Générer, signer et envoyer

Générer un document

Depuis la fiche d'un·e participant·e

C'est la méthode la plus courante pour générer un contrat, une convocation ou une attestation pour une inscription précise.

1. Va sur la fiche de ta session

2. Clique sur le·la participant·e concerné·e

3. Dans la section Documents, clique sur "Générer un document"

4. Choisis le type de document (contrat de formation, convocation, attestation…)

5. TousQuali génère le PDF automatiquement à partir du modèle approprié

Le document apparaît dans la liste avec le statut Brouillon.

Depuis la fiche d'une session

Pour générer un document qui concerne la session entière (ordre de mission, convention intra) :

1. Va sur la fiche de ta session

2. Dans la section Documents, clique sur "Générer un document"

3. Choisis le type adapté (ex: "Convention intra-entreprise", "Ordre de mission")

4. TousQuali génère le document

Upload d'un fichier existant

Si tu as déjà préparé ton document en dehors de TousQuali :

1. Va sur la fiche du·de la participant·e ou de la session

2. Section Documents → "Uploader un document"

3. Sélectionne ton fichier (PDF recommandé)

4. Choisis le type de document

5. Le fichier est ajouté à la liste des documents

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Les statuts d'un document

Un document passe par différents états au fil de son cycle de vie :

Statut	Signification	Que faire ?
Brouillon	Document généré mais non finalisé	Vérifier, corriger si besoin
En attente	Soumis pour validation interne	Attendre la validation
Publié	Document validé et prêt	Envoyer au·à la destinataire
Signé	Document signé et validé	Archiver ou conserver
Refusé	Document rejeté	Corriger et soumettre à nouveau
Archivé	Document clôturé	Consultation uniquement

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Vérifier un document avant envoi

Avant d'envoyer un document, prends le temps de le vérifier :

1. Clique sur le document dans la liste

2. Clique sur "Prévisualiser" ou "Télécharger" pour voir le PDF généré

3. Vérifie que toutes les informations sont correctes (nom, dates, tarifs…)

Si une information est incorrecte, corrige-la sur la fiche du·de la participant·e ou de la session, puis régénère le document.

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Publier un document

Un document doit être publié pour pouvoir être envoyé.

1. Ouvre le document

2. Clique sur "Publier"

3. Le statut passe de Brouillon à Publié

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Envoyer un document par email

Une fois le document publié, tu peux l'envoyer au·à la destinataire :

1. Ouvre le document

2. Clique sur "Envoyer par email"

3. Une fenêtre s'ouvre avec un aperçu de l'email qui sera envoyé (objet, contenu, destinataire)

4. Vérifie le contenu puis confirme l'envoi

5. TousQuali envoie un email avec un lien de téléchargement sécurisé

Le·la destinataire reçoit un email lui permettant de consulter et télécharger le document depuis son espace personnel, sans avoir besoin de créer un compte.

Suivi des envois

TousQuali conserve l'historique de tous les emails envoyés pour chaque document. Sur la fiche du document, tu peux voir :

• La date et l'heure de chaque envoi

• Le destinataire

Renvoyer un document

Si le·la destinataire n'a pas reçu l'email ou l'a perdu :

1. Ouvre le document

2. Clique sur "Renvoyer par email"

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Signer un document

La signature permet de valider officiellement un document (par exemple, après avoir obtenu la signature physique ou numérique).

1. Ouvre le document

2. Clique sur "Marquer comme signé"

3. Le statut passe à Signé

Automatisme : Quand tu signes une convention intra-entreprise, TousQuali valide automatiquement toutes les inscriptions associées à la session.

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Gérer la liste des documents

Depuis l'interface OF

1. Menu → Documents

2. Tu accèdes à la liste complète de tous les documents de ton OF

3. Tu peux filtrer par type, statut, session ou participant·e

4. La recherche te permet de retrouver rapidement un document par nom

Depuis la fiche d'un·e participant·e

Tous les documents liés à une inscription sont visibles directement sur la fiche du·de la participant·e, sans avoir à parcourir la liste globale.

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Archiver et supprimer

Archiver un document

L'archivage clôture un document tout en le conservant dans l'historique.

1. Ouvre le document

2. Clique sur "Archiver"

Les documents archivés restent consultables mais ne peuvent plus être modifiés ni envoyés.

Supprimer un document

Attention : La suppression est définitive. Le fichier sera effacé.

1. Ouvre le document

2. Clique sur "Supprimer"

3. Confirme la suppression

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FAQ - Gestion des documents

Q : Que faire si le document généré contient une erreur (mauvaise date, mauvais nom) ? R : Corrige l'information à la source (fiche participant·e ou fiche session), puis supprime le document incorrect et génère-en un nouveau.

Q : Puis-je modifier le contenu d'un document déjà généré ? R : Non. Un document généré est un PDF figé. Pour le corriger, tu dois modifier le modèle (ou la donnée source) et régénérer le document.

Q : Le·la participant·e peut-il·elle signer le document en ligne ? R : La signature en ligne est une fonctionnalité en cours de développement. Pour l'instant, la signature se fait de façon physique (impression + signature + scan) et tu peux ensuite marquer le document comme "signé" dans TousQuali.

Q : Combien de temps les documents sont-ils conservés ? R : Les documents sont conservés indéfiniment dans TousQuali, même après l'archivage de la session.

Q : Puis-je générer plusieurs documents du même type pour un·e participant·e ? R : Oui. Tu peux générer plusieurs documents du même type (par exemple, si tu as besoin d'une version corrigée). Pense à archiver ou supprimer les versions obsolètes pour ne pas créer de confusion.