Introduction

À quoi servent les documents ?

TousQuali centralise la gestion de tous les documents administratifs liés à tes formations : contrats, conventions, attestations, certificats, convocations et bien d'autres.

L'objectif est simple : tout gérer depuis un seul endroit, sans jongler entre Word, email et dossiers papier.

Concrètement, les documents te permettent de :

• Générer automatiquement des contrats et conventions à partir de modèles pré-remplis

• Envoyer les documents aux participant·es directement par email

• Suivre qui a reçu quoi grâce à l'historique des envois

• Stocker et archiver tous tes documents dans TousQuali

• Répondre aux exigences Qualiopi (documents obligatoires par type de formation)

Deux façons d'ajouter un document

1. Génération à partir d'un modèle

TousQuali peut générer automatiquement un document en PDF à partir d'un modèle préconfiguré. Les informations du·de la participant·e, de la session et de ton OF sont insérées automatiquement.

C'est la méthode recommandée pour les documents récurrents (contrats, conventions, attestations…).

2. Upload d'un fichier existant

Tu peux aussi téléverser un document déjà existant (PDF, DOCX…) que tu as préparé par ailleurs. C'est utile pour les documents spécifiques ou déjà rédigés.

La hiérarchie des modèles

Comme pour les questionnaires, TousQuali utilise une hiérarchie pour choisir le modèle à utiliser :

1. Modèle de la session (priorité maximale)
      ↓ si absent
2. Modèle de ton OF
      ↓ si absent
3. Modèle par défaut de TousQuali

Cela signifie que tu peux personnaliser tes documents à deux niveaux :

• Au niveau de ton OF : pour toutes tes formations

• Au niveau d'une session : pour une formation particulière

Qui peut faire quoi ?

Action	Formateur·rice	Admin OF
Consulter les documents	✓ (ses documents)	✓ (tous)
Générer un document	✓	✓
Uploader un fichier	✓	✓
Créer/modifier un modèle	✓	✓
Envoyer un document par email	✓	✓
Signer un document	—	✓
Supprimer un document	—	✓

Ce que voit le·la participant·e

Les participant·es reçoivent leurs documents par email avec un lien de téléchargement. Depuis leur espace personnel, ils·elles peuvent :

• Consulter et télécharger leurs documents

• Uploader des documents demandés par ton OF (CV, attestations, pièces justificatives…)

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Pages suivantes :

• Les types de documents

• Créer et gérer les modèles

• Générer, signer et envoyer

• L'espace document du·de la participant·e

• Les variables disponibles dans les modèles