Les types de documents

TousQuali gère plusieurs types de documents, organisés selon leur contexte d'utilisation. Voici le détail de chaque type, à quoi il sert et dans quelles situations le générer.

---

Documents liés aux participant·es

Ce sont les documents les plus fréquents, générés pour chaque inscription à une formation.

Contrat de formation

Contexte : Formations inter-entreprises (participant·e individuel·le)

Le contrat de formation est le document signé entre l'OF et le·la participant·e. Il précise les modalités de la formation : programme, durée, tarif, conditions d'annulation.

Obligation légale : Le contrat de formation est obligatoire pour toute formation payante destinée à un·e particulier·ière (articles L.6353-3 et suivants du Code du Travail).

---

Convention de formation

Contexte : Formations inter-entreprises (participant·e envoyé·e par son entreprise)

La convention de formation est signée entre l'OF et l'entreprise employeuse du·de la participant·e. Elle remplace le contrat de formation quand c'est l'employeur qui finance.

Lien Qualiopi : Document requis pour la traçabilité des formations en développement des compétences.

---

Convocation

Contexte : Toutes les formations

La convocation est envoyée au·à la participant·e avant la formation pour confirmer les dates, le lieu et les modalités pratiques.

Bon à savoir : Envoyer la convocation dans TousQuali met automatiquement à jour le statut du·de la participant·e.

---

Attestation de formation

Contexte : Toutes les formations, après la fin de session

L'attestation de formation prouve que le·la participant·e a suivi la formation. Elle mentionne les dates, la durée, le thème et les objectifs atteints.

Lien Qualiopi : Document obligatoire pour justifier la réalisation de la formation (Critère 7).

---

Certificat de réalisation

Contexte : Formations avec évaluation, en fin de session

Le certificat de réalisation atteste que le·la participant·e a suivi et réussi la formation. Il peut mentionner la note ou le résultat obtenu.

Différence avec l'attestation : L'attestation prouve la présence, le certificat prouve la réussite.

---

Livret d'accueil

Contexte : À envoyer avant ou en début de formation

Le livret d'accueil présente l'OF, son règlement intérieur, les modalités d'accessibilité et les informations pratiques pour bien démarrer la formation.

Lien Qualiopi : Document requis pour l'information préalable des participant·es (Critère 1).

---

Documents liés aux sessions

Convention de formation intra-entreprise

Contexte : Formations intra-entreprises (toute la session pour une seule entreprise)

Quand une entreprise commande une session dédiée pour ses salarié·es, la convention est signée au niveau de la session (et non par participant·e).

Automatisme : La signature de cette convention fait passer automatiquement toutes les inscriptions au statut "validé".

---

Ordre de mission (contrat de sous-traitance)

Contexte : Sessions animées par un·e formateur·rice sous-traitant·e

L'ordre de mission est le contrat entre l'OF et le·la formateur·rice external·e qui anime la session. Il précise les dates, la mission et la rémunération.

---

Documents liés aux formateur·rices

Ces documents concernent le profil des formateur·rices et peuvent être demandés pour vérifier leurs qualifications.

Document	Description
CV à jour	Curriculum vitae du·de la formateur·rice
Diplôme	Justificatif de qualification ou diplôme
Casier judiciaire	Extrait de casier judiciaire (obligatoire selon les secteurs)
Extrait Kbis	Pour les formateur·rices auto-entrepreneur·ses ou en société
Contrat de sous-traitance	Contrat cadre avec le·la formateur·rice

Lien Qualiopi : Ces documents justifient les compétences des intervenant·es (Critère 3).

---

Documents liés aux lieux de formation

Document	Description
Certificat d'accessibilité	Atteste que le lieu est accessible aux personnes en situation de handicap
Registre d'accessibilité	Registre de mise en conformité accessibilité du lieu

Lien Qualiopi : Ces documents répondent aux indicateurs d'accessibilité (Critère 2).

---

Autres documents

Document	Description
Conditions Générales de Vente	CGV de ton OF
Facture	Document de facturation pour les prestations de formation

---

Récapitulatif : quels documents pour quelle formation ?

Formation inter-entreprises (participant·e individuel·le)

Document	Obligatoire	Quand ?
Contrat de formation	✅	À l'inscription
Convocation	✅	Avant la formation
Livret d'accueil	Recommandé	Avant la formation
Attestation de formation	✅	Après la formation
Certificat de réalisation	Selon formation	Après la formation

Formation inter-entreprises (participant·e envoyé·e par son entreprise)

Document	Obligatoire	Quand ?
Convention de formation	✅	À l'inscription
Convocation	✅	Avant la formation
Livret d'accueil	Recommandé	Avant la formation
Attestation de formation	✅	Après la formation

Formation intra-entreprise

Document	Obligatoire	Quand ?
Convention intra-entreprise	✅	Avant la formation
Convocation	✅	Avant la formation
Ordre de mission (formateur externe)	Si sous-traitance	Avant la formation
Attestation de formation	✅	Après la formation