# Générer, signer et envoyer ## Générer un document ### Depuis la fiche d'un·e participant·e C'est la méthode la plus courante pour générer un contrat, une convocation ou une attestation pour une inscription précise. 1. Va sur la fiche de ta **session** 2. Clique sur le·la **participant·e** concerné·e 3. Dans la section **Documents**, clique sur **"Générer un document"** 4. Choisis le **type** de document (contrat de formation, convocation, attestation…) 5. TousQuali génère le PDF automatiquement à partir du modèle approprié Le document apparaît dans la liste avec le statut **Brouillon**. ### Depuis la fiche d'une session Pour générer un document qui concerne la session entière (ordre de mission, convention intra) : 1. Va sur la fiche de ta **session** 2. Dans la section **Documents**, clique sur **"Générer un document"** 3. Choisis le type adapté (ex: "Convention intra-entreprise", "Ordre de mission") 4. TousQuali génère le document ### Upload d'un fichier existant Si tu as déjà préparé ton document en dehors de TousQuali : 1. Va sur la fiche du·de la participant·e ou de la session 2. Section **Documents** → **"Uploader un document"** 3. Sélectionne ton fichier (PDF recommandé) 4. Choisis le type de document 5. Le fichier est ajouté à la liste des documents *** ## Les statuts d'un document Un document passe par différents états au fil de son cycle de vie : | Statut | Signification | Que faire ? | | -------------- | --------------------------------- | ------------------------------- | | **Brouillon** | Document généré mais non finalisé | Vérifier, corriger si besoin | | **En attente** | Soumis pour validation interne | Attendre la validation | | **Publié** | Document validé et prêt | Envoyer au·à la destinataire | | **Signé** | Document signé et validé | Archiver ou conserver | | **Refusé** | Document rejeté | Corriger et soumettre à nouveau | | **Archivé** | Document clôturé | Consultation uniquement | *** ## Vérifier un document avant envoi Avant d'envoyer un document, prends le temps de le vérifier : 1. Clique sur le document dans la liste 2. Clique sur **"Prévisualiser"** ou **"Télécharger"** pour voir le PDF généré 3. Vérifie que toutes les informations sont correctes (nom, dates, tarifs…) Si une information est incorrecte, corrige-la sur la fiche du·de la participant·e ou de la session, puis **régénère le document**. *** ## Publier un document Un document doit être **publié** pour pouvoir être envoyé. 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Publier"** 3. Le statut passe de **Brouillon** à **Publié** > **Bon à savoir** : Dès qu'un document de session est publié, il est automatiquement visible dans l'espace personnel des personnes concernées (participant·e, formateur·rice, entreprise responsable), sans que tu aies besoin de l'envoyer manuellement. *** ## Envoyer un document par email Une fois le document publié, tu peux l'envoyer au·à la destinataire : 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Envoyer par email"** 3. Une fenêtre s'ouvre avec un **aperçu de l'email** qui sera envoyé (objet, contenu, destinataire) 4. Vérifie le contenu puis confirme l'envoi 5. TousQuali envoie un email avec un lien de téléchargement sécurisé Le·la destinataire reçoit un email lui permettant de consulter et télécharger le document depuis son espace personnel, **sans avoir besoin de créer un compte**. ### Suivi des envois TousQuali conserve l'historique de tous les emails envoyés pour chaque document. Sur la fiche du document, tu peux voir : * La date et l'heure de chaque envoi * Le destinataire ### Renvoyer un document Si le·la destinataire n'a pas reçu l'email ou l'a perdu : 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Renvoyer par email"** *** ## Signer un document La signature permet de valider officiellement un document (par exemple, après avoir obtenu la signature physique ou numérique). 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Marquer comme signé"** 3. Le statut passe à **Signé** > **Automatisme** : Quand tu signes une **convention intra-entreprise**, TousQuali valide automatiquement toutes les inscriptions associées à la session. *** ## Gérer la liste des documents ### Depuis l'interface OF 1. Menu → **Documents** 2. Tu accèdes à la liste complète de tous les documents de ton OF 3. Tu peux **filtrer** par type, statut, session ou participant·e 4. La **recherche** te permet de retrouver rapidement un document par nom ### Depuis la fiche d'un·e participant·e Tous les documents liés à une inscription sont visibles directement sur la fiche du·de la participant·e, sans avoir à parcourir la liste globale. *** ## Archiver et supprimer ### Archiver un document L'archivage clôture un document tout en le conservant dans l'historique. 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Archiver"** Les documents archivés restent consultables mais ne peuvent plus être modifiés ni envoyés. ### Supprimer un document > **Attention** : La suppression est **définitive**. Le fichier sera effacé. 1. Ouvre le document 2. Clique sur **"Supprimer"** 3. Confirme la suppression *** ## FAQ - Gestion des documents **Q : Que faire si le document généré contient une erreur (mauvaise date, mauvais nom) ?** R : Corrige l'information à la source (fiche participant·e ou fiche session), puis supprime le document incorrect et génère-en un nouveau. **Q : Puis-je modifier le contenu d'un document déjà généré ?** R : Non. Un document généré est un PDF figé. Pour le corriger, tu dois modifier le modèle (ou la donnée source) et régénérer le document. **Q : Le·la participant·e peut-il·elle signer le document en ligne ?** R : La signature en ligne est une fonctionnalité en cours de développement. Pour l'instant, la signature se fait de façon physique (impression + signature + scan) et tu peux ensuite marquer le document comme "signé" dans TousQuali. **Q : Combien de temps les documents sont-ils conservés ?** R : Les documents sont conservés indéfiniment dans TousQuali, même après l'archivage de la session. **Q : Puis-je générer plusieurs documents du même type pour un·e participant·e ?** R : Oui. Tu peux générer plusieurs documents du même type (par exemple, si tu as besoin d'une version corrigée). Pense à archiver ou supprimer les versions obsolètes pour ne pas créer de confusion. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://documentation.tousquali.fr/documents/04-gestion-documents.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.