Créer et gérer les modèles

Qu'est-ce qu'un modèle de document ?

Un modèle est le gabarit de ton document : il contient la mise en page, le texte fixe (ton logo, tes coordonnées, les clauses contractuelles…) et des variables dynamiques qui seront remplacées automatiquement par les vraies informations au moment de la génération.

Exemple concret : ton modèle de contrat de formation contient {{entry_name}} à la place du nom du·de la participant·e. Quand TousQuali génère le contrat pour Marie Dupont, il remplace automatiquement {{entry_name}} par "Marie Dupont".

Consulte la page Les variables disponibles pour la liste complète des variables utilisables.

La hiérarchie des modèles

TousQuali cherche le modèle à utiliser dans cet ordre :

1. Modèle personnalisé pour la session (priorité maximale)
      ↓ si absent
2. Modèle personnalisé de ton OF
      ↓ si absent
3. Modèle par défaut de TousQuali

Si tu n'as pas créé de modèle pour un type de document, TousQuali utilisera son modèle par défaut. Tu peux le personnaliser à tout moment.

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Accéder aux modèles

Depuis l'interface formateur·rice

1. Connecte-toi à ton espace formateur·rice

2. Menu → Documents

3. Onglet Modèles

Depuis l'interface OF (administrateur)

1. Connecte-toi à ton espace OF

2. Menu → Documents

3. Onglet Modèles

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Créer un nouveau modèle

Étape 1 : Démarrer la création

1. Sur la page des modèles, clique sur "Nouveau modèle"

2. Renseigne les informations de base :

   • Nom : un nom clair pour retrouver ton modèle (ex: "Contrat de formation 2025")

   • Type : le type de document (contrat, convention, attestation…)

   • Orientation : Portrait ou Paysage

Étape 2 : Rédiger le contenu

L'éditeur de contenu s'affiche. C'est un éditeur de texte enrichi où tu peux :

• Rédiger ton document avec du texte formaté (gras, italique, titres…)

• Insérer des variables dynamiques ({{entry_name}}, {{session_started_at}}…)

• Ajouter ton logo et personnaliser la mise en page

• Créer des tableaux pour les clauses contractuelles

Étape 3 : Insérer les variables

Pour insérer une variable :

1. Place le curseur à l'endroit souhaité dans le texte

2. Tape directement la variable entre doubles accolades : {{nom_de_la_variable}}

3. Ou utilise le menu d'aide pour sélectionner la variable depuis une liste

Exemple de contenu :

Entre {{company_name}}, organisme de formation déclaré sous le numéro
{{company_nda_number}}, et {{entry_name}},

Il est convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet
La présente convention a pour objet la formation intitulée
"{{session_training}}" organisée du {{session_started_at}}
au {{session_ended_at}}.

Article 2 – Durée
La formation se déroule sur {{session_nb_days}} jours,
soit {{session_nb_hours}} heures de formation.

Étape 4 : Publier le modèle

1. Vérifie ton contenu avec le bouton "Prévisualiser"

2. Clique sur "Publier" pour activer le modèle

Important : Seuls les modèles publiés sont utilisés pour la génération de documents.

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Modifier un modèle existant

1. Sur la page des modèles, clique sur le modèle à modifier

2. Apporte tes modifications dans l'éditeur

3. Clique sur "Sauvegarder" ou "Publier"

À noter : Les modifications n'affectent pas les documents déjà générés. Seuls les nouveaux documents utiliseront la version mise à jour.

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Créer un modèle spécifique à une session

Pour une formation particulière qui nécessite un document différent :

1. Va sur la fiche de ta session

2. Dans la section Documents, clique sur "Personnaliser les modèles"

3. Tu peux définir un modèle spécifique pour chaque type de document de cette session

Ce modèle ne s'applique qu'à cette session, sans impacter les autres formations.

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Prévisualiser un modèle

Avant de publier, tu peux voir à quoi ressemblera le document généré :

1. Sur la page du modèle, clique sur "Prévisualiser"

2. Le document est affiché avec des données fictives à la place des variables

3. Vérifie la mise en page, les sauts de page, les marges

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Bonnes pratiques

✅ Ce qu'on recommande

• Commence depuis le modèle par défaut de TousQuali et adapte-le à ton identité visuelle

• Utilise des variables plutôt que de saisir les informations manuellement : tu gagnes du temps et évites les erreurs

• Teste ton modèle en générant un vrai document sur une participation de test avant de l'utiliser en production

• Nomme clairement tes modèles pour les retrouver facilement (ex: "Convention inter-entreprises 2025")

❌ Ce qu'on déconseille

• Saisir manuellement des informations qui peuvent être insérées via des variables

• Oublier de publier ton modèle (il ne sera pas utilisé si en statut "brouillon")

• Modifier un modèle actif sans vérifier les nouvelles générations

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FAQ - Modèles de documents

Q : Puis-je avoir plusieurs modèles pour le même type de document ? R : Oui, tu peux créer plusieurs modèles du même type (ex: deux modèles de conventions différents). TousQuali utilisera le modèle le plus approprié selon la hiérarchie (session > OF > défaut).

Q : Puis-je reprendre le modèle par défaut de TousQuali pour le personnaliser ? R : Oui. Depuis la liste des modèles, tu peux voir et dupliquer les modèles par défaut de TousQuali pour les adapter à ton OF.

Q : Les modèles sont-ils partagés entre formateur·rices ? R : Les modèles créés au niveau de l'OF sont accessibles à tous les formateur·rices de l'OF. Les modèles créés par un·e formateur·rice individuel·le ne sont visibles que par lui·elle.

Q : Puis-je supprimer un modèle par défaut de TousQuali ? R : Non. Les modèles système de TousQuali ne peuvent pas être supprimés. Tu peux seulement créer tes propres modèles qui les remplaceront dans la hiérarchie.