Gestion des modèles d'emails

Vue d'ensemble

Les modèles d'emails sont des modèles pré-configurés que tu peux utiliser et personnaliser pour tes communications.

Le système TousQuali propose une vingtaine de modèles couvrant tous les besoins du parcours participant·e et de la conformité Qualiopi.

Types de modèles disponibles

Modèles système (globaux)

Les modèles système sont fournis par TousQuali et couvrent tous les cas d'usage standard :

📧 Emails du parcours participant

Modèle	Déclencheur	Destinataire
Inscription acceptée	Validation d'une inscription	Participant·e
Inscription refusée	Refus d'une inscription	Participant·e
Convocation formation	J-7 avant la session	Participant·e
Questionnaire positionnement	Avant la formation	Participant·e
Évaluation à chaud	Fin de session	Participant·e
Évaluation satisfaction	Fin de session	Participant·e
Évaluation à froid	3-6 mois après	Participant·e
Résultats formation	Après évaluation	Participant·e
Certificat de réalisation	Formation réussie	Participant·e

📋 Emails administratifs

Modèle	Déclencheur	Destinataire
Nouvelle session	Création de session	OF
Session acceptée	Validation de session	OF
Session annulée	Annulation	OF + Participant·es
Document à signer	Génération document	Client
Checklist formateur·rice	Avant session	Formateur·rice

👨‍🏫 Emails formateur·rices

Modèle	Déclencheur	Destinataire
Affectation formation	Assignation formateur·rice	Formateur·rice
Rappel session	J-7 avant session	Formateur·rice
Questionnaire formateur·rice	Fin de session	Formateur·rice

Modèles personnalisés par OF

Tu peux personnaliser les modèles système en créant ta propre version. Le modèle devient alors un modèle personnalisé pour ton OF.

Tu peux également créer tes propres modèles pour :

• Messages spécifiques à ton OF

• Communications hors parcours standard

• Relances personnalisées

⚠️ Important : Le système TousQuali gère uniquement des emails transactionnels liés au parcours de formation (inscriptions, convocations, évaluations, certificats, etc.). Les emails commerciaux (newsletters, campagnes marketing, annonces promotionnelles) ne sont pas supportés par cette plateforme.

Personnalisation des modèles

Variables disponibles

Les modèles utilisent des variables dynamiques qui sont automatiquement remplacées par les vraies valeurs lors de l'envoi.

Variables participant·e

[entry_name]              // Nom complet du·de la participant·e
[entry_email]             // Email du·de la participant·e
[entry_address]           // Adresse complète
[entry_company_name]      // Entreprise du·de la participant·e
[entry_price]             // Prix TTC
[entry_price_ht]          // Prix HT
[entry_link]              // Lien vers l'espace participant·e

Variables session/formation

[session_name]            // Nom de la session
[session_started_at]      // Date de début (DD/MM/YYYY)
[session_ended_at]        // Date de fin
[session_max_entries]     // Nombre maximum de participant·es
[session_nb_days]         // Nombre de jours
[session_nb_hours]        // Nombre d'heures
[session_place_name]      // Lieu de formation
[session_place_address]   // Adresse du lieu
[session_total_price]     // Prix total TTC
[session_total_price_ht]  // Prix total HT

[training_name]           // Nom de la formation
[training_description]    // Description
[training_goals]          // Objectifs pédagogiques
[training_nb_hours]       // Durée en heures
[training_price]          // Prix par participant·e TTC
[training_price_ht]       // Prix par participant·e HT

Variables OF/entreprise

[company_name]                        // Nom de l'OF
[company_address]                     // Adresse complète
[company_city]                        // Ville
[company_company_id_number]           // Numéro SIRET
[company_nda_number]                  // Numéro d'agrément
[company_qualiopi_certificate_number] // Numéro Qualiopi
[company_administrator]               // Nom du·de la responsable

Variables formateur·rice

[user_name]               // Nom du·de la formateur·rice
[user_email]              // Email du·de la formateur·rice
[user_phone]              // Téléphone
[user_full_address]       // Adresse complète
[user_company]            // Entreprise du·de la formateur·rice
[user_remuneration_type]  // Type de rémunération
[user_remuneration_amount] // Montant de rémunération
[session_teacher_link]    // Lien vers l'espace formateur·rice de la session

Variables client entreprise

[session_customer_contact_name]   // Nom du contact client
[session_customer_company_name]   // Nom de l'entreprise cliente

Exemples d'utilisation

Exemple 1 : Email de convocation

<h1>Convocation à la formation : [training_name]</h1>

<p>Bonjour [entry_name],</p>

<p>Nous avons le plaisir de te convoquer à la formation suivante :</p>

<ul>
  <li><strong>Formation :</strong> [training_name]</li>
  <li><strong>Dates :</strong> du [session_started_at] au [session_ended_at]</li>
  <li><strong>Lieu :</strong> [session_place_name]</li>
  <li><strong>Durée :</strong> [session_nb_hours] heures</li>
  <li><strong>Formateur·rice :</strong> [user_name]</li>
</ul>

<p>Cordialement,<br>
[company_name]</p>

Exemple 2 : Email de résultats

<h1>Résultats de ta formation</h1>

<p>Bonjour [entry_name],</p>

<p>Félicitations ! Tu as réussi la formation <strong>[training_name]</strong>
qui s'est déroulée du [session_started_at] au [session_ended_at].</p>

<p>Tu trouveras ci-joint ton <strong>certificat de réalisation</strong>.</p>

<p>Nous te remercions de ta participation et te souhaitons
plein succès dans tes projets professionnels.</p>

<p>L'équipe [company_name]</p>

Éditeur de modèles dans l'interface OF

Accéder à l'éditeur

1. Connecte-toi à l'interface OF

2. Menu Emails → Modèles d'emails

3. Clique sur un modèle existant ou "Ajouter un modèle"

Interface de l'éditeur

L'éditeur propose :

• 📝 Éditeur WYSIWYG (ce que tu vois est ce que tu obtiens)

• 🎨 Insertion de variables via menu déroulant

Fonctionnalités de l'éditeur

Formatage du texte

• Gras, italique, souligné

• Titres (H1, H2, H3)

• Listes à puces et numérotées

• Liens hypertextes

• Images (logo, bannière)

• Couleurs personnalisées

Insertion de variables

1. Place le curseur où tu veux insérer une variable

2. Clique sur "Insérer une variable"

3. Sélectionne la variable dans la liste

4. La variable s'insère sous forme de pastille visuelle dans l'éditeur

Bon à savoir : Les variables s'affichent comme des badges colorés dans l'éditeur (ex: « Nom de la formation »). Elles ne peuvent pas être modifiées accidentellement — tu peux uniquement les supprimer et en insérer une nouvelle. Dans l'email envoyé, elles sont automatiquement remplacées par les vraies valeurs.

Prévisualisation

• Aperçu ordinateur : Vue bureau

• Aperçu mobile : Vue smartphone

• Données de test : Utilise des données fictives pour prévisualiser

Bonnes pratiques de rédaction

✅ À faire

• Utilise un objet clair : "Convocation formation [training_name]"

• Personnalise : Commence par "Bonjour [entry_name]"

• Sois concis·e : 200-300 mots maximum

• Structure claire : Titres, paragraphes, listes

• Call-to-action : Bouton ou lien clair ("S'inscrire", "Répondre au questionnaire")

• Signature : Termine toujours avec tes coordonnées

• Teste : Envoie-toi un email de test avant utilisation

❌ À éviter

• Texte trop long : Les emails longs ne sont pas lus

• Trop d'images : Risque de spam, temps de chargement

• Langage trop technique : Reste accessible

• MAJUSCULES : Évite les mots entiers en majuscules (agressif)

• Variables invalides : Vérifie l'orthographe des variables

• Oublier le lien de désinscription : Obligatoire (RGPD)

Créer un modèle personnalisé

Étape 1 : Créer le modèle

1. Interface OF → Emails → Modèles

2. Clique sur "Créer un modèle"

3. Remplis les informations :

   • Nom : Descriptif (ex: "Relance questionnaire satisfaction")

   • Objet : Sujet de l'email

   • Type : Catégorie (questionnaire, document, etc.)

   • Destinataire : Participant·e, OF, Formateur·rice

Étape 2 : Rédiger le contenu

1. Utilise l'éditeur WYSIWYG

2. Insère les variables nécessaires

3. Ajoute ton logo (optionnel)

4. Personnalise les couleurs selon ta charte

Étape 3 : Prévisualiser

1. Clique sur "Prévisualiser"

2. Vérifie le rendu desktop et mobile

3. Teste les liens

4. Vérifie que toutes les variables s'affichent

Étape 4 : Tester

1. Clique sur "Envoyer un test"

2. Entre ton email

3. Reçois et vérifie l'email

4. Corrige si nécessaire

Étape 5 : Publier

1. Clique sur "Publier"

2. Le modèle est maintenant disponible pour tes envois

Gestion des modèles

Modifier un modèle

1. Interface OF → Emails → Modèles

2. Clique sur le modèle à modifier

3. Fais tes modifications

4. Sauvegarde ou Publie les changements

Note : Les modifications ne s'appliquent qu'aux nouveaux envois.

Personnaliser un modèle

Pour créer une variante d'un modèle existant :

1. Ouvre le modèle

2. Clique sur "Personnaliser"

3. Modifie le nom et le contenu

4. Sauvegarde

Conditions d'envoi

Tu peux définir des conditions sur un modèle d'email pour contrôler précisément quand il doit être envoyé automatiquement.

À quoi ça sert ?

Sans condition, un modèle s'applique à toutes les situations. Avec des conditions, tu peux le restreindre à un contexte précis.

Exemples concrets :

• Envoyer un email de convocation uniquement pour les sessions Intra-entreprise (et ne rien envoyer pour les sessions Inter)

• Envoyer un email de relance uniquement si l'inscription est au statut "Validé"

Comment configurer les conditions ?

1. Ouvre le modèle d'email à configurer

2. Dans la section "Conditions", clique sur "Ajouter une condition"

3. Choisis le champ à évaluer (ex: "Format de la session")

4. Choisis l'opérateur : "est égal à" ou "est différent de"

5. Sélectionne la valeur (ex: "Intra-entreprise")

6. Enregistre

Si tu ajoutes plusieurs conditions, toutes doivent être vérifiées pour que l'email soit envoyé.

Champs disponibles

Champ	Valeurs possibles
Format de la session	Inter-entreprises, Intra-entreprise
Statut de la session	Brouillon, En attente, Publié, Refusé, Annulé
Statut de la participation	En attente, Inscription en cours, Validé, Convoqué, Refusé, Annulé, Échoué, Succès, Abandon
Type de questionnaire	Positionnement, Évaluation à chaud, Évaluation à froid, Satisfaction…

Bon à savoir : Les modèles avec des conditions actives affichent un badge dans la liste des modèles, pour les identifier facilement.

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FAQ - Modèles

Q: Puis-je modifier les modèles système ? R: Non, les modèles système ne peuvent pas être modifiés directement. Tu peux les dupliquer et créer ta propre version personnalisée.

Q: Combien de modèles personnalisés puis-je créer ? R: Illimité ! Tu peux créer autant de modèles que nécessaire.

Q: Les modèles sont-ils partagés avec d'autres OF ? R: Non, tes modèles personnalisés sont privés et visibles uniquement par ton organisation.

Q: Puis-je importer des modèles depuis un autre OF ? R: Actuellement, l'import n'est pas disponible. Tu dois recréer manuellement tes modèles.