TousQuali gère plusieurs types de documents, organisés selon leur contexte d'utilisation. Voici le détail de chaque type, à quoi il sert et dans quelles situations le générer.
Documents liés aux participant·es
Ce sont les documents les plus fréquents, générés pour chaque inscription à une formation.
Le contrat de formation est le document signé entre l'OF et le·la participant·e. Il précise les modalités de la formation : programme, durée, tarif, conditions d'annulation.
Obligation légale : Le contrat de formation est obligatoire pour toute formation payante destinée à un·e particulier·ière (articles L.6353-3 et suivants du Code du Travail).
Convention de formation
Contexte : Formations inter-entreprises (participant·e envoyé·e par son entreprise)
La convention de formation est signée entre l'OF et l'entreprise employeuse du·de la participant·e. Elle remplace le contrat de formation quand c'est l'employeur qui finance.
Lien Qualiopi : Document requis pour la traçabilité des formations en développement des compétences.
Convocation
Contexte : Toutes les formations
La convocation est envoyée au·à la participant·e avant la formation pour confirmer les dates, le lieu et les modalités pratiques.
Bon à savoir : Envoyer la convocation dans TousQuali met automatiquement à jour le statut du·de la participant·e.
Attestation de formation
Contexte : Toutes les formations, après la fin de session
L'attestation de formation prouve que le·la participant·e a suivi la formation. Elle mentionne les dates, la durée, le thème et les objectifs atteints.
Lien Qualiopi : Document obligatoire pour justifier la réalisation de la formation (Critère 7).
Certificat de réalisation
Contexte : Formations avec évaluation, en fin de session
Le certificat de réalisation atteste que le·la participant·e a suivi et réussi la formation. Il peut mentionner la note ou le résultat obtenu.
Différence avec l'attestation : L'attestation prouve la présence, le certificat prouve la réussite.
Livret d'accueil
Contexte : À envoyer avant ou en début de formation
Le livret d'accueil présente l'OF, son règlement intérieur, les modalités d'accessibilité et les informations pratiques pour bien démarrer la formation.
Lien Qualiopi : Document requis pour l'information préalable des participant·es (Critère 1).
Documents liés aux sessions
Convention de formation intra-entreprise
Contexte : Formations intra-entreprises (toute la session pour une seule entreprise)
Quand une entreprise commande une session dédiée pour ses salarié·es, la convention est signée au niveau de la session (et non par participant·e).
Automatisme : La signature de cette convention fait passer automatiquement toutes les inscriptions au statut "validé".
Ordre de mission (contrat de sous-traitance)
Contexte : Sessions animées par un·e formateur·rice sous-traitant·e
L'ordre de mission est le contrat entre l'OF et le·la formateur·rice external·e qui anime la session. Il précise les dates, la mission et la rémunération.
Documents liés aux formateur·rices
Ces documents concernent le profil des formateur·rices et peuvent être demandés pour vérifier leurs qualifications.
Document
Description
CV à jour
Curriculum vitae du·de la formateur·rice
Diplôme
Justificatif de qualification ou diplôme
Casier judiciaire
Extrait de casier judiciaire (obligatoire selon les secteurs)
Extrait Kbis
Pour les formateur·rices auto-entrepreneur·ses ou en société
Contrat de sous-traitance
Contrat cadre avec le·la formateur·rice
Lien Qualiopi : Ces documents justifient les compétences des intervenant·es (Critère 3).
Documents liés aux lieux de formation
Document
Description
Certificat d'accessibilité
Atteste que le lieu est accessible aux personnes en situation de handicap
Registre d'accessibilité
Registre de mise en conformité accessibilité du lieu
Lien Qualiopi : Ces documents répondent aux indicateurs d'accessibilité (Critère 2).
Autres documents
Document
Description
Conditions Générales de Vente
CGV de ton OF
Facture
Document de facturation pour les prestations de formation
Récapitulatif : quels documents pour quelle formation ?
