# Gestion des modèles d'emails

## Vue d'ensemble

Les **modèles d'emails** sont des modèles pré-configurés que tu peux utiliser et personnaliser pour tes communications.

Le système TousQuali propose **une vingtaine de modèles** couvrant tous les besoins du parcours participant·e et de la conformité Qualiopi.

## Types de modèles disponibles

### Modèles système (globaux)

Les **modèles système** sont fournis par TousQuali et couvrent tous les cas d'usage standard :

#### 📧 Emails du parcours participant

| Modèle                           | Déclencheur                  | Destinataire  |
| -------------------------------- | ---------------------------- | ------------- |
| **Inscription acceptée**         | Validation d'une inscription | Participant·e |
| **Inscription refusée**          | Refus d'une inscription      | Participant·e |
| **Convocation formation**        | J-7 avant la session         | Participant·e |
| **Questionnaire positionnement** | Avant la formation           | Participant·e |
| **Évaluation à chaud**           | Fin de session               | Participant·e |
| **Évaluation satisfaction**      | Fin de session               | Participant·e |
| **Évaluation à froid**           | 3-6 mois après               | Participant·e |
| **Résultats formation**          | Après évaluation             | Participant·e |
| **Certificat de réalisation**    | Formation réussie            | Participant·e |

#### 📋 Emails administratifs

| Modèle                       | Déclencheur           | Destinataire        |
| ---------------------------- | --------------------- | ------------------- |
| **Nouvelle session**         | Création de session   | OF                  |
| **Session acceptée**         | Validation de session | OF                  |
| **Session annulée**          | Annulation            | OF + Participant·es |
| **Document à signer**        | Génération document   | Client              |
| **Checklist formateur·rice** | Avant session         | Formateur·rice      |

#### 👨‍🏫 Emails formateur·rices

| Modèle                           | Déclencheur                | Destinataire   |
| -------------------------------- | -------------------------- | -------------- |
| **Affectation formation**        | Assignation formateur·rice | Formateur·rice |
| **Rappel session**               | J-7 avant session          | Formateur·rice |
| **Questionnaire formateur·rice** | Fin de session             | Formateur·rice |

### Modèles personnalisés par OF

Tu peux **personnaliser les modèles système** en créant ta propre version. Le modèle devient alors un **modèle personnalisé** pour ton OF.

Tu peux également créer tes **propres modèles** pour :

* Messages spécifiques à ton OF
* Communications hors parcours standard
* Relances personnalisées

> **⚠️ Important** : Le système TousQuali gère uniquement des **emails transactionnels** liés au parcours de formation (inscriptions, convocations, évaluations, certificats, etc.). Les emails commerciaux (newsletters, campagnes marketing, annonces promotionnelles) ne sont **pas supportés** par cette plateforme.

## Personnalisation des modèles

### Variables disponibles

Les modèles utilisent des **variables dynamiques** qui sont automatiquement remplacées par les vraies valeurs lors de l'envoi.

#### Variables participant·e

```
[entry_name]              // Nom complet du·de la participant·e
[entry_email]             // Email du·de la participant·e
[entry_address]           // Adresse complète
[entry_company_name]      // Entreprise du·de la participant·e
[entry_price]             // Prix TTC
[entry_price_ht]          // Prix HT
[entry_link]              // Lien vers l'espace participant·e
```

#### Variables session/formation

```
[session_name]            // Nom de la session
[session_started_at]      // Date de début (DD/MM/YYYY)
[session_ended_at]        // Date de fin
[session_max_entries]     // Nombre maximum de participant·es
[session_nb_days]         // Nombre de jours
[session_nb_hours]        // Nombre d'heures
[session_place_name]      // Lieu de formation
[session_place_address]   // Adresse du lieu
[session_total_price]     // Prix total TTC
[session_total_price_ht]  // Prix total HT

[training_name]           // Nom de la formation
[training_description]    // Description
[training_goals]          // Objectifs pédagogiques
[training_nb_hours]       // Durée en heures
[training_price]          // Prix par participant·e TTC
[training_price_ht]       // Prix par participant·e HT
```

#### Variables OF/entreprise

```
[company_name]                        // Nom de l'OF
[company_address]                     // Adresse complète
[company_city]                        // Ville
[company_company_id_number]           // Numéro SIRET
[company_nda_number]                  // Numéro d'agrément
[company_qualiopi_certificate_number] // Numéro Qualiopi
[company_administrator]               // Nom du·de la responsable
```

#### Variables formateur·rice

```
[user_name]               // Nom du·de la formateur·rice
[user_email]              // Email du·de la formateur·rice
[user_phone]              // Téléphone
[user_full_address]       // Adresse complète
[user_company]            // Entreprise du·de la formateur·rice
[user_remuneration_type]  // Type de rémunération
[user_remuneration_amount] // Montant de rémunération
[session_teacher_link]    // Lien vers l'espace formateur·rice de la session
```

#### Variables client entreprise

```
[session_customer_contact_name]   // Nom du contact client
[session_customer_company_name]   // Nom de l'entreprise cliente
```

### Exemples d'utilisation

#### Exemple 1 : Email de convocation

```html
<h1>Convocation à la formation : [training_name]</h1>

<p>Bonjour [entry_name],</p>

<p>Nous avons le plaisir de te convoquer à la formation suivante :</p>

<ul>
  <li><strong>Formation :</strong> [training_name]</li>
  <li><strong>Dates :</strong> du [session_started_at] au [session_ended_at]</li>
  <li><strong>Lieu :</strong> [session_place_name]</li>
  <li><strong>Durée :</strong> [session_nb_hours] heures</li>
  <li><strong>Formateur·rice :</strong> [user_name]</li>
</ul>

<p>Cordialement,<br>
[company_name]</p>
```

#### Exemple 2 : Email de résultats

```html
<h1>Résultats de ta formation</h1>

<p>Bonjour [entry_name],</p>

<p>Félicitations ! Tu as réussi la formation <strong>[training_name]</strong>
qui s'est déroulée du [session_started_at] au [session_ended_at].</p>

<p>Tu trouveras ci-joint ton <strong>certificat de réalisation</strong>.</p>

<p>Nous te remercions de ta participation et te souhaitons
plein succès dans tes projets professionnels.</p>

<p>L'équipe [company_name]</p>
```

## Éditeur de modèles dans l'interface OF

### Accéder à l'éditeur

1. Connecte-toi à l'**interface OF**
2. Menu **Emails** → **Modèles d'emails**
3. Clique sur un modèle existant ou **"Ajouter un modèle"**

### Interface de l'éditeur

L'éditeur propose :

* 📝 **Éditeur WYSIWYG** (ce que tu vois est ce que tu obtiens)
* 🎨 **Insertion de variables** via menu déroulant

### Fonctionnalités de l'éditeur

#### Formatage du texte

* Gras, italique, souligné
* Titres (H1, H2, H3)
* Listes à puces et numérotées
* Liens hypertextes
* Images (logo, bannière)
* Couleurs personnalisées

#### Insertion de variables

1. Place le curseur où tu veux insérer une variable
2. Clique sur **"Insérer une variable"**
3. Sélectionne la variable dans la liste
4. La variable s'insère sous forme de **pastille visuelle** dans l'éditeur

> **Bon à savoir** : Les variables s'affichent comme des badges colorés dans l'éditeur (ex: « Nom de la formation »). Elles ne peuvent pas être modifiées accidentellement — tu peux uniquement les supprimer et en insérer une nouvelle. Dans l'email envoyé, elles sont automatiquement remplacées par les vraies valeurs.

#### Prévisualisation

* **Aperçu ordinateur** : Vue bureau
* **Aperçu mobile** : Vue smartphone
* **Données de test** : Utilise des données fictives pour prévisualiser

### Bonnes pratiques de rédaction

#### ✅ À faire

* **Utilise un objet clair** : "Convocation formation \[training\_name]"
* **Personnalise** : Commence par "Bonjour \[entry\_name]"
* **Sois concis·e** : 200-300 mots maximum
* **Structure claire** : Titres, paragraphes, listes
* **Call-to-action** : Bouton ou lien clair ("S'inscrire", "Répondre au questionnaire")
* **Signature** : Termine toujours avec tes coordonnées
* **Teste** : Envoie-toi un email de test avant utilisation

#### ❌ À éviter

* **Texte trop long** : Les emails longs ne sont pas lus
* **Trop d'images** : Risque de spam, temps de chargement
* **Langage trop technique** : Reste accessible
* **MAJUSCULES** : Évite les mots entiers en majuscules (agressif)
* **Variables invalides** : Vérifie l'orthographe des variables
* **Oublier le lien de désinscription** : Obligatoire (RGPD)

## Créer un modèle personnalisé

### Étape 1 : Créer le modèle

1. Interface OF → **Emails** → **Modèles**
2. Clique sur **"Créer un modèle"**
3. Remplis les informations :
   * **Nom** : Descriptif (ex: "Relance questionnaire satisfaction")
   * **Objet** : Sujet de l'email
   * **Type** : Catégorie (questionnaire, document, etc.)
   * **Destinataire** : Participant·e, OF, Formateur·rice

### Étape 2 : Rédiger le contenu

1. Utilise l'éditeur WYSIWYG
2. Insère les variables nécessaires
3. Ajoute ton logo (optionnel)
4. Personnalise les couleurs selon ta charte

### Étape 3 : Prévisualiser

1. Clique sur **"Prévisualiser"**
2. Vérifie le rendu desktop et mobile
3. Teste les liens
4. Vérifie que toutes les variables s'affichent

### Étape 4 : Tester

1. Clique sur **"Envoyer un test"**
2. Entre ton email
3. Reçois et vérifie l'email
4. Corrige si nécessaire

### Étape 5 : Publier

1. Clique sur **"Publier"**
2. Le modèle est maintenant disponible pour tes envois

## Gestion des modèles

### Modifier un modèle

1. Interface OF → **Emails** → **Modèles**
2. Clique sur le modèle à modifier
3. Fais tes modifications
4. **Sauvegarde** ou **Publie** les changements

**Note** : Les modifications ne s'appliquent qu'aux nouveaux envois.

### Personnaliser un modèle

Pour créer une variante d'un modèle existant :

1. Ouvre le modèle
2. Clique sur **"Personnaliser"**
3. Modifie le nom et le contenu
4. Sauvegarde

## Conditions d'envoi

Tu peux définir des **conditions** sur un modèle d'email pour contrôler précisément quand il doit être envoyé automatiquement.

### À quoi ça sert ?

Sans condition, un modèle s'applique à toutes les situations. Avec des conditions, tu peux le restreindre à un contexte précis.

**Exemples concrets :**

* Envoyer un email de convocation uniquement pour les sessions **Intra-entreprise** (et ne rien envoyer pour les sessions Inter)
* Envoyer un email de relance uniquement si l'inscription est au statut **"Validé"**

### Comment configurer les conditions ?

1. Ouvre le modèle d'email à configurer
2. Dans la section **"Conditions"**, clique sur **"Ajouter une condition"**
3. Choisis le **champ** à évaluer (ex: "Format de la session")
4. Choisis l'**opérateur** : "est égal à" ou "est différent de"
5. Sélectionne la **valeur** (ex: "Intra-entreprise")
6. Enregistre

Si tu ajoutes plusieurs conditions, **toutes** doivent être vérifiées pour que l'email soit envoyé.

### Champs disponibles

| Champ                          | Valeurs possibles                                                                           |
| ------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Format de la session**       | Inter-entreprises, Intra-entreprise                                                         |
| **Statut de la session**       | Brouillon, En attente, Publié, Refusé, Annulé                                               |
| **Statut de la participation** | En attente, Inscription en cours, Validé, Convoqué, Refusé, Annulé, Échoué, Succès, Abandon |
| **Type de questionnaire**      | Positionnement, Évaluation à chaud, Évaluation à froid, Satisfaction…                       |

> **Bon à savoir** : Les modèles avec des conditions actives affichent un badge dans la liste des modèles, pour les identifier facilement.

***

## FAQ - Modèles

**Q: Puis-je modifier les modèles système ?** R: Non, les modèles système ne peuvent pas être modifiés directement. Tu peux les **dupliquer** et créer ta propre version personnalisée.

**Q: Combien de modèles personnalisés puis-je créer ?** R: Illimité ! Tu peux créer autant de modèles que nécessaire.

**Q: Les modèles sont-ils partagés avec d'autres OF ?** R: Non, tes modèles personnalisés sont **privés** et visibles uniquement par ton organisation.

**Q: Puis-je importer des modèles depuis un autre OF ?** R: Actuellement, l'import n'est pas disponible. Tu dois recréer manuellement tes modèles.