# L'envoi automatique des emails

## Vue d'ensemble

Le système d'emails automatise complètement le parcours de communication avec tes participant·es, de l'inscription jusqu'aux évaluations post-formation.

Cette automatisation garantit :

* ✅ **Zéro oubli** : Les emails sont envoyés automatiquement
* ✅ **Conformité Qualiopi** : Tous les emails obligatoires sont couverts
* ✅ **Gain de temps** : Plus besoin d'envoyer manuellement
* ✅ **Traçabilité** : Historique complet de tous les envois

## Déclencheurs d'emails

Le système utilise deux types de déclencheurs :

### 1. Déclencheurs d'événements

**Emails envoyés immédiatement** lors d'un événement :

| Événement            | Email déclenché       | Délai    |
| -------------------- | --------------------- | -------- |
| `entry.created`      | Nouvelle inscription  | Immédiat |
| `entry.validated`    | Inscription validée   | Immédiat |
| `entry.refused`      | Inscription refusée   | Immédiat |
| `session.created`    | Nouvelle session (OF) | Immédiat |
| `session.started`    | Session démarrée      | Immédiat |
| `session.ended`      | Session terminée      | Immédiat |
| `document.generated` | Document à signer     | Immédiat |
| `results.published`  | Résultats publiés     | Immédiat |

### 2. Déclencheurs planifiés

**Emails programmés** à une date/heure précise :

| Email                    | Référence temporelle | Délai    | Direction |
| ------------------------ | -------------------- | -------- | --------- |
| **Convocation**          | `session.started_at` | 7 jours  | Avant     |
| **Évaluation à froid**   | `session.ended_at`   | 90 jours | Après     |
| **Rappel questionnaire** | `email.sent_at`      | 3 jours  | Après     |
| **Checklist formateur**  | `session.started_at` | 1 jour   | Avant     |

### Exemples concrets de planification

#### Exemple 1 : Convocation (J-7)

```
Session commence le : 15 janvier 2025 à 9h00
Email envoyé le     : 8 janvier 2025 à 9h00
Modèle              : "Convocation formation"
Destinataire        : participant@example.com
```

#### Exemple 2 : Évaluation à froid (J+90)

```
Session terminée le : 20 janvier 2025
Email envoyé le     : 20 avril 2025 (90 jours après)
Modèle              : "Évaluation à froid"
Destinataire        : participant@example.com
```

#### Exemple 3 : Rappel questionnaire (si non-réponse)

```
Email initial       : 20 janvier 2025 (questionnaire satisfaction)
Pas de réponse      : Détecté après 3 jours
Email de rappel     : 23 janvier 2025
Modèle              : "Rappel questionnaire"
```

## Suivi et traçabilité

### Historique des emails envoyés

Pour chaque email envoyé, le système conserve :

* 📅 **Date et heure** d'envoi
* 👤 **Destinataire** (nom, email)
* 📧 **Modèle** utilisé
* 📊 **Statut** (voir ci-dessous)
* 🎯 **Contexte** (session, formation, participant·e)
* 🔗 **Liens** (vers session, inscription, etc.)

### Statuts d'envoi

| Statut       | Icône | Description                      | Action                            |
| ------------ | ----- | -------------------------------- | --------------------------------- |
| **Planifié** | 🕐    | Email programmé pour envoi futur | Attendre l'heure prévue           |
| **Envoyé**   | 📤    | Email envoyé avec succès         | Aucune                            |
| **Délivré**  | ✅     | Email reçu dans la boîte mail    | Aucune                            |
| **Rebond**   | ↩️    | Email n'a pas pu être délivré    | Vérifier l'adresse                |
| **Échoué**   | ❌     | Erreur lors de l'envoi           | Réessayer ou contacter le support |

## Cas particuliers

### Annulation de session

Si une session est **annulée** :

* 📧 Email automatique à **tous·tes les participant·es** inscrit·es
* 📧 Email de notification à **l'OF**
* 📧 Email au·à la **formateur·rice** (si déjà assigné·e)
* 🚫 **Annulation** de tous les emails programmés pour cette session

### Participant·e ajouté·e après J-7

Si un·e participant·e est ajouté·e **après** l'envoi de la convocation (J-7) :

* ✅ Email de convocation envoyé **immédiatement**
* ✅ Autres emails suivent le calendrier normal

## FAQ - Emails automatiques

**Q: Un email peut-il être envoyé plusieurs fois ?** R: Non, chaque email n'est envoyé qu'une seule fois sauf en cas de relance manuelle.

**Q: Puis-je voir les emails avant qu'ils soient envoyés ?** R: Les emails sont envoyés automatiquement, mais tu peux **prévisualiser** les modèles dans l'éditeur.

**Q: Les emails sont-ils envoyés le week-end ?** R: Oui, les emails planifiés sont envoyés même le week-end. Tu peux configurer des plages horaires dans **Paramètres**.

**Q: Puis-je tester le système avant de l'utiliser ?** R: Oui, crée une session de test avec ton email personnel comme participant·e.


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://documentation.tousquali.fr/emails/04-workflow-automatique.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.