L'envoi automatique des emails

Vue d'ensemble

Le système d'emails automatise complètement le parcours de communication avec tes participant·es, de l'inscription jusqu'aux évaluations post-formation.

Cette automatisation garantit :

• ✅ Zéro oubli : Les emails sont envoyés automatiquement

• ✅ Conformité Qualiopi : Tous les emails obligatoires sont couverts

• ✅ Gain de temps : Plus besoin d'envoyer manuellement

• ✅ Traçabilité : Historique complet de tous les envois

Déclencheurs d'emails

Le système utilise deux types de déclencheurs :

1. Déclencheurs d'événements

Emails envoyés immédiatement lors d'un événement :

Événement	Email déclenché	Délai
entry.created	Nouvelle inscription	Immédiat
entry.validated	Inscription validée	Immédiat
entry.refused	Inscription refusée	Immédiat
session.created	Nouvelle session (OF)	Immédiat
session.started	Session démarrée	Immédiat
session.ended	Session terminée	Immédiat
document.generated	Document à signer	Immédiat
results.published	Résultats publiés	Immédiat

2. Déclencheurs planifiés

Emails programmés à une date/heure précise :

Email	Référence temporelle	Délai	Direction
Convocation	session.started_at	7 jours	Avant
Évaluation à froid	session.ended_at	90 jours	Après
Rappel questionnaire	email.sent_at	3 jours	Après
Checklist formateur	session.started_at	1 jour	Avant

Exemples concrets de planification

Exemple 1 : Convocation (J-7)

Session commence le : 15 janvier 2025 à 9h00
Email envoyé le     : 8 janvier 2025 à 9h00
Modèle              : "Convocation formation"
Destinataire        : [email protected]

Exemple 2 : Évaluation à froid (J+90)

Session terminée le : 20 janvier 2025
Email envoyé le     : 20 avril 2025 (90 jours après)
Modèle              : "Évaluation à froid"
Destinataire        : [email protected]

Exemple 3 : Rappel questionnaire (si non-réponse)

Email initial       : 20 janvier 2025 (questionnaire satisfaction)
Pas de réponse      : Détecté après 3 jours
Email de rappel     : 23 janvier 2025
Modèle              : "Rappel questionnaire"

Suivi et traçabilité

Historique des emails envoyés

Pour chaque email envoyé, le système conserve :

• 📅 Date et heure d'envoi

• 👤 Destinataire (nom, email)

• 📧 Modèle utilisé

• 📊 Statut (voir ci-dessous)

• 🎯 Contexte (session, formation, participant·e)

• 🔗 Liens (vers session, inscription, etc.)

Statuts d'envoi

Statut	Icône	Description	Action
Envoyé	📤	Email envoyé avec succès	Aucune
Délivré	✅	Email reçu dans la boîte mail	Aucune
Ouvert	👁️	Email ouvert par le·la destinataire	Aucune
Cliqué	🖱️	Lien cliqué dans l'email	Aucune
Rebond	↩️	Email n'a pas pu être délivré	Vérifier l'adresse

Cas particuliers

Annulation de session

Si une session est annulée :

• 📧 Email automatique à tous·tes les participant·es inscrit·es

• 📧 Email de notification à l'OF

• 📧 Email au·à la formateur·rice (si déjà assigné·e)

• 🚫 Annulation de tous les emails programmés pour cette session

Participant·e ajouté·e après J-7

Si un·e participant·e est ajouté·e après l'envoi de la convocation (J-7) :

• ✅ Email de convocation envoyé immédiatement

• ✅ Autres emails suivent le calendrier normal

FAQ - Emails automatiques

Q: Un email peut-il être envoyé plusieurs fois ? R: Non, chaque email n'est envoyé qu'une seule fois sauf en cas de relance manuelle.

Q: Puis-je voir les emails avant qu'ils soient envoyés ? R: Les emails sont envoyés automatiquement, mais tu peux prévisualiser les modèles dans l'éditeur.

Q: Les emails sont-ils envoyés le week-end ? R: Oui, les emails planifiés sont envoyés même le week-end. Tu peux configurer des plages horaires dans Paramètres.

Q: Puis-je tester le système avant de l'utiliser ? R: Oui, crée une session de test avec ton email personnel comme participant·e.