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# L'envoi automatique des emails

## Vue d'ensemble

Le système d'emails automatise complètement le parcours de communication avec tes participant·es, de l'inscription jusqu'aux évaluations post-formation.

Cette automatisation garantit :

* ✅ **Zéro oubli** : Les emails sont envoyés automatiquement
* ✅ **Conformité Qualiopi** : Tous les emails obligatoires sont couverts
* ✅ **Gain de temps** : Plus besoin d'envoyer manuellement
* ✅ **Traçabilité** : Historique complet de tous les envois

## Déclencheurs d'emails

Le système utilise deux types de déclencheurs :

### 1. Déclencheurs d'événements

**Emails envoyés immédiatement** lors d'un événement :

| Événement            | Email déclenché       | Délai    |
| -------------------- | --------------------- | -------- |
| `entry.created`      | Nouvelle inscription  | Immédiat |
| `entry.validated`    | Inscription validée   | Immédiat |
| `entry.refused`      | Inscription refusée   | Immédiat |
| `session.created`    | Nouvelle session (OF) | Immédiat |
| `session.started`    | Session démarrée      | Immédiat |
| `session.ended`      | Session terminée      | Immédiat |
| `document.generated` | Document à signer     | Immédiat |
| `results.published`  | Résultats publiés     | Immédiat |

### 2. Déclencheurs planifiés

**Emails programmés** à une date/heure précise :

| Email                    | Référence temporelle | Délai    | Direction |
| ------------------------ | -------------------- | -------- | --------- |
| **Convocation**          | `session.started_at` | 7 jours  | Avant     |
| **Évaluation à froid**   | `session.ended_at`   | 90 jours | Après     |
| **Rappel questionnaire** | `email.sent_at`      | 3 jours  | Après     |
| **Checklist formateur**  | `session.started_at` | 1 jour   | Avant     |

### Exemples concrets de planification

#### Exemple 1 : Convocation (J-7)

```
Session commence le : 15 janvier 2025 à 9h00
Email envoyé le     : 8 janvier 2025 à 9h00
Modèle              : "Convocation formation"
Destinataire        : participant@example.com
```

#### Exemple 2 : Évaluation à froid (J+90)

```
Session terminée le : 20 janvier 2025
Email envoyé le     : 20 avril 2025 (90 jours après)
Modèle              : "Évaluation à froid"
Destinataire        : participant@example.com
```

#### Exemple 3 : Rappel questionnaire (si non-réponse)

```
Email initial       : 20 janvier 2025 (questionnaire satisfaction)
Pas de réponse      : Détecté après 3 jours
Email de rappel     : 23 janvier 2025
Modèle              : "Rappel questionnaire"
```

## Suivi et traçabilité

### Historique des emails envoyés

Pour chaque email envoyé, le système conserve :

* 📅 **Date et heure** d'envoi
* 👤 **Destinataire** (nom, email)
* 📧 **Modèle** utilisé
* 📊 **Statut** (voir ci-dessous)
* 🎯 **Contexte** (session, formation, participant·e)
* 🔗 **Liens** (vers session, inscription, etc.)

### Statuts d'envoi

| Statut       | Icône | Description                      | Action                            |
| ------------ | ----- | -------------------------------- | --------------------------------- |
| **Planifié** | 🕐    | Email programmé pour envoi futur | Attendre l'heure prévue           |
| **Envoyé**   | 📤    | Email envoyé avec succès         | Aucune                            |
| **Délivré**  | ✅     | Email reçu dans la boîte mail    | Aucune                            |
| **Rebond**   | ↩️    | Email n'a pas pu être délivré    | Vérifier l'adresse                |
| **Échoué**   | ❌     | Erreur lors de l'envoi           | Réessayer ou contacter le support |

## Cas particuliers

### Annulation de session

Si une session est **annulée** :

* 📧 Email automatique à **tous·tes les participant·es** inscrit·es
* 📧 Email de notification à **l'OF**
* 📧 Email au·à la **formateur·rice** (si déjà assigné·e)
* 🚫 **Annulation** de tous les emails programmés pour cette session

### Participant·e ajouté·e après J-7

Si un·e participant·e est ajouté·e **après** l'envoi de la convocation (J-7) :

* ✅ Email de convocation envoyé **immédiatement**
* ✅ Autres emails suivent le calendrier normal

## FAQ - Emails automatiques

**Q: Un email peut-il être envoyé plusieurs fois ?** R: Non, chaque email n'est envoyé qu'une seule fois sauf en cas de relance manuelle.

**Q: Puis-je voir les emails avant qu'ils soient envoyés ?** R: Les emails sont envoyés automatiquement, mais tu peux **prévisualiser** les modèles dans l'éditeur.

**Q: Les emails sont-ils envoyés le week-end ?** R: Oui, les emails planifiés sont envoyés même le week-end. Tu peux configurer des plages horaires dans **Paramètres**.

**Q: Puis-je tester le système avant de l'utiliser ?** R: Oui, crée une session de test avec ton email personnel comme participant·e.