# Gestion des modèles d'emails ## Vue d'ensemble Les **modèles d'emails** sont des modèles pré-configurés que tu peux utiliser et personnaliser pour tes communications. Le système TousQuali propose **une vingtaine de modèles** couvrant tous les besoins du parcours participant·e et de la conformité Qualiopi. ## Types de modèles disponibles ### Modèles système (globaux) Les **modèles système** sont fournis par TousQuali et couvrent tous les cas d'usage standard : #### 📧 Emails du parcours participant | Modèle | Déclencheur | Destinataire | | -------------------------------- | ---------------------------- | ------------- | | **Inscription acceptée** | Validation d'une inscription | Participant·e | | **Inscription refusée** | Refus d'une inscription | Participant·e | | **Convocation formation** | J-7 avant la session | Participant·e | | **Questionnaire positionnement** | Avant la formation | Participant·e | | **Évaluation à chaud** | Fin de session | Participant·e | | **Évaluation satisfaction** | Fin de session | Participant·e | | **Évaluation à froid** | 3-6 mois après | Participant·e | | **Résultats formation** | Après évaluation | Participant·e | | **Certificat de réalisation** | Formation réussie | Participant·e | #### 📋 Emails administratifs | Modèle | Déclencheur | Destinataire | | ---------------------------- | --------------------- | ------------------- | | **Nouvelle session** | Création de session | OF | | **Session acceptée** | Validation de session | OF | | **Session annulée** | Annulation | OF + Participant·es | | **Document à signer** | Génération document | Client | | **Checklist formateur·rice** | Avant session | Formateur·rice | #### 👨‍🏫 Emails formateur·rices | Modèle | Déclencheur | Destinataire | | -------------------------------- | -------------------------- | -------------- | | **Affectation formation** | Assignation formateur·rice | Formateur·rice | | **Rappel session** | J-7 avant session | Formateur·rice | | **Questionnaire formateur·rice** | Fin de session | Formateur·rice | ### Modèles personnalisés par OF Tu peux **personnaliser les modèles système** en créant ta propre version. Le modèle devient alors un **modèle personnalisé** pour ton OF. Tu peux également créer tes **propres modèles** pour : * Messages spécifiques à ton OF * Communications hors parcours standard * Relances personnalisées > **⚠️ Important** : Le système TousQuali gère uniquement des **emails transactionnels** liés au parcours de formation (inscriptions, convocations, évaluations, certificats, etc.). Les emails commerciaux (newsletters, campagnes marketing, annonces promotionnelles) ne sont **pas supportés** par cette plateforme. ## Personnalisation des modèles ### Variables disponibles Les modèles utilisent des **variables dynamiques** qui sont automatiquement remplacées par les vraies valeurs lors de l'envoi. #### Variables participant·e ``` [entry_name] // Nom complet du·de la participant·e [entry_email] // Email du·de la participant·e [entry_address] // Adresse complète [entry_company_name] // Entreprise du·de la participant·e [entry_price] // Prix TTC [entry_price_ht] // Prix HT [entry_link] // Lien vers l'espace participant·e ``` #### Variables session/formation ``` [session_name] // Nom de la session [session_started_at] // Date de début (DD/MM/YYYY) [session_ended_at] // Date de fin [session_max_entries] // Nombre maximum de participant·es [session_nb_days] // Nombre de jours [session_nb_hours] // Nombre d'heures [session_place_name] // Lieu de formation [session_place_address] // Adresse du lieu [session_total_price] // Prix total TTC [session_total_price_ht] // Prix total HT [training_name] // Nom de la formation [training_description] // Description [training_goals] // Objectifs pédagogiques [training_nb_hours] // Durée en heures [training_price] // Prix par participant·e TTC [training_price_ht] // Prix par participant·e HT ``` #### Variables OF/entreprise ``` [company_name] // Nom de l'OF [company_address] // Adresse complète [company_city] // Ville [company_company_id_number] // Numéro SIRET [company_nda_number] // Numéro d'agrément [company_qualiopi_certificate_number] // Numéro Qualiopi [company_administrator] // Nom du·de la responsable ``` #### Variables formateur·rice ``` [user_name] // Nom du·de la formateur·rice [user_email] // Email du·de la formateur·rice [user_phone] // Téléphone [user_full_address] // Adresse complète [user_company] // Entreprise du·de la formateur·rice [user_remuneration_type] // Type de rémunération [user_remuneration_amount] // Montant de rémunération [session_teacher_link] // Lien vers l'espace formateur·rice de la session ``` #### Variables client entreprise ``` [session_customer_contact_name] // Nom du contact client [session_customer_company_name] // Nom de l'entreprise cliente ``` ### Exemples d'utilisation #### Exemple 1 : Email de convocation ```html

Convocation à la formation : [training_name]

Bonjour [entry_name],

Nous avons le plaisir de te convoquer à la formation suivante :

Cordialement,
[company_name]

``` #### Exemple 2 : Email de résultats ```html

Résultats de ta formation

Bonjour [entry_name],

Félicitations ! Tu as réussi la formation [training_name] qui s'est déroulée du [session_started_at] au [session_ended_at].

Tu trouveras ci-joint ton certificat de réalisation.

Nous te remercions de ta participation et te souhaitons plein succès dans tes projets professionnels.

L'équipe [company_name]

``` ## Éditeur de modèles dans l'interface OF ### Accéder à l'éditeur 1. Connecte-toi à l'**interface OF** 2. Menu **Emails** → **Modèles d'emails** 3. Clique sur un modèle existant ou **"Ajouter un modèle"** ### Interface de l'éditeur L'éditeur propose : * 📝 **Éditeur WYSIWYG** (ce que tu vois est ce que tu obtiens) * 🎨 **Insertion de variables** via menu déroulant ### Fonctionnalités de l'éditeur #### Formatage du texte * Gras, italique, souligné * Titres (H1, H2, H3) * Listes à puces et numérotées * Liens hypertextes * Images (logo, bannière) * Couleurs personnalisées #### Insertion de variables 1. Place le curseur où tu veux insérer une variable 2. Clique sur **"Insérer une variable"** 3. Sélectionne la variable dans la liste 4. La variable s'insère sous forme de **pastille visuelle** dans l'éditeur > **Bon à savoir** : Les variables s'affichent comme des badges colorés dans l'éditeur (ex: « Nom de la formation »). Elles ne peuvent pas être modifiées accidentellement — tu peux uniquement les supprimer et en insérer une nouvelle. Dans l'email envoyé, elles sont automatiquement remplacées par les vraies valeurs. #### Prévisualisation * **Aperçu ordinateur** : Vue bureau * **Aperçu mobile** : Vue smartphone * **Données de test** : Utilise des données fictives pour prévisualiser ### Bonnes pratiques de rédaction #### ✅ À faire * **Utilise un objet clair** : "Convocation formation \[training\_name]" * **Personnalise** : Commence par "Bonjour \[entry\_name]" * **Sois concis·e** : 200-300 mots maximum * **Structure claire** : Titres, paragraphes, listes * **Call-to-action** : Bouton ou lien clair ("S'inscrire", "Répondre au questionnaire") * **Signature** : Termine toujours avec tes coordonnées * **Teste** : Envoie-toi un email de test avant utilisation #### ❌ À éviter * **Texte trop long** : Les emails longs ne sont pas lus * **Trop d'images** : Risque de spam, temps de chargement * **Langage trop technique** : Reste accessible * **MAJUSCULES** : Évite les mots entiers en majuscules (agressif) * **Variables invalides** : Vérifie l'orthographe des variables * **Oublier le lien de désinscription** : Obligatoire (RGPD) ## Créer un modèle personnalisé ### Étape 1 : Créer le modèle 1. Interface OF → **Emails** → **Modèles** 2. Clique sur **"Créer un modèle"** 3. Remplis les informations : * **Nom** : Descriptif (ex: "Relance questionnaire satisfaction") * **Objet** : Sujet de l'email * **Type** : Catégorie (questionnaire, document, etc.) * **Destinataire** : Participant·e, OF, Formateur·rice ### Étape 2 : Rédiger le contenu 1. Utilise l'éditeur WYSIWYG 2. Insère les variables nécessaires 3. Ajoute ton logo (optionnel) 4. Personnalise les couleurs selon ta charte ### Étape 3 : Prévisualiser 1. Clique sur **"Prévisualiser"** 2. Vérifie le rendu desktop et mobile 3. Teste les liens 4. Vérifie que toutes les variables s'affichent ### Étape 4 : Tester 1. Clique sur **"Envoyer un test"** 2. Entre ton email 3. Reçois et vérifie l'email 4. Corrige si nécessaire ### Étape 5 : Publier 1. Clique sur **"Publier"** 2. Le modèle est maintenant disponible pour tes envois ## Gestion des modèles ### Modifier un modèle 1. Interface OF → **Emails** → **Modèles** 2. Clique sur le modèle à modifier 3. Fais tes modifications 4. **Sauvegarde** ou **Publie** les changements **Note** : Les modifications ne s'appliquent qu'aux nouveaux envois. ### Personnaliser un modèle Pour créer une variante d'un modèle existant : 1. Ouvre le modèle 2. Clique sur **"Personnaliser"** 3. Modifie le nom et le contenu 4. Sauvegarde ## Conditions d'envoi Tu peux définir des **conditions** sur un modèle d'email pour contrôler précisément quand il doit être envoyé automatiquement. ### À quoi ça sert ? Sans condition, un modèle s'applique à toutes les situations. Avec des conditions, tu peux le restreindre à un contexte précis. **Exemples concrets :** * Envoyer un email de convocation uniquement pour les sessions **Intra-entreprise** (et ne rien envoyer pour les sessions Inter) * Envoyer un email de relance uniquement si l'inscription est au statut **"Validé"** ### Comment configurer les conditions ? 1. Ouvre le modèle d'email à configurer 2. Dans la section **"Conditions"**, clique sur **"Ajouter une condition"** 3. Choisis le **champ** à évaluer (ex: "Format de la session") 4. Choisis l'**opérateur** : "est égal à" ou "est différent de" 5. Sélectionne la **valeur** (ex: "Intra-entreprise") 6. Enregistre Si tu ajoutes plusieurs conditions, **toutes** doivent être vérifiées pour que l'email soit envoyé. ### Champs disponibles | Champ | Valeurs possibles | | ------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Format de la session** | Inter-entreprises, Intra-entreprise | | **Statut de la session** | Brouillon, En attente, Publié, Refusé, Annulé | | **Statut de la participation** | En attente, Inscription en cours, Validé, Convoqué, Refusé, Annulé, Échoué, Succès, Abandon | | **Type de questionnaire** | Positionnement, Évaluation à chaud, Évaluation à froid, Satisfaction… | > **Bon à savoir** : Les modèles avec des conditions actives affichent un badge dans la liste des modèles, pour les identifier facilement. *** ## FAQ - Modèles **Q: Puis-je modifier les modèles système ?** R: Non, les modèles système ne peuvent pas être modifiés directement. Tu peux les **dupliquer** et créer ta propre version personnalisée. **Q: Combien de modèles personnalisés puis-je créer ?** R: Illimité ! Tu peux créer autant de modèles que nécessaire. **Q: Les modèles sont-ils partagés avec d'autres OF ?** R: Non, tes modèles personnalisés sont **privés** et visibles uniquement par ton organisation. **Q: Puis-je importer des modèles depuis un autre OF ?** R: Actuellement, l'import n'est pas disponible. Tu dois recréer manuellement tes modèles. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://documentation.tousquali.fr/emails/03-templates-emails.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.