page des modèles, clique sur le bouton **"Dupliquer"** à côté du modèle 2. Un nouveau modèle est créé avec le même contenu, nommé "Copie de \[nom du modèle]" 3. Modifie-le selon tes besoins 4. Renomme-le et publie-le *** ## Créer un modèle spécifique à une session Si une formation particulière nécessite des questions différentes, tu peux créer un modèle **dédié à une session** : 1. Va sur la fiche de ta **session** de formation 2. Dans la section **Questionnaires**, clique sur **"Personnaliser les questionnaires"** 3. Pour chaque type de questionnaire, tu peux définir un modèle spécifique à cette session Ce modèle s'appliquera uniquement aux participant·es de cette session. *** ## Prévisualiser un modèle Avant de publier, tu peux voir à quoi ressemblera le questionnaire pour les participant·es : 1. Sur la page du modèle, clique sur **"Prévisualiser"** 2. Tu vois le formulaire tel que les participant·es le verront 3. Tu peux naviguer entre les questions pour vérifier le rendu *** ## Bonnes pratiques pour créer un bon questionnaire ### ✅ Ce qu'on recommande * **Sois concis·e** : 5 à 10 questions maximum pour un bon taux de réponse * **Mets les questions obligatoires en priorité** : les questions clés doivent être remplies * **Utilise des questions de notation** pour faciliter l'analyse statistique * **Ajoute une question texte libre** à la fin pour les commentaires libres * **Teste** en cliquant sur "Prévisualiser" avant de publier ### ❌ Ce qu'on déconseille * Trop de questions → les participant·es abandonnent à mi-chemin * Questions vagues ou ambiguës → les réponses ne sont pas exploitables * Toutes les questions obligatoires → frustrant pour les participant·es *** ## FAQ - Modèles **Q : Puis-je modifier un modèle après l'avoir publié ?** R : Oui. Les modifications s'appliqueront uniquement aux futurs questionnaires générés, pas à ceux déjà envoyés. **Q : Puis-je avoir plusieurs modèles pour le même type de questionnaire ?** R : Oui, tu peux créer plusieurs modèles du même type. Seul le modèle associé à la session (ou le plus récent publié de ton OF) sera utilisé automatiquement. **Q : Combien de questions puis-je ajouter ?** R : Il n'y a pas de limite technique, mais nous recommandons de ne pas dépasser 15 questions pour un bon taux de complétion. **Q : Puis-je supprimer un modèle ?** R : Oui, les modèles non utilisés peuvent être supprimés. Attention : si un modèle est lié à des questionnaires existants, cela peut impacter leur affichage. # Les types de questions TousQuali propose **3 types de questions** pour construire tes questionnaires. Chaque type correspond à un besoin de collecte différent. *** ## 1. Texte libre ### Quand l'utiliser ? Le texte libre est idéal pour recueillir des **réponses qualitatives** : commentaires, suggestions, descriptions, etc. Le·la participant·e dispose d'un champ de saisie pour écrire sa réponse comme il·elle le souhaite. ### Exemples d'utilisation * "Quels sont tes principaux objectifs pour cette formation ?" * "Qu'as-tu apprécié le plus dans cette formation ?" * "As-tu des suggestions d'amélioration ?" * "Décris brièvement ton poste actuel" ### Configuration | Option | Description | | ------------------------ | ----------------------------------------------------------- | | **Texte de la question** | La question posée au·à la participant·e | | **Obligatoire** | Si coché, le·la participant·e doit obligatoirement répondre | ### Ce que tu verras dans les résultats Les réponses apparaissent telles qu'elles ont été saisies. Tu ne peux pas calculer de moyenne ou de score sur ce type de question, mais tu obtiens des retours précieux et qualitatifs. *** ## 2. Notation (score) ### Quand l'utiliser ? La notation est parfaite pour les **évaluations de satisfaction** ou de qualité. Le·la participant·e attribue une note en cliquant sur une valeur. ### Exemples d'utilisation * "Sur 5, comment évaluerais-tu la qualité du contenu ?" → Note de 1 à 5 * "Quel est ton niveau de satisfaction globale ?" → Note de 1 à 5 * "Le·la formateur·rice était-il·elle pédagogue ?" → Note de 1 à 5 ### Configuration | Option | Description | | ------------------------ | ----------------------------------- | | **Texte de la question** | La question posée | | **Note maximale** | Définit l'échelle (par défaut : 5) | | **Obligatoire** | Si coché, une note doit être saisie | > **Par défaut**, l'échelle est de **1 à 5** (comme des étoiles). Tu peux l'adapter selon tes besoins (ex: 1 à 10). ### Ce que tu verras dans les résultats TousQuali calcule automatiquement : * La **note de chaque participant·e** * Le **score de satisfaction moyen** de la session (moyenne de toutes les réponses) *** ## 3. Choix (QCM / Quiz) ### Quand l'utiliser ? Le type choix te permet de proposer **plusieurs options** au·à la participant·e. Il existe deux usages distincts : #### Sondage / questionnaire de satisfaction Le·la participant·e choisit une ou plusieurs réponses parmi tes propositions. Il n'y a pas de "bonne" réponse. Exemples : * "Quel support préfères-tu pour la formation ?" → Présentiel / Distanciel / Hybride * "Comment as-tu entendu parler de notre OF ?" → Bouche à oreille / Internet / Réseaux sociaux #### Quiz / évaluation des acquis Chaque choix peut être marqué comme **correct ou incorrect**. TousQuali calcule alors un **taux de réussite** automatiquement. Exemples : * "Quelle est la durée légale de la période d'essai pour un CDI ?" → 2 mois ✓ / 3 mois ✗ / 6 mois ✗ * "Quel article du Code du Travail traite des congés payés ?" → Art. L3141-1 ✓ / Art. L1237-1 ✗ ### Configuration | Option | Description | | ------------------------ | -------------------------------------------------- | | **Texte de la question** | La question posée | | **Liste des choix** | Ajoute autant d'options que nécessaire | | **Bonne réponse** | Coche la ou les réponses correctes (pour les quiz) | | **Obligatoire** | Si coché, un choix doit être sélectionné | ### Ajouter et organiser les choix 1. Clique sur **"Ajouter un choix"** pour créer une nouvelle option 2. Saisis le texte de l'option 3. Si c'est un quiz, coche **"Bonne réponse"** pour les options correctes 4. Répète pour chaque option ### Ce que tu verras dans les résultats * **Pour les sondages** : la réponse choisie par chaque participant·e * **Pour les quiz** : le taux de réussite calculé automatiquement (% de bonnes réponses) *** ## Récapitulatif | Type | Usage | Résultat calculé | | --------------- | -------------------------- | ----------------------------------- | | **Texte libre** | Commentaires, descriptions | Réponse brute à lire | | **Notation** | Satisfaction, qualité | Score de satisfaction moyen | | **Choix** | Sondage ou quiz | Réponse choisie ou taux de réussite | *** ## Conseils de composition ### Pour un questionnaire de satisfaction Combine les 3 types pour avoir une analyse complète : 1. 📊 **Questions de notation** (3-5 questions) pour mesurer la satisfaction sur des points précis 2. ✅ **Questions à choix** (1-2 questions) pour des informations catégorielles 3. 💬 **Question texte libre** (1 question) pour recueillir des commentaires libres Exemple : ``` 1. [Notation 1-5] Comment évalues-tu la qualité des supports de cours ? 2. [Notation 1-5] Comment évalues-tu les compétences pédagogiques du·de la formateur·rice ? 3. [Notation 1-5] Cette formation a-t-elle répondu à tes attentes ? 4. [Choix] Recommanderais-tu cette formation ? → Oui / Non / Peut-être 5. [Texte libre] As-tu des commentaires ou suggestions ? ``` ### Pour un quiz d'évaluation des acquis Utilise uniquement des **questions à choix** avec les bonnes réponses cochées. TousQuali calculera automatiquement le taux de réussite pour chaque participant·e. Exemple : ``` 1. [Choix - quiz] La certification Qualiopi est-elle obligatoire pour... ? → Tous les OF ✓ → Uniquement les OF de plus de 10 salariés ✗ → Uniquement pour les OPCO ✗ 2. [Choix - quiz] Quel est l'indicateur n°1 du référentiel Qualiopi ? → L'information du public ✓ → La satisfaction des apprenants ✗ → L'évaluation des acquis ✗ ``` # Gérer les questionnaires ## Questionnaires automatiques vs manuels TousQuali peut gérer les questionnaires de deux façons : ### Génération automatique TousQuali génère et envoie automatiquement certains questionnaires en fonction du calendrier de la session : * Questionnaire de positionnement → avant la formation * Évaluation à chaud → après la formation * Évaluation à froid → 3 mois après la formation **Tu n'as rien à faire** : TousQuali s'en charge selon la configuration des emails de ton OF. ### Génération manuelle Tu peux aussi créer un questionnaire manuellement pour un·e participant·e ou une session. C'est utile si : * Tu veux envoyer un questionnaire supplémentaire hors du circuit automatique * Tu veux relancer un questionnaire non répondu * Tu gères des cas particuliers *** ## Accéder à la liste des questionnaires ### Depuis l'interface formateur·rice 1. Menu → **Questionnaires** 2. Tu vois tous les questionnaires liés à tes sessions ### Depuis l'interface OF 1. Menu → **Questionnaires** 2. Tu vois l'ensemble des questionnaires de ton OF 3. Tu peux **filtrer** par session, type, statut ou participant·e *** ## Les statuts d'un questionnaire Un questionnaire passe par différents états : | Statut | Signification | | ------------- | ------------------------------------------------------- | | **Brouillon** | Questionnaire créé mais pas encore envoyé | | **Publié** | Questionnaire prêt, le·la participant·e peut y répondre | | **Répondu** | Le·la participant·e a soumis ses réponses | | **Archivé** | Questionnaire clôturé, conservé pour l'historique | *** ## Créer un questionnaire manuellement ### Pour un·e participant·e (depuis la fiche participant) 1. Va sur la fiche de ta **session** 2. Clique sur le·la **participant·e** concerné·e 3. Dans la section **Questionnaires**, clique sur **"Ajouter un questionnaire"** 4. Choisis le **type** de questionnaire 5. TousQuali génère le questionnaire en utilisant le modèle approprié ### Pour une session entière 1. Va sur la fiche de ta **session** 2. Dans la section **Questionnaires**, clique sur **"Générer pour tous"** 3. Choisis le type de questionnaire 4. TousQuali crée un questionnaire pour chaque participant·e inscrit·e *** ## Envoyer un questionnaire ### Envoi manuel (depuis la fiche du questionnaire) 1. Ouvre le questionnaire concerné 2. Clique sur **"Envoyer par email"** 3. Une fenêtre s'ouvre avec un **aperçu de l'email** qui sera envoyé (objet, contenu, destinataire) 4. Vérifie le contenu puis confirme l'envoi 5. TousQuali envoie un email au·à la destinataire avec un **lien personnalisé** Le lien est unique pour chaque questionnaire : le·la participant·e n'a pas besoin de créer de compte pour répondre. ### Envoi automatique Si les emails automatiques sont configurés, TousQuali envoie le questionnaire sans que tu aies besoin d'intervenir. Consulte la section [Emails automatiques](/emails/04-workflow-automatique) pour la configuration. *** ## Relancer un questionnaire non répondu Si un·e participant·e n'a pas encore répondu : 1. Ouvre le questionnaire (statut : **Publié**) 2. Clique sur **"Renvoyer l'email"** 3. Un nouvel email est envoyé avec le même lien > **Bon à savoir** : Le lien de réponse reste le même, il n'est pas nécessaire de créer un nouveau questionnaire. *** ## Comment les participant·es répondent Le·la participant·e reçoit un **email** contenant un bouton/lien vers son questionnaire. En cliquant sur ce lien, il·elle arrive sur une **page de formulaire** : * Pas besoin de créer un compte * Le lien est personnel et sécurisé * Il peut être ouvert depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone Il·elle remplit les questions et clique sur **"Envoyer mes réponses"**. Une fois envoyé, le questionnaire passe au statut **Répondu** et tu reçois une notification. *** ## Voir le détail d'un questionnaire 1. Depuis la liste des questionnaires, clique sur le questionnaire voulu 2. Tu accèdes à sa fiche complète avec : * Les informations du destinataire * Le statut actuel * L'historique des emails envoyés * Les réponses (si le questionnaire est répondu) *** ## Supprimer un questionnaire > **Attention** : La suppression est définitive. Les réponses enregistrées seront perdues. 1. Ouvre le questionnaire à supprimer 2. Clique sur **"Supprimer"** 3. Confirme la suppression *** ## FAQ - Gestion des questionnaires **Q : Que se passe-t-il si le·la participant·e perd son email ?** R : Tu peux renvoyer l'email depuis la fiche du questionnaire. Le lien reste valable. **Q : Un·e participant·e peut-il·elle modifier ses réponses après envoi ?** R : Non. Une fois le questionnaire soumis, les réponses sont enregistrées définitivement. **Q : Puis-je voir qui a répondu et qui n'a pas encore répondu ?** R : Oui. Depuis la liste des questionnaires, le statut indique si le questionnaire est "Répondu" ou "Publié" (= en attente de réponse). **Q : Les questionnaires sont-ils visibles par les autres OF ?** R : Non. Chaque OF ne voit que ses propres questionnaires. Les données sont strictement isolées. **Q : Un questionnaire peut-il être envoyé à plusieurs personnes à la fois ?** R : Chaque questionnaire est personnalisé pour un·e seul·e destinataire. Pour une session entière, TousQuali crée un questionnaire individuel pour chaque participant·e. # Consulter les réponses et résultats ## Où trouver les résultats ? ### Vue globale d'une session Pour consulter toutes les réponses d'un type de questionnaire pour une session : 1. Va sur la fiche de ta **session** 2. Dans la section **Questionnaires**, clique sur le type voulu (ex: "Évaluation à chaud") 3. Tu accèdes à un **tableau de synthèse** avec toutes les réponses de la session ### Vue individuelle d'un questionnaire Pour voir les réponses d'un·e participant·e en particulier : 1. Menu → **Questionnaires** 2. Recherche le questionnaire (par participant, session ou type) 3. Clique sur le questionnaire pour voir le détail complet *** ## Le tableau de synthèse des réponses Le tableau de synthèse te donne une vue d'ensemble des réponses pour une session et un type de questionnaire. ### Structure du tableau Chaque **ligne** correspond à un·e participant·e, et chaque **colonne** à une question. | Participant·e | Question 1 (score) | Question 2 (score) | Question 3 (texte) | | ------------- | ------------------ | ------------------ | ------------------------------ | | Marie Dupont | ⭐⭐⭐⭐ (4/5) | ⭐⭐⭐⭐⭐ (5/5) | "Formation très enrichissante" | | Jean Martin | ⭐⭐⭐ (3/5) | ⭐⭐⭐⭐ (4/5) | "Bonne ambiance de groupe" | | Sophie Leroy | ⭐⭐⭐⭐⭐ (5/5) | ⭐⭐⭐⭐⭐ (5/5) | "Parfait, je recommande" | ### Affichage selon le type de question * **Questions de notation** : la note choisie s'affiche (ex: 4/5) * **Questions à choix** : la réponse sélectionnée s'affiche * **Questions texte libre** : le texte saisi s'affiche intégralement * **Questions de quiz** : TousQuali indique si la réponse est **correcte ✓** ou **incorrecte ✗** *** ## Les scores calculés automatiquement TousQuali calcule deux indicateurs clés pour chaque questionnaire répondu : ### Score de satisfaction moyen Calculé pour les questionnaires contenant des **questions de notation**. ``` Score de satisfaction = Somme de toutes les notes ÷ Nombre de questions notées ``` **Exemple** : * Question 1 : note 4/5 * Question 2 : note 5/5 * Question 3 : note 3/5 * → Score de satisfaction = (4 + 5 + 3) ÷ 3 = **4,0 / 5** Ce score est visible sur la fiche du questionnaire et dans les tableaux de bord de la session. ### Taux de réussite (pour les quiz) Calculé pour les questionnaires contenant des **questions à choix avec bonnes réponses définies**. ``` Taux de réussite = Nombre de bonnes réponses ÷ Nombre total de questions × 100 ``` **Exemple** : * Quiz de 10 questions * 7 bonnes réponses * → Taux de réussite = **70 %** *** ## Tableau de bord de la session Depuis la fiche de ta session, tu peux avoir une vue agrégée des résultats : * **Score de satisfaction moyen** de la session (tous participant·es confondus) * **Taux de réponse** (combien de participant·es ont répondu vs envoyé) * **Taux de réussite moyen** pour les quiz Ces indicateurs alimentent ton **tableau de bord qualité** et peuvent être utilisés dans ton dossier Qualiopi. *** ## Lire les résultats d'un quiz Quand tu consultes les résultats d'un questionnaire de type quiz : * Les **bonnes réponses** sont indiquées avec ✓ (vert) * Les **mauvaises réponses** sont indiquées avec ✗ (rouge) * Le **taux de réussite** est calculé et affiché en haut de la fiche Cela te permet d'identifier rapidement : * Les participant·es qui ont besoin d'un accompagnement supplémentaire * Les questions où beaucoup de participant·es ont échoué (peut indiquer un point à retravailler) *** ## Interpréter les scores de satisfaction ### Grille de lecture | Score | Interprétation | Action recommandée | | --------- | -------------- | -------------------------------------------- | | 4,5 - 5,0 | Excellent | Maintenir le niveau | | 4,0 - 4,5 | Très bien | Identifier les points d'amélioration mineurs | | 3,0 - 4,0 | Bien | Analyser les questions les moins bien notées | | 2,0 - 3,0 | Moyen | Revoir le contenu ou la pédagogie | | < 2,0 | Insuffisant | Action corrective urgente | ### Que faire avec les commentaires libres ? Les réponses texte libre sont précieuses mais ne peuvent pas être agrégées automatiquement. Quelques conseils pour les exploiter : * **Lis toutes les réponses** régulièrement, pas seulement après un "mauvais" score * **Note les récurrences** : si plusieurs participant·es mentionnent la même chose, c'est un signal fort * **Classe les retours** en catégories : contenu, pédagogie, logistique, rythme… * **Partage les retours positifs** avec ton·ta formateur·rice pour valoriser son travail *** ## Exporter les résultats > **Fonctionnalité à venir** : L'export des résultats en format CSV ou PDF est en cours de développement. En attendant, tu peux copier les données manuellement depuis les tableaux. *** ## FAQ - Résultats **Q : Les scores apparaissent-ils dans mon bilan Qualiopi ?** R : Oui. Les scores de satisfaction et les taux de réussite des quiz alimentent les indicateurs Qualiopi de ton OF. Consulte la section [Conformité Qualiopi](/formations/01-introduction) pour en savoir plus. **Q : Puis-je voir les résultats d'une session passée ?** R : Oui. Les résultats sont conservés indéfiniment dans TousQuali. Tu peux consulter les réponses de n'importe quelle session passée. **Q : Le score de satisfaction est-il public ?** R : Non. Les scores ne sont visibles que par les administrateur·rices de ton OF et les formateur·rices concerné·es. Les participant·es ne voient pas leurs propres notes agrégées. **Q : Que faire si un·e participant·e a fait une erreur dans ses réponses ?** R : Les réponses ne peuvent pas être modifiées après soumission. Si une correction est nécessaire, contacte le support TousQuali. **Q : Comment calculer la satisfaction globale de mon OF sur plusieurs sessions ?** R : Le tableau de bord global de ton OF agrège les scores de satisfaction de toutes les sessions. Tu y accèdes depuis l'accueil de ton interface OF. # Introduction ## À quoi servent les documents ? TousQuali centralise la gestion de tous les documents administratifs liés à tes formations : contrats, conventions, attestations, certificats, convocations et bien d'autres. L'objectif est simple : **tout gérer depuis un seul endroit**, sans jongler entre Word, email et dossiers papier. Concrètement, les documents te permettent de : * **Générer automatiquement** des contrats et conventions à partir de modèles pré-remplis * **Envoyer les documents** aux participant·es directement par email * **Suivre qui a reçu quoi** grâce à l'historique des envois * **Stocker et archiver** tous tes documents dans TousQuali * **Répondre aux exigences Qualiopi** (documents obligatoires par type de formation) ## Deux façons d'ajouter un document ### 1. Génération à partir d'un modèle TousQuali peut **générer automatiquement** un document en PDF à partir d'un modèle préconfiguré. Les informations du·de la participant·e, de la session et de ton OF sont insérées automatiquement. C'est la méthode recommandée pour les documents récurrents (contrats, conventions, attestations…). ### 2. Upload d'un fichier existant Tu peux aussi **téléverser un document déjà existant** (PDF, DOCX…) que tu as préparé par ailleurs. C'est utile pour les documents spécifiques ou déjà rédigés. ## La hiérarchie des modèles Comme pour les questionnaires, TousQuali utilise une hiérarchie pour choisir le modèle à utiliser : ``` 1. Modèle de la session (priorité maximale) ↓ si absent 2. Modèle de ton OF ↓ si absent 3. Modèle par défaut de TousQuali ``` Cela signifie que tu peux personnaliser tes documents à deux niveaux : * **Au niveau de ton OF** : pour toutes tes formations * **Au niveau d'une session** : pour une formation particulière ## Qui peut faire quoi ? | Action | Formateur·rice | Admin OF | | ----------------------------- | ----------------- | -------- | | Consulter les documents | ✓ (ses documents) | ✓ (tous) | | Générer un document | ✓ | ✓ | | Uploader un fichier | ✓ | ✓ | | Créer/modifier un modèle | ✓ | ✓ | | Envoyer un document par email | ✓ | ✓ | | Signer un document | — | ✓ | | Supprimer un document | — | ✓ | ## Ce que voit le·la participant·e Les participant·es reçoivent leurs documents **par email** avec un lien de téléchargement. Depuis leur espace personnel, ils·elles peuvent : * Consulter et télécharger leurs documents * Uploader des documents demandés par ton OF (CV, attestations, pièces justificatives…) *** **Pages suivantes :** * [Les types de documents](/documents/02-types-de-documents) * [Créer et gérer les modèles](/documents/03-modeles-documents) * [Générer, signer et envoyer](/documents/04-gestion-documents) * [L'espace document du·de la participant·e](/documents/05-espace-apprenants) * [Les variables disponibles dans les modèles](/documents/06-variables-shortcodes) # Les types de documents TousQuali gère **plusieurs types de documents**, organisés selon leur contexte d'utilisation. Voici le détail de chaque type, à quoi il sert et dans quelles situations le générer. *** ## Documents liés aux participant·es Ce sont les documents les plus fréquents, générés pour chaque inscription à une formation. ### Contrat de formation **Contexte** : Formations inter-entreprises (participant·e individuel·le) Le contrat de formation est le document signé entre l'OF et le·la participant·e. Il précise les modalités de la formation : programme, durée, tarif, conditions d'annulation. > **Obligation légale** : Le contrat de formation est obligatoire pour toute formation payante destinée à un·e particulier·ière (articles L.6353-3 et suivants du Code du Travail). *** ### Convention de formation **Contexte** : Formations inter-entreprises (participant·e envoyé·e par son entreprise) La convention de formation est signée entre l'OF et l'entreprise employeuse du·de la participant·e. Elle remplace le contrat de formation quand c'est l'employeur qui finance. > **Lien Qualiopi** : Document requis pour la traçabilité des formations en développement des compétences. *** ### Convocation **Contexte** : Toutes les formations La convocation est envoyée au·à la participant·e avant la formation pour confirmer les dates, le lieu et les modalités pratiques. > **Bon à savoir** : Envoyer la convocation dans TousQuali met automatiquement à jour le statut du·de la participant·e. *** ### Attestation de formation **Contexte** : Toutes les formations, après la fin de session L'attestation de formation prouve que le·la participant·e a suivi la formation. Elle mentionne les dates, la durée, le thème et les objectifs atteints. > **Lien Qualiopi** : Document obligatoire pour justifier la réalisation de la formation (Critère 7). *** ### Certificat de réalisation **Contexte** : Formations avec évaluation, en fin de session Le certificat de réalisation atteste que le·la participant·e a suivi **et réussi** la formation. Il peut mentionner la note ou le résultat obtenu. > **Différence avec l'attestation** : L'attestation prouve la présence, le certificat prouve la réussite. *** ### Livret d'accueil **Contexte** : À envoyer avant ou en début de formation Le livret d'accueil présente l'OF, son règlement intérieur, les modalités d'accessibilité et les informations pratiques pour bien démarrer la formation. > **Lien Qualiopi** : Document requis pour l'information préalable des participant·es (Critère 1). *** ## Documents liés aux sessions ### Convention de formation intra-entreprise **Contexte** : Formations intra-entreprises (toute la session pour une seule entreprise) Quand une entreprise commande une session dédiée pour ses salarié·es, la convention est signée au niveau de la session (et non par participant·e). > **Automatisme** : La signature de cette convention fait passer automatiquement toutes les inscriptions au statut "validé". *** ### Ordre de mission (contrat de sous-traitance) **Contexte** : Sessions animées par un·e formateur·rice sous-traitant·e L'ordre de mission est le contrat entre l'OF et le·la formateur·rice external·e qui anime la session. Il précise les dates, la mission et la rémunération. *** ## Documents liés aux formateur·rices Ces documents concernent le profil des formateur·rices et peuvent être demandés pour vérifier leurs qualifications. | Document | Description | | ----------------------------- | ------------------------------------------------------------- | | **CV à jour** | Curriculum vitae du·de la formateur·rice | | **Diplôme** | Justificatif de qualification ou diplôme | | **Casier judiciaire** | Extrait de casier judiciaire (obligatoire selon les secteurs) | | **Extrait Kbis** | Pour les formateur·rices auto-entrepreneur·ses ou en société | | **Contrat de sous-traitance** | Contrat cadre avec le·la formateur·rice | > **Lien Qualiopi** : Ces documents justifient les compétences des intervenant·es (Critère 3). *** ## Documents liés aux lieux de formation | Document | Description | | ------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------- | | **Certificat d'accessibilité** | Atteste que le lieu est accessible aux personnes en situation de handicap | | **Registre d'accessibilité** | Registre de mise en conformité accessibilité du lieu | > **Lien Qualiopi** : Ces documents répondent aux indicateurs d'accessibilité (Critère 2). *** ## Autres documents | Document | Description | | --------------------------------- | --------------------------------------------------------- | | **Conditions Générales de Vente** | CGV de ton OF | | **Facture** | Document de facturation pour les prestations de formation | *** ## Récapitulatif : quels documents pour quelle formation ? ### Formation inter-entreprises (participant·e individuel·le) | Document | Obligatoire | Quand ? | | ------------------------- | --------------- | ------------------ | | Contrat de formation | ✅ | À l'inscription | | Convocation | ✅ | Avant la formation | | Livret d'accueil | Recommandé | Avant la formation | | Attestation de formation | ✅ | Après la formation | | Certificat de réalisation | Selon formation | Après la formation | ### Formation inter-entreprises (participant·e envoyé·e par son entreprise) | Document | Obligatoire | Quand ? | | ------------------------ | ----------- | ------------------ | | Convention de formation | ✅ | À l'inscription | | Convocation | ✅ | Avant la formation | | Livret d'accueil | Recommandé | Avant la formation | | Attestation de formation | ✅ | Après la formation | ### Formation intra-entreprise | Document | Obligatoire | Quand ? | | ------------------------------------ | ----------------- | ------------------ | | Convention intra-entreprise | ✅ | Avant la formation | | Convocation | ✅ | Avant la formation | | Ordre de mission (formateur externe) | Si sous-traitance | Avant la formation | | Attestation de formation | ✅ | Après la formation | # Créer et gérer les modèles ## Qu'est-ce qu'un modèle de document ? Un **modèle** est le gabarit de ton document : il contient la mise en page, le texte fixe (ton logo, tes coordonnées, les clauses contractuelles…) et des **variables dynamiques** qui seront remplacées automatiquement par les vraies informations au moment de la génération. **Exemple concret** : ton modèle de contrat de formation contient `{{entry_name}}` à la place du nom du·de la participant·e. Quand TousQuali génère le contrat pour Marie Dupont, il remplace automatiquement `{{entry_name}}` par "Marie Dupont". > Consulte la page [Les variables disponibles](/documents/06-variables-shortcodes) pour la liste complète des variables utilisables. ## La hiérarchie des modèles TousQuali cherche le modèle à utiliser dans cet ordre : ``` 1. Modèle personnalisé pour la session (priorité maximale) ↓ si absent 2. Modèle personnalisé de ton OF ↓ si absent 3. Modèle par défaut de TousQuali ``` Si tu n'as pas créé de modèle pour un type de document, TousQuali utilisera son modèle par défaut. Tu peux le personnaliser à tout moment. *** ## Accéder aux modèles ### Depuis l'interface formateur·rice 1. Connecte-toi à ton **espace formateur·rice** 2. Menu → **Documents** 3. Onglet **Modèles** ### Depuis l'interface OF (administrateur) 1. Connecte-toi à ton **espace OF** 2. Menu → **Documents** 3. Onglet **Modèles** *** ## Créer un nouveau modèle ### Étape 1 : Démarrer la création 1. Sur la page des modèles, clique sur **"Nouveau modèle"** 2. Renseigne les informations de base : * **Nom** : un nom clair pour retrouver ton modèle (ex: "Contrat de formation 2025") * **Type** : le type de document (contrat, convention, attestation…) * **Orientation** : Portrait ou Paysage ### Étape 2 : Rédiger le contenu L'éditeur de contenu s'affiche. C'est un éditeur de texte enrichi où tu peux : * Rédiger ton document avec du **texte formaté** (gras, italique, titres…) * Insérer des **variables dynamiques** (`{{entry_name}}`, `{{session_started_at}}`…) * Ajouter ton **logo** et personnaliser la mise en page * Créer des **tableaux** pour les clauses contractuelles ### Étape 3 : Insérer les variables Pour insérer une variable : 1. Place le curseur à l'endroit souhaité dans le texte 2. Tape directement la variable entre doubles accolades : `{{nom_de_la_variable}}` 3. Ou utilise le menu d'aide pour sélectionner la variable depuis une liste Exemple de contenu : ``` Entre {{company_name}}, organisme de formation déclaré sous le numéro {{company_nda_number}}, et {{entry_name}}, Il est convenu ce qui suit : Article 1 – Objet La présente convention a pour objet la formation intitulée "{{session_training}}" organisée du {{session_started_at}} au {{session_ended_at}}. Article 2 – Durée La formation se déroule sur {{session_nb_days}} jours, soit {{session_nb_hours}} heures de formation. ``` ### Étape 4 : Publier le modèle 1. Vérifie ton contenu avec le bouton **"Prévisualiser"** 2. Clique sur **"Publier"** pour activer le modèle > **Important** : Seuls les modèles **publiés** sont utilisés pour la génération de documents. *** ## Modifier un modèle existant 1. Sur la page des modèles, clique sur le modèle à modifier 2. Apporte tes modifications dans l'éditeur 3. Clique sur **"Sauvegarder"** ou **"Publier"** > **À noter** : Les modifications n'affectent pas les documents déjà générés. Seuls les nouveaux documents utiliseront la version mise à jour. *** ## Créer un modèle spécifique à une session Pour une formation particulière qui nécessite un document différent : 1. Va sur la fiche de ta **session** 2. Dans la section **Documents**, clique sur **"Personnaliser les modèles"** 3. Tu peux définir un modèle spécifique pour chaque type de document de cette session Ce modèle ne s'applique qu'à cette session, sans impacter les autres formations. *** ## Prévisualiser un modèle Avant de publier, tu peux voir à quoi ressemblera le document généré : 1. Sur la page du modèle, clique sur **"Prévisualiser"** 2. Le document est affiché avec des données fictives à la place des variables 3. Vérifie la mise en page, les sauts de page, les marges *** ## Bonnes pratiques ### ✅ Ce qu'on recommande * **Commence depuis le modèle par défaut** de TousQuali et adapte-le à ton identité visuelle * **Utilise des variables** plutôt que de saisir les informations manuellement : tu gagnes du temps et évites les erreurs * **Teste ton modèle** en générant un vrai document sur une participation de test avant de l'utiliser en production * **Nomme clairement** tes modèles pour les retrouver facilement (ex: "Convention inter-entreprises 2025") ### ❌ Ce qu'on déconseille * Saisir manuellement des informations qui peuvent être insérées via des variables * Oublier de publier ton modèle (il ne sera pas utilisé si en statut "brouillon") * Modifier un modèle actif sans vérifier les nouvelles générations *** ## FAQ - Modèles de documents **Q : Puis-je avoir plusieurs modèles pour le même type de document ?** R : Oui, tu peux créer plusieurs modèles du même type (ex: deux modèles de conventions différents). TousQuali utilisera le modèle le plus approprié selon la hiérarchie (session > OF > défaut). **Q : Puis-je reprendre le modèle par défaut de TousQuali pour le personnaliser ?** R : Oui. Depuis la liste des modèles, tu peux voir et dupliquer les modèles par défaut de TousQuali pour les adapter à ton OF. **Q : Les modèles sont-ils partagés entre formateur·rices ?** R : Les modèles créés au niveau de l'OF sont accessibles à tous les formateur·rices de l'OF. Les modèles créés par un·e formateur·rice individuel·le ne sont visibles que par lui·elle. **Q : Puis-je supprimer un modèle par défaut de TousQuali ?** R : Non. Les modèles système de TousQuali ne peuvent pas être supprimés. Tu peux seulement créer tes propres modèles qui les remplaceront dans la hiérarchie. # Générer, signer et envoyer ## Générer un document ### Depuis la fiche d'un·e participant·e C'est la méthode la plus courante pour générer un contrat, une convocation ou une attestation pour une inscription précise. 1. Va sur la fiche de ta **session** 2. Clique sur le·la **participant·e** concerné·e 3. Dans la section **Documents**, clique sur **"Générer un document"** 4. Choisis le **type** de document (contrat de formation, convocation, attestation…) 5. TousQuali génère le PDF automatiquement à partir du modèle approprié Le document apparaît dans la liste avec le statut **Brouillon**. ### Depuis la fiche d'une session Pour générer un document qui concerne la session entière (ordre de mission, convention intra) : 1. Va sur la fiche de ta **session** 2. Dans la section **Documents**, clique sur **"Générer un document"** 3. Choisis le type adapté (ex: "Convention intra-entreprise", "Ordre de mission") 4. TousQuali génère le document ### Upload d'un fichier existant Si tu as déjà préparé ton document en dehors de TousQuali : 1. Va sur la fiche du·de la participant·e ou de la session 2. Section **Documents** → **"Uploader un document"** 3. Sélectionne ton fichier (PDF recommandé) 4. Choisis le type de document 5. Le fichier est ajouté à la liste des documents *** ## Les statuts d'un document Un document passe par différents états au fil de son cycle de vie : | Statut | Signification | Que faire ? | | -------------- | --------------------------------- | ------------------------------- | | **Brouillon** | Document généré mais non finalisé | Vérifier, corriger si besoin | | **En attente** | Soumis pour validation interne | Attendre la validation | | **Publié** | Document validé et prêt | Envoyer au·à la destinataire | | **Signé** | Document signé et validé | Archiver ou conserver | | **Refusé** | Document rejeté | Corriger et soumettre à nouveau | | **Archivé** | Document clôturé | Consultation uniquement | *** ## Vérifier un document avant envoi Avant d'envoyer un document, prends le temps de le vérifier : 1. Clique sur le document dans la liste 2. Clique sur **"Prévisualiser"** ou **"Télécharger"** pour voir le PDF généré 3. Vérifie que toutes les informations sont correctes (nom, dates, tarifs…) Si une information est incorrecte, corrige-la sur la fiche du·de la participant·e ou de la session, puis **régénère le document**. *** ## Publier un document Un document doit être **publié** pour pouvoir être envoyé. 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Publier"** 3. Le statut passe de **Brouillon** à **Publié** > **Bon à savoir** : Dès qu'un document de session est publié, il est automatiquement visible dans l'espace personnel des personnes concernées (participant·e, formateur·rice, entreprise responsable), sans que tu aies besoin de l'envoyer manuellement. *** ## Envoyer un document par email Une fois le document publié, tu peux l'envoyer au·à la destinataire : 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Envoyer par email"** 3. Une fenêtre s'ouvre avec un **aperçu de l'email** qui sera envoyé (objet, contenu, destinataire) 4. Vérifie le contenu puis confirme l'envoi 5. TousQuali envoie un email avec un lien de téléchargement sécurisé Le·la destinataire reçoit un email lui permettant de consulter et télécharger le document depuis son espace personnel, **sans avoir besoin de créer un compte**. ### Suivi des envois TousQuali conserve l'historique de tous les emails envoyés pour chaque document. Sur la fiche du document, tu peux voir : * La date et l'heure de chaque envoi * Le destinataire ### Renvoyer un document Si le·la destinataire n'a pas reçu l'email ou l'a perdu : 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Renvoyer par email"** *** ## Signer un document La signature permet de valider officiellement un document (par exemple, après avoir obtenu la signature physique ou numérique). 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Marquer comme signé"** 3. Le statut passe à **Signé** > **Automatisme** : Quand tu signes une **convention intra-entreprise**, TousQuali valide automatiquement toutes les inscriptions associées à la session. *** ## Gérer la liste des documents ### Depuis l'interface OF 1. Menu → **Documents** 2. Tu accèdes à la liste complète de tous les documents de ton OF 3. Tu peux **filtrer** par type, statut, session ou participant·e 4. La **recherche** te permet de retrouver rapidement un document par nom ### Depuis la fiche d'un·e participant·e Tous les documents liés à une inscription sont visibles directement sur la fiche du·de la participant·e, sans avoir à parcourir la liste globale. *** ## Archiver et supprimer ### Archiver un document L'archivage clôture un document tout en le conservant dans l'historique. 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Archiver"** Les documents archivés restent consultables mais ne peuvent plus être modifiés ni envoyés. ### Supprimer un document > **Attention** : La suppression est **définitive**. Le fichier sera effacé. 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Supprimer"** 3. Confirme la suppression *** ## FAQ - Gestion des documents **Q : Que faire si le document généré contient une erreur (mauvaise date, mauvais nom) ?** R : Corrige l'information à la source (fiche participant·e ou fiche session), puis supprime le document incorrect et génère-en un nouveau. **Q : Puis-je modifier le contenu d'un document déjà généré ?** R : Non. Un document généré est un PDF figé. Pour le corriger, tu dois modifier le modèle (ou la donnée source) et régénérer le document. **Q : Le·la participant·e peut-il·elle signer le document en ligne ?** R : La signature en ligne est une fonctionnalité en cours de développement. Pour l'instant, la signature se fait de façon physique (impression + signature + scan) et tu peux ensuite marquer le document comme "signé" dans TousQuali. **Q : Combien de temps les documents sont-ils conservés ?** R : Les documents sont conservés indéfiniment dans TousQuali, même après l'archivage de la session. **Q : Puis-je générer plusieurs documents du même type pour un·e participant·e ?** R : Oui. Tu peux générer plusieurs documents du même type (par exemple, si tu as besoin d'une version corrigée). Pense à archiver ou supprimer les versions obsolètes pour ne pas créer de confusion. # L'espace document du·de la participant·e Les documents de session publiés sont accessibles depuis trois espaces distincts : l'espace apprenant·e, l'espace formateur·rice et l'espace entreprise responsable. *** ## Ce que voient les participant·es Chaque participant·e dispose d'un **espace personnel sécurisé** accessible via un lien unique reçu par email. Depuis cet espace, il·elle peut consulter et télécharger tous les documents qui lui ont été transmis, ainsi que les documents de session publiés. **Pas de création de compte nécessaire** : le lien d'accès est personnel et sécurisé. Il suffit de cliquer pour accéder à ses documents. *** ## Recevoir un document ### Côté participant·e Quand tu lui envoies un document depuis TousQuali, le·la participant·e reçoit un **email automatique** contenant : * Le nom du document * Le nom de ta formation et les dates * Un bouton **"Accéder à mon document"** pour le télécharger En cliquant sur le bouton, il·elle arrive sur son espace personnel où le document est disponible en PDF. ### Côté OF / formateur·rice Tu peux suivre les envois depuis la fiche du document : la date et l'heure de chaque email envoyé sont enregistrées. *** ## Télécharger un document Depuis son espace personnel, le·la participant·e peut : 1. Voir la liste de tous ses documents reçus 2. Cliquer sur un document pour le **prévisualiser** 3. Cliquer sur **"Télécharger"** pour enregistrer le PDF sur son appareil *** ## Uploader un document à la demande Tu peux demander à un·e participant·e de te faire parvenir un document (CV, attestation, pièce justificative, etc.). Il·elle peut le déposer directement depuis son espace. ### Comment ça marche ? **Côté OF / formateur·rice** : 1. Sur la fiche du·de la participant·e, clique sur **"Demander un document"** 2. Précise le type de document attendu 3. Le·la participant·e reçoit une notification par email **Côté participant·e** : 1. Il·elle reçoit un email lui indiquant qu'un document est attendu 2. Il·elle se connecte à son espace via le lien 3. Il·elle clique sur **"Déposer le document"** 4. Il·elle sélectionne son fichier et valide **Côté OF / formateur·rice** : * Le document déposé apparaît dans la fiche du·de la participant·e * Tu peux le consulter et le télécharger directement *** ## Sécurité et confidentialité * Chaque participant·e n'accède qu'à **ses propres documents** : il n'y a aucun risque de confusion entre les documents de différentes personnes * Le lien d'accès est **unique et personnel** : il ne peut pas être deviné * Les documents ne sont **pas partagés** entre différents organismes de formation *** ## FAQ - Espace participant·e **Q : Que faire si le·la participant·e dit ne pas avoir reçu l'email ?** R : Vérifie que l'email enregistré dans TousQuali est correct, puis utilise le bouton "Renvoyer par email" sur la fiche du document. Suggère-lui également de vérifier ses spams. **Q : Le lien d'accès expire-t-il ?** R : Non, le lien est permanent. Il reste valable tant que la participation existe dans TousQuali. **Q : Le·la participant·e peut-il·elle modifier les documents qu'il·elle a reçus ?** R : Non. Les documents transmis sont en lecture seule (téléchargement uniquement). Seul ton OF peut modifier ou régénérer un document. **Q : Que se passe-t-il si le·la participant·e perd le lien d'accès ?** R : Tu peux renvoyer l'email avec le lien depuis la fiche du·de la participant·e dans TousQuali. # Les variables disponibles Les **variables** sont des balises que tu insères dans tes modèles de documents. Au moment de la génération, TousQuali les remplace automatiquement par les vraies informations. **Format** : toutes les variables s'écrivent entre crochets : `[nom_de_la_variable]` *** ## Variables disponibles Les variables utilisables dans les modèles de documents sont les mêmes que celles disponibles dans les modèles d'emails : participant·e, session, OF, formateur·rice, client·e. → **Consulte la liste complète dans la section** [**Gestion des modèles d'emails**](/emails/03-templates-emails#variables-disponibles) *** ## Variables spécifiques aux documents En plus des variables communes, les modèles de documents disposent de variables supplémentaires liées au document lui-même : | Variable | Contenu | | ------------------------- | ------------------------------- | | `[document_name]` | Nom du document | | `[document_published_at]` | Date de publication du document | | `[document_version]` | Numéro de version | ## Codes courts (liens) Les codes courts génèrent des **liens cliquables** vers les espaces personnels. Ils sont disponibles dans les modèles de documents et d'emails. | Code court | Contenu | | ------------------------ | --------------------------------------------------- | | `[entry_link]` | Lien vers l'espace personnel du·de la participant·e | | `[session_teacher_link]` | Lien vers l'espace formateur·rice de la session | *** ## Exemple d'utilisation ``` CONTRAT DE FORMATION PROFESSIONNELLE Entre : [company_name], enregistré sous le numéro [company_nda_number], SIRET : [company_company_id_number], représenté par [company_administrator], Et : [entry_name], demeurant [entry_address], Article 1 – Objet Formation : [session_training] Du [session_started_at] au [session_ended_at] Durée : [session_nb_hours] heures ([session_nb_days] jours) Lieu : [session_place_name] Article 2 – Prix Montant : [entry_price_ht] € HT ``` *** ## Conseils * **Variable vide** : si une variable ne trouve pas de valeur (ex : téléphone non renseigné), elle s'affiche vide dans le document. Vérifie que les fiches participant·e et session sont bien complètes avant de générer. * **Tester** : utilise le bouton "Prévisualiser" pour vérifier que tes variables sont bien remplacées avant de publier le modèle. * **Pastilles visuelles** : dans l'éditeur, les variables s'affichent sous forme de badges colorés pour les distinguer du texte normal. Elles ne peuvent pas être modifiées accidentellement — tu peux uniquement les supprimer et en insérer une nouvelle. # Introduction TousQuali s'adapte à ton organisme de formation. Tu peux le personnaliser à deux niveaux : ## Ton identité visuelle Ajoute le **logo de ton OF** pour qu'il apparaisse dans tes documents générés et tes emails. → [Identité visuelle](/personnalisation/02-identite-visuelle) ## Tes modèles Personnalise les contenus que TousQuali envoie ou génère à ta place : emails automatiques, documents PDF, questionnaires. Chaque modèle peut être adapté à l'image et aux besoins de ton OF, voire à une session spécifique. → [Personnaliser les modèles](/personnalisation/03-modeles) # Identité visuelle ## Logo de ton OF Ton logo s'affiche dans les **documents PDF générés** (contrats, attestations, convocations…) et dans les **emails** envoyés à tes participant·es. ### Ajouter ou modifier le logo 1. Connecte-toi à ton **espace OF** 2. Menu → **Paramètres** → **Mon organisme de formation** 3. Dans la section **Logo**, clique sur la zone d'upload 4. Sélectionne ton fichier image (PNG ou JPG recommandé) 5. Clique sur **Enregistrer** Le logo est pris en compte immédiatement pour tous les nouveaux documents et emails générés. > **Format recommandé** : PNG avec fond transparent, dimensions minimales de 300 × 100 px pour un rendu net sur les documents imprimés. > **À noter** : Si aucun logo n'est renseigné, TousQuali utilise un logo par défaut à la place. # Personnaliser les modèles TousQuali propose des modèles par défaut pour tes emails, documents et questionnaires. Tu peux les remplacer par tes propres versions, adaptées à ton OF ou à une session particulière. ## Modèles d'emails Personnalise les emails automatiques envoyés à tes participant·es (convocations, évaluations, rappels…). → [Gestion des modèles d'emails](/emails/03-templates-emails) ## Modèles de documents Crée tes propres gabarits de contrats, conventions, attestations et certificats, avec ton logo et tes clauses. → [Créer et gérer les modèles de documents](/documents/03-modeles-documents) ## Modèles de questionnaires Personnalise les questions posées à tes participant·es à chaque étape du parcours de formation. → [Créer et gérer les modèles de questionnaires](/questionnaires/03-modeles-questionnaires) *** ## Comment fonctionne la hiérarchie des modèles ? Pour chaque type de contenu, TousQuali cherche le modèle à utiliser dans cet ordre : ``` 1. Modèle personnalisé pour la session ↓ si absent 2. Modèle personnalisé de ton OF ↓ si absent 3. Modèle par défaut de TousQuali ``` Cela te permet de définir une base commune pour tout ton OF, et d'affiner session par session si besoin. # Introduction ## Vue d'ensemble TousQuali te permet de connecter ton organisme de formation à tes autres outils grâce à son **API** et ses intégrations avec des plateformes d'automatisation. * 🔗 Connecte TousQuali à tes outils existants (CRM, tableur, site web...) * 🤖 Automatise des tâches répétitives avec Zapier * 📊 Récupère tes données (formations, sessions, inscriptions) en temps réel * 🔒 Accès sécurisé par clé API personnelle ## C'est quoi une API ? Une **API** (Interface de Programmation), c'est un pont entre TousQuali et tes autres outils. Concrètement, ça permet à un logiciel externe de **lire tes données** TousQuali de manière automatique et sécurisée. > 💡 **Pas besoin d'être développeur·euse !** Grâce aux plateformes comme Zapier, tu peux créer des automatisations sans écrire une seule ligne de code. ## Cas d'usage concrets ### 📋 Synchronisation avec ton CRM Récupère automatiquement la liste de tes inscrit·es pour l'ajouter dans ton CRM (HubSpot, Notion, Google Sheets...). ### 📊 Tableaux de bord personnalisés Crée des rapports sur mesure en récupérant tes données de sessions et de formations dans Google Sheets ou Excel. ### 🌐 Affichage sur ton site web Affiche automatiquement ton catalogue de formations ou tes prochaines sessions sur ton site internet. ### 📬 Notifications personnalisées Envoie des alertes sur Slack ou par email quand une nouvelle inscription arrive. ### 🔄 Synchronisation comptable Synchronise tes données de facturation avec ton logiciel de comptabilité. ## Ce dont tu as besoin Pour commencer à utiliser les intégrations TousQuali : 1. **Un compte TousQuali actif** avec un abonnement en cours 2. **Ta clé API** (générée depuis les paramètres de ton compte) 3. **Un outil d'automatisation** (Zapier...) ou un·e développeur·euse pour une intégration sur mesure ## Données disponibles L'API te donne accès en **lecture** aux données suivantes : | Donnée | Description | | ------------------ | ----------------------------------------------------- | | **Formations** | Catalogue de tes formations (nom, statut...) | | **Sessions** | Tes sessions planifiées (dates, format, lieu...) | | **Inscriptions** | Les inscrit·es à tes sessions (nom, email, statut...) | | **Lieux** | Tes lieux de formation | | **Clients** | Les entreprises clientes de tes sessions | | **Formateur·ices** | Les intervenant·es assigné·es à tes sessions | > ⚠️ **Lecture seule** : L'API permet uniquement de **consulter** tes données. Il n'est pas possible de créer ou modifier des données via l'API. ## Questions fréquentes **Q : Faut-il des compétences techniques pour utiliser les intégrations ?** R : Non ! Avec Zapier, tu peux créer des automatisations en quelques clics, sans aucune compétence technique. Si tu souhaites une intégration plus poussée, un·e développeur·euse pourra utiliser l'API directement. **Q : L'accès à l'API est-il inclus dans mon abonnement ?** R : Oui, l'API est accessible avec ton abonnement TousQuali, sans surcoût. **Q : Mes données sont-elles sécurisées ?** R : Absolument. L'accès à l'API nécessite une **clé API personnelle** qui n'expose que les données de **ton** organisme. Aucun accès aux données d'autres organismes n'est possible. **Q : Puis-je créer ou modifier des données via l'API ?** R : Non, l'API est en lecture seule pour le moment. Tu peux consulter tes formations, sessions et inscriptions, mais pas les créer ou les modifier. # Générer ta clé API ## Vue d'ensemble Ta **clé API** est ton identifiant personnel pour connecter TousQuali à tes autres outils. C'est comme un mot de passe spécial réservé aux intégrations. * 🔑 Une clé unique par organisme * 🔒 Accès limité à tes données uniquement * 🔄 Régénérable à tout moment si besoin *** ## Étape 1 : Accède aux paramètres d'intégrations 1. Connecte-toi à TousQuali 2. Va dans **Paramètres** (menu de gauche) 3. Clique sur **Intégrations** Tu arrives sur la page dédiée aux intégrations de ton organisme. *** ## Étape 2 : Génère ta clé API Si c'est la première fois : 1. Clique sur le bouton **"Générer ma clé API"** 2. Ta clé s'affiche à l'écran > ⚠️ **Important** : Copie ta clé et conserve-la dans un endroit sûr. Elle ne sera plus affichée en entier par la suite pour des raisons de sécurité. *** ## Étape 3 : Utilise ta clé Pour connecter TousQuali à un outil externe, tu auras besoin de : | Information | Valeur | | ------------------------------ | --------------------------------- | | **URL de l'API** | `https://app.tousquali.fr/api/v1` | | **Clé API** | La clé que tu viens de générer | | **En-tête d'authentification** | `X-API-KEY` | Concrètement, chaque requête vers l'API doit inclure ta clé dans l'en-tête `X-API-KEY`. > 💡 **Sur Zapier**, tu n'as pas besoin de te soucier des détails techniques. Il suffit de coller ta clé API dans le champ prévu lors de la configuration de la connexion. *** ## Régénérer ta clé API Si tu penses que ta clé a été compromise ou si tu souhaites simplement en créer une nouvelle : 1. Va dans **Paramètres** > **Intégrations** 2. Clique sur **"Régénérer ma clé API"** 3. Confirme l'action > ⚠️ **Attention** : Régénérer ta clé **désactive immédiatement l'ancienne**. Toutes tes intégrations existantes cesseront de fonctionner tant que tu n'auras pas mis à jour la nouvelle clé dans chaque outil connecté. *** ## Vérifier ta connexion Tu peux tester que ta clé fonctionne en accédant à l'endpoint de vérification : ``` GET https://app.tousquali.fr/api/v1/me ``` Si ta clé est valide, tu recevras les informations de ton organisme (nom, abonnement, administrateur·ice). *** ## Bonnes pratiques de sécurité * 🔒 **Ne partage jamais ta clé API** publiquement (forums, emails non sécurisés, réseaux sociaux) * 🔄 **Régénère ta clé** si tu penses qu'elle a été exposée * 👥 **Limite l'accès** : seul·e l'administrateur·ice du compte peut générer ou régénérer la clé * 📋 **Note où tu l'utilises** : garde une trace des outils dans lesquels tu as configuré ta clé, pour pouvoir les mettre à jour si nécessaire ## Questions fréquentes **Q : Ma clé API a-t-elle une date d'expiration ?** R : Non, ta clé reste valide indéfiniment, sauf si tu la régénères manuellement. **Q : Puis-je avoir plusieurs clés API ?** R : Non, chaque organisme dispose d'une seule clé API active à la fois. Si tu régénères ta clé, l'ancienne est automatiquement désactivée. **Q : Que se passe-t-il si quelqu'un utilise ma clé ?** R : Cette personne pourrait **consulter** les données de ton organisme (formations, sessions, inscriptions). Elle ne pourrait pas les modifier. Si tu suspectes un usage non autorisé, régénère immédiatement ta clé. **Q : Où trouver la documentation technique complète de l'API ?** R : La documentation interactive (Swagger) est accessible à l'adresse `https://app.tousquali.fr/api/v1/docs`. Elle liste tous les endpoints, paramètres et formats de réponse. # Données disponibles ## Vue d'ensemble L'API TousQuali te donne accès à **6 types de données** en lecture. Cette page détaille les informations que tu peux récupérer pour chaque ressource. * 📚 Formations et sessions * 👥 Inscriptions et formateur·ices * 🏢 Lieux et clients * 🔍 Filtres et tri pour affiner tes recherches *** ## Formations **Endpoint** : `/api/v1/trainings` Les formations représentent ton catalogue de formations. ### Informations disponibles * Nom de la formation * Statut (active, archivée...) * Date de création ### Filtres disponibles | Filtre | Description | Exemple | | -------- | --------------------------- | ---------------- | | `name` | Recherche par nom (partiel) | `?name=gestion` | | `status` | Filtrer par statut (exact) | `?status=active` | ### Tri Tu peux trier les résultats par : `id`, `name`, `created_at` *** ## Sessions **Endpoint** : `/api/v1/sessions` Les sessions représentent les occurrences planifiées de tes formations. ### Informations disponibles * Nom de la session * Dates de début et de fin * Format (présentiel, distanciel, mixte) * Visibilité * Statut * Formation associée ### Filtres disponibles | Filtre | Description | Exemple | | ------------------- | ------------------------ | ------------------------------- | | `name` | Recherche par nom | `?name=mars` | | `status` | Filtrer par statut | `?status=confirmed` | | `format` | Filtrer par format | `?format=presentiel` | | `visibility` | Filtrer par visibilité | `?visibility=public` | | `training.id` | Sessions d'une formation | `?training.id=42` | | `started_at[after]` | Sessions après une date | `?started_at[after]=2026-01-01` | | `ended_at[before]` | Sessions avant une date | `?ended_at[before]=2026-12-31` | ### Tri Tu peux trier par : `id`, `started_at`, `ended_at`, `created_at` *** ## Inscriptions **Endpoint** : `/api/v1/entries` Les inscriptions représentent les participant·es inscrit·es à tes sessions. ### Informations disponibles * Prénom et nom du·de la participant·e * Adresse email * Statut de l'inscription * Date de validation * Session associée ### Filtres disponibles | Filtre | Description | Exemple | | ------------ | -------------------------- | ------------------------- | | `firstname` | Recherche par prénom | `?firstname=Marie` | | `lastname` | Recherche par nom | `?lastname=Dupont` | | `email` | Recherche par email | `?email=marie@exemple.fr` | | `status` | Filtrer par statut | `?status=validated` | | `session.id` | Inscriptions d'une session | `?session.id=15` | ### Tri Tu peux trier par : `id`, `firstname`, `lastname`, `created_at`, `validated_at` *** ## Lieux **Endpoint** : `/api/v1/places` Les lieux représentent tes sites de formation. ### Informations disponibles * Nom du lieu * Ville ### Filtres disponibles | Filtre | Description | Exemple | | ------ | ----------------------------- | -------------- | | `name` | Recherche par nom (partiel) | `?name=centre` | | `city` | Recherche par ville (partiel) | `?city=Paris` | ### Tri Tu peux trier par : `id`, `name`, `city` *** ## Clients **Endpoint** : `/api/v1/session_customers` Les clients représentent les entreprises ou personnes qui financent les inscriptions à tes sessions. ### Informations disponibles * Prénom et nom du contact * Adresse email * Nom de l'entreprise * Session associée ### Filtres disponibles | Filtre | Description | Exemple | | -------------- | ------------------------ | --------------------------- | | `firstname` | Recherche par prénom | `?firstname=Jean` | | `lastname` | Recherche par nom | `?lastname=Martin` | | `email` | Recherche par email | `?email=jean@entreprise.fr` | | `company_name` | Recherche par entreprise | `?company_name=Acme` | | `session.id` | Clients d'une session | `?session.id=15` | ### Tri Tu peux trier par : `id`, `firstname`, `lastname`, `created_at` *** ## Formateur·ices **Endpoint** : `/api/v1/session_teachers` Les formateur·ices représentent les intervenant·es assigné·es à tes sessions. ### Informations disponibles * Prénom et nom du·de la formateur·ice * Adresse email * Session associée ### Filtres disponibles | Filtre | Description | Exemple | | ------------ | ---------------------------- | ---------------------------- | | `firstname` | Recherche par prénom | `?firstname=Sophie` | | `lastname` | Recherche par nom | `?lastname=Bernard` | | `email` | Recherche par email | `?email=sophie@formation.fr` | | `session.id` | Formateur·ices d'une session | `?session.id=15` | ### Tri Tu peux trier par : `id`, `firstname`, `lastname`, `created_at` *** ## Pagination Toutes les listes de résultats sont **paginées** : | Paramètre | Description | Valeur par défaut | | -------------- | ---------------------------- | ------------------ | | `page` | Numéro de la page | `1` | | `itemsPerPage` | Nombre de résultats par page | `30` (max : `100`) | **Exemple** : Pour afficher la 2e page avec 50 résultats : ``` /api/v1/sessions?page=2&itemsPerPage=50 ``` *** ## Documentation technique complète Pour les développeur·euses, la documentation interactive Swagger est accessible à : 👉 **`https://app.tousquali.fr/api/v1/docs`** Elle permet de : * Voir tous les endpoints en détail * Tester les requêtes directement depuis le navigateur * Consulter les formats de réponse (JSON) ## Questions fréquentes **Q : Puis-je récupérer toutes les données d'un coup ?** R : Les résultats sont paginés (30 par page par défaut, 100 maximum). Tu dois parcourir les pages pour récupérer l'ensemble des données. **Q : Les données sont-elles en temps réel ?** R : Oui, l'API renvoie toujours les données les plus récentes de ton compte TousQuali. **Q : Comment combiner plusieurs filtres ?** R : Tu peux combiner les filtres en les ajoutant les uns à la suite des autres dans l'URL. Par exemple : `?status=active&name=gestion` pour les formations actives contenant "gestion". # Intégration Zapier ## Vue d'ensemble **Zapier** est une plateforme d'automatisation qui te permet de connecter TousQuali à des milliers d'autres outils **sans écrire de code**. TousQuali dispose d'une application officielle dans le catalogue Zapier. * 🔗 Connecte TousQuali à +7 000 applications (Google Sheets, Slack, HubSpot, Notion, Mailchimp...) * 🤖 Crée des automatisations (appelées "Zaps") en quelques clics * ⏰ Exécution automatique en continu * 🆓 Plan gratuit disponible pour commencer ## Prérequis Avant de commencer, assure-toi d'avoir : * ✅ Un compte TousQuali avec un abonnement actif * ✅ Ta **clé API** TousQuali (voir [Générer ta clé API](/integrations/02-cle-api)) * ✅ Un compte Zapier (gratuit sur [zapier.com](https://zapier.com)) *** ## Étape 1 : Crée un nouveau Zap 1. Connecte-toi à **Zapier** 2. Clique sur **"Create"** puis **"Zaps"** 3. Dans le champ de recherche d'application, tape **"TousQuali"** 4. Sélectionne l'application **TousQuali** *** ## Étape 2 : Configure la connexion Lors de la première utilisation, Zapier te demande de connecter ton compte TousQuali : 1. Clique sur **"Sign in"** à côté de TousQuali 2. Colle ta **clé API** dans le champ prévu 3. Clique sur **"Yes, Continue"** Zapier vérifie automatiquement que ta clé est valide. > 💡 **Astuce** : Tu n'as besoin de configurer la connexion qu'une seule fois. Elle sera réutilisée pour tous tes Zaps. *** ## Étape 3 : Choisis une action L'application TousQuali propose les actions suivantes : ### Actions disponibles | Action | Description | | ----------------------------- | -------------------------------------- | | **Lister les formations** | Récupère la liste de tes formations | | **Obtenir une formation** | Récupère les détails d'une formation | | **Lister les sessions** | Récupère la liste de tes sessions | | **Obtenir une session** | Récupère les détails d'une session | | **Lister les inscriptions** | Récupère les inscrit·es à tes sessions | | **Obtenir une inscription** | Récupère les détails d'une inscription | | **Lister les lieux** | Récupère tes lieux de formation | | **Obtenir un lieu** | Récupère les détails d'un lieu | | **Lister les clients** | Récupère les clients de tes sessions | | **Lister les formateur·ices** | Récupère les formateur·ices assigné·es | Chaque action propose des **filtres** pour affiner tes recherches (par nom, statut, dates, etc.). *** ## Exemples de Zaps ### 📊 Synchroniser tes inscriptions dans Google Sheets **Zap** : Récupère régulièrement les inscriptions et ajoute-les dans un tableur. 1. **Trigger** : Schedule (toutes les heures) 2. **Action 1** : TousQuali → Lister les inscriptions 3. **Action 2** : Google Sheets → Ajouter une ligne ### 📬 Notification Slack pour les nouvelles inscriptions **Zap** : Reçois un message Slack quand de nouvelles inscriptions arrivent. 1. **Trigger** : Schedule (toutes les 15 minutes) 2. **Action 1** : TousQuali → Lister les inscriptions (filtre par date récente) 3. **Action 2** : Slack → Envoyer un message dans un canal ### 📋 Export hebdomadaire des sessions **Zap** : Chaque lundi, exporte les sessions de la semaine. 1. **Trigger** : Schedule (chaque lundi à 8h) 2. **Action 1** : TousQuali → Lister les sessions (filtre par dates) 3. **Action 2** : Google Sheets → Mettre à jour une feuille ### 🔄 Synchronisation avec ton CRM **Zap** : Synchronise les données de tes inscrit·es avec HubSpot ou Notion. 1. **Trigger** : Schedule (toutes les heures) 2. **Action 1** : TousQuali → Lister les inscriptions 3. **Action 2** : HubSpot/Notion → Créer ou mettre à jour un contact *** ## Bonnes pratiques * 🧪 **Teste d'abord** : Utilise le bouton "Test" à chaque étape pour vérifier que tout fonctionne * 🔍 **Utilise les filtres** : Filtre tes requêtes pour ne récupérer que les données pertinentes * ⏰ **Choisis le bon intervalle** : Un intervalle de 15 minutes à 1 heure est suffisant dans la plupart des cas * 📊 **Surveille tes Zaps** : Vérifie régulièrement l'historique dans le "Zap History" pour détecter les erreurs ## Questions fréquentes **Q : Zapier est-il gratuit ?** R : Zapier propose un plan gratuit avec 100 tâches par mois. Des plans payants sont disponibles pour plus de volume. **Q : Quelle est la différence entre un Trigger et une Action ?** R : Un **Trigger** est l'événement qui déclenche ton Zap (ex : toutes les heures). Une **Action** est ce qui se passe ensuite (ex : récupérer des données TousQuali, ajouter une ligne dans Google Sheets). **Q : Mes Zaps s'arrêtent si je régénère ma clé API ?** R : Oui. Si tu régénères ta clé, tu devras mettre à jour la connexion dans Zapier avec la nouvelle clé. **Q : Combien de requêtes puis-je faire par jour ?** R : L'API n'impose pas de limite stricte, mais nous te recommandons de rester raisonnable (quelques centaines de requêtes par jour maximum) pour garantir la qualité du service pour tou·tes. # Changelog Cette page te permet de suivre les évolutions de TousQuali. Tu y retrouveras les nouvelles fonctionnalités, les améliorations et les corrections apportées à la plateforme. *** ## Juillet 2026 ### 🐛 Corrections * **Liens dans les emails formateur·rice et entreprise** : Correction d'un problème qui rendait invalides les liens « Voir la session » (espace formateur·rice) et « Mon espace entreprise » dans certains emails. Les liens pointent désormais vers la bonne adresse complète. * **Heures décalées sur les émargements et les emails** : Correction d'un décalage horaire (1 à 2 heures selon la saison) qui affectait l'heure enregistrée sur les émargements ainsi que l'heure d'envoi des emails. Les horaires sont désormais alignés sur l'heure française. * **Documents bloqués en « Génération en cours… »** : Correction d'un problème qui laissait certains documents (attestations, certificats, conventions, contrats, pièces uploadées…) affichés en « Génération en cours… » indéfiniment, alors que le fichier était bien disponible. Tous les documents concernés ont été rétablis automatiquement, et le problème ne peut plus se reproduire lors de la création, la régénération ou le dépôt d'un document. * **Suppression d'un document non généré** : Correction d'une erreur qui empêchait de supprimer un document dont le fichier n'avait pas encore été généré (par exemple une convocation restée en « Génération en cours… »). La suppression fonctionne désormais dans tous les cas. * **Lien « À compléter » du CV formateur·rice (Qualiopi)** : Dans l'onglet Qualiopi d'une session, le lien « À compléter » du CV du·de la formateur·rice menait vers une page introuvable. Il redirige désormais vers la bonne page. * **Commentaire d'adaptation de session** : Le commentaire d'adaptation saisi est maintenant conservé même lorsque tu enregistres la session en brouillon (et non plus seulement à la publication), et il n'est plus enregistré en double. * **Date d'envoi des questionnaires** : La date d'envoi réapparaît sur les cartes de questionnaire, y compris pour les questionnaires de début/fin de session et de satisfaction. *** ## Juin 2026 ### 🚀 Nouveautés * **Alerte rebond d'email** : Quand un email envoyé depuis TousQuali ne parvient pas à son destinataire (adresse inexistante, boîte pleine...), tu reçois automatiquement une notification par email. Elle t'indique qui était le destinataire, quel email a rebondi, et te donne un lien direct pour consulter le détail et décider de la suite. * **Envoi d'email groupé depuis l'espace formateur·rice** : Les formateur·rices autonomes peuvent maintenant sélectionner plusieurs apprenant·es depuis leur espace et leur envoyer un email groupé en une seule action. Comme dans l'espace OF, il est possible de choisir un modèle existant ou de rédiger un message personnalisé. ### 🐛 Corrections * **Questionnaires de début et fin de session** : Correction d'une erreur technique qui pouvait empêcher l'envoi correct des questionnaires générés automatiquement en début et fin de session dans certaines configurations. * **Questionnaires de session (formateur·rices)** : Correction de plusieurs erreurs lors de l'affichage et de la sélection des modèles de questionnaires dans l'espace formateur·rice. *** ## Mai 2026 ### 🐛 Corrections * **Questionnaires envoyés en double** : Les questionnaires de début et de fin de session ne sont plus envoyés en double lorsqu'un apprenant·e reçoit plusieurs relances ou que la commande d'envoi est rejouée. * **Questionnaires à froid — lien dans l'email** : Correction d'une erreur qui pouvait générer des questionnaires à froid avec un lien invalide dans l'email envoyé aux participant·es. * **Documents bloqués** : Correction d'un problème qui laissait certains documents en attente de génération indéfiniment. Les documents concernés ont été régénérés automatiquement. * **Accès aux documents (upload)** : Correction d'une erreur qui bloquait l'affichage de la liste des participant·es lors du dépôt manuel d'un document sur certaines sessions. *** ## Avril 2026 ### 🚀 Nouveautés * **Import CSV d'apprenant·es** : Tu peux maintenant importer des participant·es depuis un fichier CSV directement dans une session, ou dans plusieurs sessions en une seule opération (import multi-sessions). TousQuali vérifie chaque ligne avant l'import : les doublons et les erreurs sont clairement identifiés dans une prévisualisation. Des templates CSV téléchargeables sont disponibles pour t'aider à préparer ton fichier. * **Envoi d'email groupé aux apprenant·es** : Depuis la liste des apprenant·es d'une session, tu peux maintenant sélectionner plusieurs participant·es et leur envoyer un email personnalisé en une seule action. Tu peux choisir un modèle d'email existant pour pré-remplir l'objet et le contenu, ou rédiger ton message de zéro. * **Documents accessibles aux participant·es, formateur·rices et client·es** : Les documents de session que tu publies sont maintenant visibles directement depuis l'espace apprenant·e, l'espace formateur·rice et l'espace entreprise responsable. Plus besoin de les envoyer manuellement ! * **Invitation des formateur·rices avec création de mot de passe** : À l'ajout d'un·e formateur·rice, un email est envoyé avec un lien pour qu'iel crée son mot de passe directement. Plus besoin de communiquer un mot de passe provisoire. * **Espace entreprise responsable enrichi** : La page de l'espace entreprise affiche maintenant les documents de session (contrat, convention...) et un récapitulatif du statut de la session. ### ✨ Améliorations * **Soumission de session** : Si le formulaire de soumission est incomplet, une alerte apparaît en haut de la page. De plus, le champ "Adaptations" est pré-rempli avec la dernière valeur renseignée. * **Nouveau code court `[session_teacher_link]`** : Un nouveau code court est disponible dans tes modèles de documents et d'emails pour inclure automatiquement le lien vers l'espace formateur·rice. * **Sessions intra** : La raison sociale et le SIRET de l'entreprise cliente sont maintenant obligatoires à la création d'une session intra. ### 🐛 Corrections * **Questionnaires formateur·rices** : Correction d'une erreur qui bloquait l'affichage du formulaire de modèle de questionnaire pour certain·es formateur·rices. * **Renvoi du lien de mot de passe (formateur·rices)** : Il est maintenant toujours possible de renvoyer le lien de création de mot de passe à un·e formateur·rice, même si iel en avait déjà reçu un. * **Création d'un lieu** : Correction d'une erreur qui bloquait la création d'un lieu lorsque l'adresse contenait des caractères spéciaux. * **Qualiopi — onglet d'une session** : Le lien "Compléter" dans l'onglet Qualiopi redirige maintenant correctement vers l'espace OF. * **Améliorations continues** : Le bouton et le titre affichent maintenant "Nouvelle amélioration" au lieu de "Nouvelle réclamation". * **Duplication d'un modèle de questionnaire** : La duplication pré-remplit maintenant le formulaire avec les données du nouveau modèle (et non de l'original). * **Questionnaires de session (formateur·rices)** : Correction de plusieurs erreurs lors de la création et de l'assignation de questionnaires de satisfaction. *** ## Mars 2026 ### 🚀 Nouveautés * **Prévisualisation avant envoi manuel** : Quand tu envoies manuellement un document ou un questionnaire, une fenêtre s'ouvre avec un aperçu de l'email qui sera envoyé. Tu peux vérifier le contenu et l'objet avant de confirmer — plus de mauvaises surprises ! * **Conditions sur les modèles d'emails** : Tu peux maintenant ajouter des conditions sur tes modèles d'emails automatiques pour contrôler précisément quand ils doivent être envoyés. Par exemple : envoyer un email uniquement si la session est en format Intra-entreprise, ou uniquement si l'inscription est en statut "Validé". Un badge apparaît sur les modèles qui ont des conditions actives. * **Centre d'aide** : Un centre d'aide est maintenant accessible depuis chaque interface (OF, formateur·rice, apprenant·e). Tu y trouveras des liens vers la documentation complète, le chat support et un formulaire de contact pour signaler un problème à ton organisme de formation. * **Détection des apprenant·es existant·es** : Lors de l'ajout d'une participation, si l'adresse email est déjà connue dans la plateforme, TousQuali te propose automatiquement de réutiliser le profil existant. Fini les doublons ! * **Validation en masse des participations** : Tu peux maintenant valider plusieurs participations "en cours" en une seule action depuis la liste des participant·es d'une session. ### ✨ Améliorations * **Filtrer les questionnaires par formation** : Depuis la liste des questionnaires, un nouveau filtre te permet de sélectionner une formation pour voir uniquement les questionnaires des sessions associées. * **Listes et filtres plus fluides** : La navigation dans les listes (formations, sessions, participant·es, documents, questionnaires, modèles) est maintenant plus réactive avec une animation de chargement pendant la saisie. * **Variables mises en valeur dans l'éditeur** : Dans l'éditeur de modèles d'emails et de documents, les variables apparaissent maintenant sous forme de pastilles visuelles (ex: « Nom de la formation »). Elles sont facilement identifiables et ne peuvent plus être modifiées accidentellement. * **Interface OF repensée** : La barre de navigation latérale de l'espace OF a été redessinée — fond transparent, meilleur contraste, et l'élément actif est mis en évidence avec une pastille bleue pour une navigation plus intuitive. * **Filtrer les modèles d'emails par type** : Un nouveau filtre "type" est disponible dans la liste des modèles d'emails pour retrouver rapidement tes modèles selon leur contexte (session, inscription, document...). * **Déclencheurs automatiques** : Le nombre de jours est maintenant obligatoire lors de la configuration d'un déclencheur de type "Programmé", pour éviter les erreurs de configuration. * **Wording "Avant / Après" dans les emails** : Le champ qui indiquait la direction d'un email automatique (avant ou après un événement) est maintenant libellé "Avant / Après" pour plus de clarté. ### 🐛 Corrections * **Améliorations continues** : Le lien vers la session depuis l'onglet "Améliorations" est maintenant cliquable * **Envoi de questionnaire** : Un message s'affiche clairement si aucun destinataire n'est trouvé pour un type de questionnaire donné * **Modèles d'emails** : Les liens dans les modèles d'emails ne sont plus corrompus après modification dans l'éditeur * **Questionnaires de satisfaction (formateur·rices)** : Correction d'une erreur technique qui empêchait les formateur·rices de personnaliser leurs questionnaires * **Lien vers la documentation** : Le lien "Documentation" depuis le tableau de bord pointe désormais vers le bon site * **Questionnaire de satisfaction client·e (sessions Intra)** : Le questionnaire de satisfaction destiné à l'entreprise cliente est maintenant bien généré et envoyé automatiquement à la fin d'une session Intra. * **Génération de documents** : Correction d'une erreur technique qui pouvait bloquer le suivi du statut de génération de certains documents. *** ## Février 2026 ### 🚀 Nouveautés * **Veille réglementaire** : Un nouveau widget sur ton tableau de bord t'affiche les dernières actualités du secteur de la formation professionnelle. Tu peux aussi accéder à une page complète avec filtres par type (obligation, bonne pratique, actualité) et par urgence. Et si une actu nécessite une action de ta part, tu peux l'ajouter directement à tes améliorations en un clic ! * **API et intégrations** : TousQuali propose maintenant une API pour connecter tes outils favoris (Make.com, Zapier...). Tu peux synchroniser automatiquement tes sessions, inscriptions et lieux de formation avec tes autres logiciels. * **Module Amélioration Continue amélioré** : Les catégories d'améliorations ont été clarifiées : "Veille" pour la veille réglementaire, "Réclamation" pour les réclamations et abandons, avec des versions numérotées pour suivre l'évolution de chaque amélioration. * **Export SCORM 1.2** : Tu peux maintenant exporter tes formations au format SCORM 1.2 pour les partager avec d'autres plateformes LMS (Learning Management System). Un bouton de téléchargement est disponible sur la fiche de chaque formation. Le fichier ZIP généré contient toutes les métadonnées de ta formation (titre, description, programme) au format standardisé. ### ✨ Améliorations * **Emails d'accompagnement pour démarrer** : Une séquence d'emails automatiques t'accompagne maintenant dans tes premiers pas sur TousQuali, avec des conseils pratiques pour bien configurer ton espace et créer tes premières formations. ### 🐛 Corrections * **Clonage de questionnaires** : Correction d'un problème technique lors de la copie de questionnaires de satisfaction entre organismes * **Modèles de documents** : Correction d'un problème d'affichage des modèles de documents qui pouvait afficher le mauvais modèle dans certains cas * **Codes courts dans les documents (sessions intra)** : Tous les codes courts liés à l'entreprise cliente (`[entry_company_name]`, `[customer_name]`, `[customer_email]`, etc.) s'affichent maintenant correctement dans les documents générés pour les sessions intra-entreprise. *** ## Janvier 2026 ### 🐛 Corrections * **Émargement formateur** : Les formateur·rices peuvent maintenant signer correctement leur présence depuis leur espace personnel * **Programme PDF de la session** : Le bouton "Programme de la formation" dans ton espace apprenant·e affiche maintenant le programme avec les vraies dates de ta session (ex: 15/01/2026) au lieu des journées génériques (Journée 1, Journée 2...) * **Signature d'émargement** : Correction d'une erreur "Jeton CSRF invalide" qui pouvait apparaître lors de la signature de l'émargement sur certains navigateurs ou configurations réseau * **Tarification des inscriptions** : Le prix affiché pour les inscriptions utilise maintenant correctement le tarif de la session au lieu du tarif catalogue de la formation * **Calcul du prix/jour** : Le calcul du prix journalier distingue maintenant correctement les sessions Intra (prix global divisé par le nombre de jours) et Inter (prix par apprenant·e) * **Suppression de sessions** : Tu peux maintenant supprimer une session même si des emails y sont attachés, sans erreur technique *** ## Décembre 2025 ### 🚀 Nouveautés * **Indicateur de conformité Qualiopi sur les sessions** : Une pastille colorée t'indique en un coup d'œil le niveau de conformité Qualiopi de chaque session (🟢 conforme, 🟡 à améliorer, 🔴 non-conformités majeures) * **Page détail Qualiopi par session** : Un nouvel onglet "Qualiopi" dans chaque session te permet de voir tous les indicateurs, les preuves validées ou manquantes, et des liens directs pour compléter ce qui manque * **Widget "Premiers pas"** : Un guide interactif t'accompagne dans la prise en main de TousQuali avec 3 étapes simples : créer une formation, planifier une session, et ajouter un·e apprenant·e * **Suivi des emails en temps réel** : Tu reçois maintenant les notifications de livraison et de rebond de tes emails en temps réel grâce aux webhooks Scaleway ### ✨ Améliorations * **Nouveau code court `[entry_phone]`** : Tu peux maintenant afficher le numéro de téléphone de l'apprenant·e dans tes convocations et documents en utilisant le code court `[entry_phone]` * **Réponses aux emails simplifiées** : Quand un·e participant·e répond à un email automatique, la réponse arrive directement sur ton adresse email (celle de ton domaine personnalisé ou, à défaut, celle de ton compte administrateur) * **Statuts d'emails améliorés** : Les statuts sont maintenant plus clairs avec des badges colorés et des actions contextuelles (renvoyer, annuler) ### 🐛 Corrections * **Ordres de mission formateurs** : Les codes courts (type et montant de rémunération) s'affichent maintenant correctement dans les ordres de mission des formateurs·rices externes * **Configuration DNS DKIM** : Le préfixe DKIM affiché lors de la configuration de ton domaine personnalisé est maintenant correct (avec l'identifiant unique de ton domaine) * **Questionnaire de satisfaction client Intra** : Les entreprises clientes de tes sessions Intra peuvent maintenant recevoir et répondre à un questionnaire de satisfaction depuis leur espace entreprise *** ## Novembre 2025 ### 🚀 Nouveautés * **Système d'abonnement et période d'essai** : Tu peux maintenant tester TousQuali gratuitement avant de t'engager * **Emails automatiques pour documents et questionnaires** : Les emails partent automatiquement quand tu envoies un document ou un questionnaire à tes participant·es * **Suivi des destinataires** : Tu vois maintenant qui a reçu chaque email directement dans l'historique ### ✨ Améliorations * **Parcours d'inscription simplifié** : Messages plus clairs et étapes plus fluides pour créer ton compte * **Prévisualisation des emails** : Interface plus simple pour voir à quoi ressemblent tes emails avant envoi * **Templates d'emails optimisés** : Moins de doublons, plus de clarté ### 🐛 Corrections * Les erreurs dans les formulaires s'affichent maintenant correctement * Les raccourcis (nom, date, etc.) fonctionnent dans tous les types d'emails * L'email de création de session part bien au bon moment *** ## Comment lire ce changelog ? | Icône | Signification | | ------------------- | ------------------------------------------------- | | 🚀 **Nouveautés** | Nouvelles fonctionnalités ajoutées à TousQuali | | ✨ **Améliorations** | Fonctionnalités existantes rendues plus pratiques | | 🐛 **Corrections** | Problèmes résolus | *** > 💡 **Astuce** : Tu peux consulter cette page régulièrement pour découvrir les dernières évolutions de TousQuali et profiter de toutes les nouvelles fonctionnalités !